行政办公文件归档与管理制度模板

行政办公文件归档与管理制度模板第一章总则第一条制度目的为规范公司行政办公文件的归档与管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露风险，根据《中华人民共和国档案法》及公司行政管理相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在行政办公活动中形成、处理和保存的各类纸质文件、电子文件及声像资料。第三条管理原则行政办公文件归档与管理遵循“集中统一、分类整理、规范有序、安全保密、便于利用”的原则，保证文件从形成到归档全流程可控。第二章文件归档范围第四条行政类文件公司发布的行政通知、通报、决定、决议、会议纪要；公司内部管理制度、流程规范、岗位职责说明书；公司年度工作计划、总结、工作报告；印章管理台账、证照（营业执照、资质证书等）复印件及年检资料；固定资产采购合同、验收单、报废审批单；员工入职、离职、调动、考勤、薪酬福利等人事相关文件。第五条业务类文件对外商务合作合同、协议、意向书及补充文件；客户资料、供应商档案、招投标文件及中标通知书；项目立项报告、可行性研究报告、验收报告；财务报销凭证、审计报告、税务申报资料。第六条其他特殊文件公司领导重要讲话、发言稿及媒体宣传报道；公司组织架构图、组织架构调整文件；声像资料（如重要会议照片、视频、录音）；具有保存价值的电子文件（如邮件、工作群重要记录、OA系统审批痕迹）。第三章文件归档操作流程第七步文件形成与预归档文件形成：各部门在办理行政办公事务时，需规范文件格式，明确文件标题、编号、形成日期、责任部门及经办人（、等），保证内容真实、准确、完整。预归档：文件定稿后，经办人需在3个工作日内对文件进行初步整理，检查是否有缺页、漏签、错字等问题，并在文件右上角标注“归档”字样及归档范围分类（如“行政-通知”）。第八步部门收集与初步整理定期收集：各部门文秘（或指定负责人）于每月25日前，收集本部门当月形成的归档文件，按“一事一件”原则进行初步排序，填写《部门文件收集清单》（见附件1）。检查核对：部门负责人需对收集文件的完整性、规范性进行审核，确认无误后在《部门文件收集清单》签字确认，并于每月28日前将清单及文件移交至行政部档案管理员（**）。第九步档案管理员审核与指导文件审核：档案管理员收到文件后，5个工作日内完成审核，重点检查：文件是否属于归档范围；文件格式是否规范（如标题是否准确、签批手续是否齐全）；文件是否为原件（如为复印件，需注明“与原件核对无误”及经办人签字）。问题整改：对不符合要求的文件，档案管理员需及时退回原部门并说明整改意见，部门应在2个工作日内完成整改并重新提交。第十步整理组卷与编目分类组卷：档案管理员根据文件类型、年度、部门等特征，采用“年度-问题-部门”三级分类法进行组卷（如“2023年行政-通知-行政部”），每卷文件厚度一般不超过2cm，同类文件按形成时间顺序排列。编目登记：组卷后，档案管理员需填写《卷内文件目录》（见附件2），内容包括：文件标题、文号、形成日期、页数、密级（绝密/机密/秘密/内部）、保管期限（永久/长期/短期），并编制档号（如“XZ-2023-001”，其中“XZ”为行政类代码，“2023”为年度，“001”为流水号）。第十一步移交与归档移交登记：档案管理员将整理好的档案填写《档案移交登记表》（见附件3），注明档案名称、卷数、档号、移交部门、移交人、移交日期，并与部门经办人共同签字确认。入库保管：移交完成后，档案管理员将档案存放于专用档案柜，标注档案类别及档号，电子文件同步存储至公司档案管理系统，并定期进行备份（每月1次）。第四章档案分类与编号规则第十二条分类标准一级分类：按文件性质分为行政类（XZ）、业务类（YW）、人事类（RS）、财务类（CW）、声像类（SX）等。二级分类：按文件内容分为通知（TZ）、报告（BG）、合同（HT）、制度（ZD）、会议（HY）等。三级分类：按部门或年度分类（如行政部为“XB”，业务部为“YW”，2023年年度代码为“23”）。