会议记录与决策跟进标准化记录表模板

会议记录与决策跟踪标准化记录表模板适用场景：哪些会议需要这份模板本模板适用于各类需要明确决策、分配任务、跟踪进度的会议场景，包括但不限于：部门例会：周例会、月度总结会，用于同步工作进展、明确阶段性目标；项目启动会/评审会：项目立项、关键节点评审，需记录决策依据、责任分工；跨部门协调会：涉及多部门协作的事项，需明确接口人、时间节点；专题研讨会：针对特定问题（如流程优化、资源调配）的讨论，需留存备选方案及最终决策；高层决策会：战略规划、重大事项部署，需保证决策内容可追溯、可执行。操作指南：四步完成标准化记录与跟踪第一步：会前准备——明确会议框架，记录前置信息确认会议基础信息：提前与会议组织者确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、会议目标，填写模板“会议基本信息”部分（见模板表格）。梳理会议议题：根据会议目标，列出需讨论的核心议题（建议按优先级排序），并提前分发给参会人员，保证讨论聚焦。准备记录工具：建议使用电子文档（如Word、Excel）同步记录，方便后续编辑；若为线上会议，可提前共享文档，实时更新。第二步：会中记录——客观捕捉关键信息，区分“讨论”与“决策”记录议题讨论过程：按议题顺序，逐条记录讨论要点（包括不同观点、争议焦点、关键数据），避免主观臆断，用“提出”“补充”“质疑”等标注发言人（人名用号代替）。示例：议题“Q3市场推广预算调整”——提出：当前预算无法覆盖新渠道试投，建议增加20万；补充：可削减线下活动预算5万，优先保障线上；*质疑：需评估新渠道ROI，建议一周内提交测算报告。明确决策事项：对每个议题的最终结论进行标注，使用“决议：……”统一表述，需包含决策内容、依据（如数据、政策）、通过条件（如一致同意/投票通过）。示例：决议：同意增加Q3市场推广预算15万，其中10万用于新渠道试投，5万用于线上内容优化，需*在一周内提交新渠道ROI测算报告作为执行依据。细化行动项（ActionItem）：对决策中需执行的任务，单独记录“行动项”，明确五要素：任务描述、负责人、协作人（若有）、截止时间、交付成果。避免使用“尽快”“适时”等模糊表述，截止时间需精确到“YYYY-MM-DD”。示例：行动项1：任务——提交新渠道ROI测算报告；负责人——；协作人——；截止时间——2023-08-15；交付成果——含投入产出比的Excel测算表。第三步：会后整理——核对信息，分发存档记录核对与完善：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（若有）、参会人员补充意见，核对记录的准确性，保证无遗漏决策项、行动项，修正表述歧义。审批与分发：将整理后的记录表提交会议主持人审核，确认无误后，标注“最终版”字样，通过企业内部系统/邮件分发给所有参会人员及相关方（如项目组、部门负责人）。存档管理：按“会议日期+主题”命名文件（如“20230808_市场部Q3预算调整会记录表”），存储至指定共享文件夹（如“公司档案-会议记录”），保存期限不少于1年（重大项目建议保存3年以上）。第四步：决策跟踪——定期更新，闭环管理建立跟踪机制：指定专人（通常为记录人或项目助理）每周更新行动项进展，在“决策跟踪”栏标注状态：未开始（○）、进行中（●）、已完成（√）、已延期（△）、需协调（▲）。定期反馈与提醒：日常：对临近截止时间（提前3天）的行动项，通过企业/钉钉提醒负责人；周例会：同步行动项进展，对延期事项说明原因及预计完成时间；专项复盘：对长期未完成的行动项，组织专项会议讨论障碍，调整方案。闭环确认：行动项交付成果经负责人确认后，标注“已完成”，并附上成果文件（如报告、数据表）作为附件，保证“决策-执行-反馈-归档”全流程闭环。模板内容：会议记录与决策跟踪标准化记录表会议基本信息项目内容会议主题会议日期YYYY年MM月DD日会议时间开始时间：HH:MM结束时间：HH:MM会议地点（如：3楼会议室A/线上会议-腾讯会议）主持人记录人参会人员（按部门/职务列出，如：市场部-、产品部-、技术部-*等）缺席人员及原因（如有，请注明：如-病假/出差）会议目标（1-3句概括本次会议需达成的核心目标，如：明确Q3市场推广预算分配方案）议题记录与决策详情序号议题名称讨论要点（记录关键观点、数据、争议点，标注发言人*）决议内容（明确结论、依据、通过条件）1议题1：……提出：……；补充：……；*质疑：……决议：……（依据：……；通过条件：……）2议题2：……：……；：……决议：……3议题3：…………决议：……行动项清单（ActionItems）序号任务描述（清晰、可执行）负责人协作人（若有）截止时间交付成果（明确格式/内容）当前状态（○●√△▲）备注（如风险、协调需求）1提交新渠道ROI测算报告**2023-08-15含投入产出比的Excel测算表○需市场部提供历史数据2调整线下活动预算方案，削减5万*-2023-08-10预算调整说明（含明细）●待财务部审核3组织新渠道试投启动会*、2023-08-20会议纪要及试投时间表△因*请假，延期至8-22决策跟踪与反馈记录更新日期跟踪内容（对应行动项序号）进展说明负责人确认下一步计划2023-08-051已收集70%数据，预计8月14日完成初稿*8月14日前提交*审核2023-08-072财务部反馈需补充竞品预算对比数据*8月9日前补充数据并重新提交2023-08-123*已确认新试投时间为8月25日，启动会材料准备中*8月20日前完成材料并分发参会人员附件清单（如有）序号附件名称人日期备注（如/存储位置）1Q3市场推广预算草案.xlsx*2023-08-01存储于：共享文件夹/市场部/预算文件2新渠道数据收集表.pdf*2023-08-03存储于：共享文件夹/项目组/新渠道试投使用要点：让模板发挥最大价值的注意事项记录原则：客观、简洁、结构化避免记录长篇大论，提炼关键词、数据、结论；区分“事实描述”（如“*提出预算增加20万”）与“主观评价”（如“预算方案不合理”），后者需标注发言人；决策内容必须明确，避免“原则上同意”“尽量推进”等模糊表述。行动项管理：责任到人、时限明确每个行动项仅指定1名负责人，避免多人负责导致推诿；截止时间需结合任务难度与工作优先级设定，预留合理缓冲期；若行动项需跨部门协作，需明确“协作人”的具体职责（如“提供数据支持”“审核方案”）。跟踪机制：动态更新、及时预警状态更新需及时，建议每日下班前更新1次，或按任务进度实时更新；对“已延期（△）”行动项，必须在备注栏说明原因（如“资源不足”“需求变更”）及新完成时间；定期（如每月）回顾决策执行情况，对长期未完成的行动项启动复盘流程。保密与共享：按需分发、规范存档涉及公司机密（如战略规划、财务数据）的会议记录，仅限参会人员及授权人员查阅，禁止外传；公开性会议记录（如部门例会）可共享至团队群组，保证信息透明；电子存