2026年金属制品公司采购申请审批流程管理制度

2026年金属制品公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司采购申请与审批行为，明确采购流程各环节权责，确保采购需求真实合理、审批程序合规高效，避免盲目采购或流程疏漏导致的成本浪费、资源闲置，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司《采购管理制度》《财务管理制度》，结合公司生产经营实际（涵盖金属原材料、生产设备、检测耗材、办公用品等采购需求），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购事项的申请与审批流程，包括生产类采购（金属原材料、生产设备、备品备件）、质量类采购（检测仪器、检测耗材、校准服务）、行政类采购（办公用品、办公设备、后勤物资）及服务类采购（物流运输、技术咨询、维修服务）；覆盖采购申请的发起、需求核实、部门审核、财务复核、分级审批、采购执行跟踪及异常处理全流程；涉及申请部门（生产部、质检部、行政部等）、采购部、财务部、法务部及各级审批人员。第三条核心原则采购申请审批遵循四项原则：一是需求真实原则，采购申请需基于实际生产经营需求，禁止虚构需求或超额申请；二是分级审批原则，根据采购金额、重要程度划分审批权限（如小额采购由部门负责人审批，大额采购需总经理审批），避免权限过度集中或失控；三是合规高效原则，审批流程需符合公司制度与法律法规，同时优化环节、压缩时限，确保采购及时响应需求；四是权责对等原则，各审核、审批环节需对申请内容的合理性、合规性负责，出现问题按权责追溯责任。第四条管理目标通过本制度实施，实现采购申请“需求核实率100%、资料完整率100%”（无未核实需求或资料缺失的采购申请进入审批）；采购审批及时率≥98%（小额采购2个工作日内完成审批，大额采购5个工作日内完成审批）；因审批疏漏导致的不合理采购率降至0.3%以下；采购申请与实际需求匹配率≥99%；每年优化审批流程，审批效率提升15%，采购成本浪费减少10%，确保采购资源精准服务生产经营。第二章组织机构与职责第五条申请部门职责申请部门（如生产部、质检部、行政部）是采购需求的发起主体，负责确认采购需求的真实性与合理性：生产部根据生产计划与库存情况，发起金属原材料、生产设备、备品备件等采购申请，明确采购规格（如碳钢型号Q235、设备功率5kW）、数量（需标注“最小采购量”“安全库存量”依据）、交付时间（需匹配生产进度）；质检部根据检测工作需求，发起检测仪器、耗材、校准服务等采购申请，注明技术参数（如光谱仪检测元素范围、耗材纯度标准）；行政部根据办公与后勤需求，发起办公用品、后勤物资等采购申请，控制采购金额在年度预算内。申请部门需指定专人填写《采购申请表》，附相关支撑材料（如生产计划单、库存盘点表、技术参数说明书、预算审批单）；提交申请前需内部核实需求（如生产部需确认库存是否低于安全线，行政部需确认是否有替代物资）；配合采购部、财务部审核，解答需求相关疑问（如采购数量的计算依据、技术参数的确定理由）；跟踪采购申请审批进度，审批通过后配合采购部验收物资（如生产部验收原材料质量、数量，质检部验收检测仪器精度）；记录采购物资使用情况，反馈质量或交付问题，为后续采购申请提供参考。第六条采购部职责采购部是采购申请审批的协调与执行部门，负责接收申请部门提交的《采购申请表》，核查资料完整性（如是否附库存表、技术参数是否清晰），资料缺失的通知申请部门补充；初步审核采购需求的合理性，如对比历史采购价格（判断是否存在价格异常）、核实供应商资源（确认是否有合格供应商可满足需求），提出初步审核意见（如“需求合理，建议按此申请执行”“采购数量过高，建议核减至XX”）；将审核通过的申请按审批权限分类传递至对应审批人，跟踪审批进度，及时反馈审批结果（通过、驳回、补充资料）；审批通过后，按《采购管理制度》组织采购（如询价、招标、与合格供应商签订合同）；采购执行过程中，向申请部门同步进度（如供应商备货情况、预计交付时间）；物资到货后，组织申请部门、质检部共同验收，办理入库手续；建立采购申请审批台账，记录申请单号、申请部门、采购内容、审批流程、执行结果，每季度汇总分析采购需求趋势。