合同管理模板各类合同审核流程指南

一、适用范围与应用场景本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同管理全流程中的审核工作，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等常见类型。场景包括但不限于：业务部门发起合同时的内部审核流程、法务部门对合同条款的合规性把控、管理层对重大合同的最终审批、跨部门协作中的合同意见汇总等。通过标准化审核流程，可有效降低合同风险，保证合同条款合法、合规、完整，保障企业权益。二、标准化合同审核流程详解（一）合同申请与材料提交发起申请：业务部门根据合作需求，准备合同草案及支撑材料（如对方主体资格证明、合作意向书、技术规格书等），填写《合同审核申请表》（详见第三部分模板），提交至法务部门或合同管理专员。材料完整性初审：合同管理专员核对申请材料是否齐全，包括合同文本、对方资质文件、背景说明等。若材料缺失，需退回业务部门补充，并在1个工作日内反馈结果。（二）初步形式审查基础信息核对：法务专员或合同管理专员对合同草案进行形式审查，重点检查：合同标题、编号是否规范；签约主体名称、地址、法定代表人等基本信息是否准确；合同金额、币种、履行期限等核心要素是否明确；合同文本是否完整（含附件、签署页等）。格式问题反馈：对形式瑕疵（如条款编号混乱、附件缺失等），法务专员应在2个工作日内反馈至业务部门修改，并跟踪确认。（三）业务部门实质性审核业务合规性评估：业务部门负责人组织对合同内容进行实质性审核，重点确认：合作需求与企业战略是否一致；履行条件（如交付标准、验收流程）是否可执行；对方履约能力（如产能、资质、过往合作记录）是否满足要求；价格条款是否符合市场行情及企业成本控制目标。填写审核意见：业务部门负责人在《合同审核意见表》中明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改建议，签字确认后流转至法务部门。（四）法务部门合规性审核法律风险排查：法务专员对合同条款进行全面法律审核，重点关注：主体资格：对方是否为合法存续企业，是否具备相关经营资质（如需）；条款合法性：是否存在违反法律法规、部门规章的强制性规定；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、平衡，是否存在单方面加重己方责任的“霸王条款”；违约责任：违约情形是否具体、违约责任是否合理，是否约定争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖法院；保密条款、知识产权条款等特殊条款是否完备。出具法务意见：法务专员在3个工作日内完成审核，在《合同审核意见表》中填写法律意见，对风险条款提出修改建议，重大风险需同步标注并说明法律后果。（五）财务部门涉财条款审核财务合规性审查：财务部门负责人或指定人员对合同涉财条款进行审核，重点包括：金额准确性：合同总价、分期付款计划、税费承担方式是否计算无误；付款条件：是否与履约进度挂钩，是否约定发票开具要求；资金风险：大额合同是否需评估对方资金状况，是否约定履约保证金；财务合规性：是否符合企业财务制度及税务法规要求。反馈财务意见：财务部门在2个工作日内完成审核，在《合同审核意见表》中签署意见，涉及资金安排的修改需明确依据。（六）管理层最终审批审批权限划分：根据合同金额、重要性划分审批权限：一般合同：业务负责人、法务负责人、财务负责人联合审批后生效；重大合同（如金额超XX万元、涉及核心业务等）：需提交企业总经理/分管副总审批，必要时经董事会审议。审批决策：管理层在收到完整审核材料后，2个工作日内作出“批准”“有条件批准”或“否决”决定，有条件批准需明确修改要求并跟踪落实。（七）合同用印与归档管理用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印审批表》，附最终版合同文本及全套审核材料，交至行政/印章管理部门。用印登记：印章管理部门核对审批材料与合同文本一致性，无误后加盖合同专用章或企业公章，并在《用印登记台账》中记录用印日期、份数、经办人等信息。合同归档：业务部门在用印后3个工作日内，将合同正本（含附件、审核材料）移交档案管理部门，归档时按“合同编号-签约主体-类型-日期”分类编号，保证可追溯。三、合同审核常用模板表格（一）合同审核申请表项目内容合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他__________签约主体甲方：____________________乙方：____________________合同金额大写：____________________小写：____________________履行期限______年_月_日至______年_月_日主要条款概述（简要说明合作内容、核心权利义务等，可另附页）附件清单□对方主体资格证明□技术协议□报价单□其他__________申请人部门：__________姓名：*联系方式：____________________申请日期______年_月_日业务部门初审意见□同意提交审核□补充材料后提交（需补充：____________________）负责人签字：*日期：______年_月_日（二）合同审核意见表审核环节审核人审核意见（请勾选并填写）修改建议（如有）审核日期初步形式审查*□通过□修改后通过□不通过（理由：____________________）______年__月__日业务部门审核*□通过□修改后通过□不通过（理由：____________________）______年__月__日法务部门审核*□通过□修改后通过□不通过（理由：____________________）______年__月__日财务部门审核*□通过□修改后通过□不通过（理由：____________________）______年__月__日管理层审批*□批准□有条件批准（修改要求：____________________）□否决（理由：____________________）______年__月__日（三）合同用印审批表合同名称合同编号用印事由□合同签署□补充协议□其他__________用印份数正本______份副本______份审批材料清单□最终版合同文本□《合同审核意见表》□对方主体资格证明□其他__________业务部门意见负责人签字：*日期：______年_月_日法务部门意见负责人签字：*日期：______年_月_日印章管理部门意见□同意用印□材料不全需补充经办人签字：*日期：______年_月_日（四）合同履约跟踪表合同编号合同名称签约主体甲方：____________________乙方：____________________履约期限______年_月_日至______年_月_日关键节点□合同签订□预付款支付□阶段交付□验收□尾款支付□质保期满履约进展（记录各节点完成情况、时间、责任人，如：______年__月__日完成交付，责任人：*）异常情况记录（如逾期、质量问题等，说明原因及处理措施）跟踪人部门：__________姓名：*日期：______年_月_日四、审核关键风险控制与操作提示主体资格审查：签约方为企业的，需核验其营业执照、法定代表人证件号码明（或授权委托书及代理人证件号码），保证签约主体与合同相对人一致；涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需核验相应资质证书，避免因无资质导致合同无效。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、履行期限等需明确具体；违约责任应区分不同违约情形，约定明确的违约金计算方式或损失赔偿范围，避免“承担相应责任”等笼统条款。沟通协调机制：审核过程中若部门间存在意见分歧，由法务部门牵头组织协调会议，必要时可引入外部律师提供专业意见，保证争议在签署前解决，避免因内部意见不一致导致审核延误。动态跟踪管理：已签