第十三条编号规则档号统一为“一级分类代码+二级分类代码+年度代码+流水号”，示例：行政部2023年通知文件：XZ-TZ-23-001业务部2023年合同文件：YW-HT-23-015第五章档案借阅与利用第十四条借阅权限内部借阅：公司员工因工作需要借阅档案，需经所在部门负责人审批；借阅涉密档案（绝密/机密），需经分管副总经理（赵六）审批。外部借阅：外部单位或个人因特殊情况需借阅档案，需提交单位介绍信及身份证明，经行政部经理审核、总经理批准后，方可借阅。第十五条借阅流程申请登记：借阅人填写《档案借阅申请表》（见附件4），注明借阅档案名称、档号、借阅事由、借阅期限及用途，并按要求履行审批手续。档案调取：档案管理员凭审批后的《档案借阅申请表》调取档案，与借阅人当面核对档案数量及完整性，要求借阅人在《档案借阅登记表》（见附件5）上签字。归还检查：借阅期限一般不超过7天，到期需归还；如需续借，需提前2天办理续借手续。归还时，档案管理员需检查档案是否完好、有无缺页，确认无误后办理归还登记。第十六条利用要求借阅人仅可在指定区域（如档案室）查阅档案，不得擅自复制、涂改、勾画、抽取、撤换档案内容。因工作需要复制档案的，需经档案管理员审核，并在复印件上加盖“档案专用章”及“与原件核对无误”章，复制件用途仅限本次工作。涉密档案严禁复制、拍照、录像，借阅后需立即归还，不得带离档案室。第六章档案保管与鉴定第十七条保管要求纸质档案：存放于专用档案库房，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等设施，定期检查（每季度1次）。电子档案：存储于公司专用服务器，设置访问权限（分级管理），定期进行病毒查杀及数据备份（每月1次），重要电子档案需刻录成光盘保存（一式两份）。声像档案：存放于防磁柜，避免磁场干扰，定期检查播放设备，保证档案可读性。第十八条保管期限永久：公司发展规划、年度工作总结、年度财务报告、重要合同协议、股东会/董事会决议、证照正本等。长期（10-30年）：年度工作计划、会议纪要、人事档案、固定资产台账、审计报告等。短期（10年以下）：一般通知、内部通讯、考勤记录、临时性文件等。第十九条鉴定与销毁到期鉴定：档案管理员每3年组织一次档案鉴定工作，对保管期限届满的档案进行审核，提出销毁或延长保管期限的意见。销毁程序：对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（见附件6），经行政部经理、分管副总经理及总经理审批后，由2人以上共同监销，监销人需在《档案销毁清册》上签字确认，销毁记录永久保存。第七章责任与奖惩第二十条责任划分文件形成部门：负责本部门文件的及时收集、初步整理及移交，保证文件内容完整、规范。档案管理员：负责档案的审核、整理、保管、借阅及鉴定工作，保证档案安全、有序、可查。借阅人：妥善保管所借档案，按时归还，不得泄露、损坏、丢失档案内容。第二十一条奖惩措施奖励：对档案管理工作表现突出的部门或个人（如及时移交档案、规范整理、主动提供利用等），公司将给予通报表扬或物质奖励（奖励标准参照公司《员工奖惩管理制度》）。处罚：对违反本制度的行为，视情节轻重给予处罚：未按时移交档案或文件不完整、不规范的，对部门负责人及经办人给予口头警告，责令限期整改；擅自复制、涂改、丢失档案的，视情节轻重给予罚款200-2000元，情节严重的给予降职、调岗直至解除劳动合同；泄露档案秘密的，按《中华人民共和国保守国家秘密法》及公司保密规定处理，构成犯罪的依法追究刑事责任。第八章特别提示第二十二条电子文件管理电子文件需与纸质文件同步归档，保证内容一致；电子文件需采用通用格式（如PDF、DOC、XLS等），避免使用加密格式。部门人员离职时，需将个人工作电脑中的电子文件移交至档案管理员，不得私自删除或带走。第二十三条档案安全与保密档案库房严禁无关人员进入，非档案管理员进入需经行政部经理批准并登记。档案管理员需定期接受保密培训，签订《保密承诺书》，严格遵守保密纪律。第二十四条动态管理公司部门调整、人员变动时，需及时办理档案交接手续，填写《档案交接清单》（见附件7），由交接双方及监交人签字确认，保证档案连续性。第九