第七条财务部职责财务部负责采购申请的财务合规性审核，核查采购申请是否在年度预算内（如行政类采购需在“办公用品年度预算”额度内，生产类采购需在“原材料采购预算”内），无预算或超预算的需提供“预算调整审批单”；审核采购金额的合理性，对比历史采购数据与市场价格（如金属原材料采购价格是否高于近期市场均价5%以上），异常情况需要求申请部门说明理由；核查付款方式是否符合公司财务政策（如是否接受月结30天、预付款比例是否不超过30%）；对大额采购（如单批金额≥50万元），评估资金流影响，确认公司资金是否可支撑；出具财务审核意见（如“符合预算，资金可支撑”“超预算，需补充预算审批”）；审批通过后，根据采购合同约定安排付款，监督资金使用合规性；采购完成后，审核采购发票与合同、验收单的一致性，办理财务报销或入账手续；每季度分析采购资金使用情况，提出预算优化建议（如某类物资采购频繁，建议批量采购降低成本）。第八条审批人与法务部职责各级审批人（部门负责人、分管副总、总经理）需按权限履行审批职责：部门负责人审批本部门小额采购（如单批金额＜1万元），确认需求与本部门工作匹配；分管副总审批分管领域中额采购（如单批金额1万-10万元），平衡需求与公司资源；总经理审批大额采购（如单批金额≥10万元），把控采购对公司整体经营的影响，审批时需参考采购部、财务部审核意见，必要时要求申请部门当面汇报。法务部负责大额或特殊采购（如设备采购、服务采购）的合同合规性审核，在审批流程中核查采购合同条款（如质量违约责任、交付条款、争议解决方式）是否合法合规，是否存在法律风险；对涉及知识产权、保密义务的采购（如技术咨询服务），审核相关条款是否明确；出具法务审核意见，规避法律风险；必要时参与采购谈判，协助制定合规的合同文本。第三章采购申请审批权限划分第九条按采购金额划分审批权限根据采购单批金额（含税），明确各级审批人权限：小额采购（单批金额＜1万元）：由申请部门负责人审核（确认需求）→采购部负责人审核（确认供应商与价格）→财务部会计审核（确认预算），审批通过后执行；其中行政类小额采购（如办公用品），可由行政部负责人统一审批，每月汇总报财务部备案。中额采购（单批金额1万-10万元）：申请部门负责人审核→采购部负责人审核→财务部经理审核（确认预算与资金）→分管副总审批（分管申请部门的副总），审批通过后执行；如采购涉及跨部门需求（如检测仪器供多个车间使用），需增加需求相关部门负责人会签。大额采购（单批金额10万-50万元）：申请部门负责人审核→采购部负责人审核→财务部经理审核→分管副总审核→总经理审批，审批通过后执行；需附详细采购方案（如3家以上供应商报价对比、采购必要性分析报告）。特大额采购（单批金额≥50万元）：在大额采购审批流程基础上，增加“公司管理层会议审议”环节（如总经理办公会），审议通过后由总经理签署最终审批意见；需采用招标方式采购，附招标公告、投标文件、评标报告等支撑材料。第十条按采购类别划分特殊权限针对特殊采购类别，额外明确审批要求：生产设备采购（无论金额大小）：需技术部出具“设备技术评估报告”（确认设备先进性、兼容性），生产部出具“设备使用需求报告”（确认设备产能匹配生产需求），作为审批支撑材料；单批金额≥10万元的，需总经理审批。金属原材料采购：需附“库存盘点表”与“生产计划单”，采购数量需满足“生产计划需求-现有库存+安全库存”的计算公式；单批金额≥30万元的，需分管生产副总与总经理双重审批。服务类采购（如维修、咨询）：单批金额≥5万元的，需法务部审核服务合同，分管相关业务的副总审批；单批金额≥20万元的，需总经理审批。紧急采购（如设备故障维修急需备件、生产断料急需原材料）：可启动“紧急审批流程”，由申请部门负责人直接上报分管副总，分管副总确认后可先行安排采购（如电话、微信审批），后续3个工作日内补全纸质《采购申请表》与审批手续；紧急采购单批金额≥5万元的，需总经理事后追认审批。第四章采购申请审批流程第十一条申请发起与资料提交需求确认：申请部门根据实际需求（如生产缺料、设备故障、办公消耗），先内部核实需求（如生产部查库存、行政部查物资台账），确认无替代资源且确需采购的，启动申请。填写申请：指定专人填写《采购申请表》，需清晰标注：申请单号（按“部门简称-年份-月份-流水号”编制，如“生产-2026-10-001”）、申请日期、采购类别（生产类/质量类/行政类/服务类）、采购内容（名称、规格、型号、技术参数、数量、单位、预估单价、总金额）、交付时间、需求理由（如“生产计划3月份需Q235碳钢50吨，现有库存10吨，需采购40吨”）、支撑材料清单（如库存表、技术参数书）。资料附件：根据采购类别附对应支撑材料，如生产类附“生产计划单+库存表”，设备类附“技术评估报告”，服务类附“服务需求说明”，超预算采购附“预算调整审批单”；所有附件需加盖申请部门公章或由部门负责人签字确认。内部审核：申请部门负责人对《采购申请表》与附件进行内部审核，确认需求真实、内容准确、资料完整后签字，提交至采购部。第十二条部门审核与传递采购部初步审核：采购部在收到申请后1个工作日内完成审核，核查资料完整性（如技术参数是否明确、是否附库存表），资料缺失的1个工作日内通知申请部门补充；审核需求合理性（如采购数量是否过高、是否有合格供应商），提出审核意见并签字；审核通过的，按审批权限分类整理（小额/中额/大额/特殊），传递至财务部；审核不通过的，书面说明理由（如“采购数量超出生产需求，建议核减至XX吨”），退回申请部门修改。财务部合规审核：财务部在收到采购部传递的申请后1个工作日内完成审核，核查预算合规性（是否在年度预算内）、金额合理性（是否与市场价格偏差过大）、资金可行性（是否有足够资金付款），出具财务审核意见并签字；审核通过的，按审批权限传递至对应审批人（部门负责人/分管副总/总经理）；审核不通过的，退回采购部并说明理由（如“超预算5万元，需补充预算审批单”），由采购部反馈申请部门。第十三条分级审批与结果反馈权限内审批：审批人在收到申请后，小额采购1个工作日内、中额采购2个工作日内、大额采购3个工作日内完成审批，需在《采购申请表》上签署明确意见（“同意”“不同意”“需补充XX资料”），不同意或需补充资料的需说明理由。跨级传递：审批通过的，按权限传递至下一级审批人（如部门负责人审批通过后传递至分管副总）；审批不通过的，退回上一环节（如分管副总驳回后退回采购部），由采购部反馈申请部门。结果反馈：采购部在收到最终审批结果后1个工作日内，将结果（通过、驳回、补充资料）书面或线上反馈至申请部门；通过的，同步告知后续采购执行计划（如“将在3个工作日内发起询价”）；驳回或需补充资料的，协助申请部门分析原因、修改申请。第十四条采购执行与跟踪采购启动：审批通过后，采购部按《采购管理制度》组织采购，如小额采购采用询价（3家以上供应商），大额采购采用招标；签订采购合同前，大额采购需法务部审核合同，确保合规。进度跟踪：采购部指定专人跟踪采购进度，每周向申请部门同步1次进展（如“供应商已备货，预计10月20日到货”）；出现异常（如供应商延迟交货、价格上涨），及时与申请部门沟通，共同制定应对方案（如更换供应商、调整交付时间）。验收与入库：物资到货或服务完成后，采购部组织申请部门、质检部（如需）验收，验收合格的办理入库（物资）或确认服务完成（服务类），填写《采购验收单》；验收不合格的，按合同约定与供应商协商退换货或索赔，同步告知申请部门处理结果。资料归档：采购完成后，采购部将《采购申请表》、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年；同时更新采购申请审批台账，完成流程闭环。第五章异常处理与责任追究第十五条异常情况处理申请被驳回：申请部门收到驳回通知后，需在3个工作日内分析原因（如需求不合理、资料不完整），修改完善后重新提交申请；如对驳回理由有异议，可向采购部申请复核，采购部联合财务部、审批人共同复核，5个工作日内给出复核结果。审批超时：采购部跟踪审批进度时，发现审批人超时未审批（如小额采购超过1个工作日），需及时提醒审批人；超时2个工作日以上的，上报分管该审批人的领导协调，确保审批不延误采购需求。采购执行异常：如供应商违约（延迟交货、质量不合格），采购部需在2个工作日内启动违约处理（如发函催告、按合同索赔），同时协调备选供应商（如已有合格供应商资源），减少对生产经营的影响；申请部门需配合提供需求紧急程度说明，协助采购部优先处理关键需求。预算超支：采购申请超预算且未获“预算调整审批”的，财务部需驳回申请；申请部门确需采购的，需按《预算管理制度》发起预算调整申请，经总经理审批后，重新提交采购申请。第十六条责任追究申请部门责任：如因需求核实不实（如虚构需求、重复采购）、资料造假（如伪造库存表）导致不合理采购，追究申请部门负责人与申请人责任，扣减部门绩效分5-10分，申请人当月绩效工资扣减10%-20%；造成公司损失（如采购物资闲置、浪费资金）的，按损失金额的10%-30%追究赔偿责任。采购部责任：如因审核疏漏（如未发现资料缺失、未