采购管理审批流程模板

采购管理审批流程模板一、适用范围与场景二、审批流程详解需求提出与部门初审责任人：使用部门申请人、部门负责人操作说明：使用部门根据实际业务需求（如办公耗材补充、生产原料短缺、设备新增等），填写《采购申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及需求时间，并附《需求说明书》（如为非标采购或大额采购）。部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及与部门预算的匹配度，确认无误后在《采购申请表》“部门初审意见”栏签字，并提交至采购部。输出物：《采购申请表》（含部门初审意见）、《需求说明书》（如需）。采购申请接收与信息核对责任人：采购部专员操作说明：采购部接收使用部门提交的《采购申请表》，核对需求信息完整性（如是否填写规格、数量、预估价格等），对信息不全或模糊的，需在1个工作日内退回使用部门补充完善。对信息完整的申请，根据采购物品类型（如常规办公用品、生产原料、固定资产等）启动后续采购流程，同步在《采购跟踪台账》中登记申请编号、申请部门、需求日期等信息。输出物：《采购跟踪台账》（更新版）。采购方案制定与供应商匹配责任人：采购部专员、采购部经理操作说明：常规采购：对于标准化物品（如办公文具、标准件等），采购部从《合格供应商名录》中筛选至少2家供应商，获取报价单，对比价格、交货期、售后服务等，形成《比价分析报告》。特殊采购：对于非标物品或大额采购（如单次采购金额超5万元），需组织供应商现场考察或要求提供样品，联合使用部门进行技术评估，确定最终供应商及采购方案。采购部经理审核《比价分析报告》或采购方案，确认合规性与合理性后，提交财务部复核。输出物：《比价分析报告》（常规采购）、《采购方案》（特殊采购）。财务部门预算与资金复核责任人：财务部专员、财务部经理操作说明：财务部接收采购部提交的《采购申请表》及附件，核对采购项目是否在年度预算范围内，预算金额是否充足。对超预算采购，需使用部门提交《超预算说明》，详细说明超预算原因及必要性，由财务部经理审核后，提交分管副总或总经理审批。预算复核通过后，财务部确认资金安排计划，在《采购申请表》“财务复核意见”栏签字，反馈至采购部。输出物：《采购申请表》（含财务复核意见）、《超预算说明》（如需）。管理层审批（按金额分级）责任人：采购经理、分管副总、总经理操作说明：小额采购（单次金额≤1万元）：由采购部经理审批，确认后进入采购执行环节。中额采购（1万元＜单次金额≤5万元）：由分管采购的副总审批，重点审核采购成本控制与供应商选择合理性。大额采购（单次金额＞5万元）：需提交总经理审批，必要时召开采购评审会，由采购部、财务部、使用部门联合汇报，总经理最终决策。审批通过后，管理层在《采购申请表》“管理层审批意见”栏签字，审批流程进入采购执行阶段。输出物：《采购申请表》（含管理层审批意见）。采购订单下达与合同签订责任人：采购部专员、法务部（如需）操作说明：采购部根据审批通过的采购方案，向选定供应商下达《采购订单》，明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。对于单次采购金额超2万元或服务类采购，需与供应商签订《采购合同》，法务部对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险。《采购订单》或《采购合同》需经采购部经理签字盖章后，正式发送供应商，并同步抄送财务部与使用部门。输出物：《采购订单》、《采购合同》（如需）。物品验收与入库管理责任人：使用部门验收人、仓库管理员、采购部专员操作说明：到货验收：供应商送货到指定地点后，使用部门与仓库管理员共同验收，对照《采购订单》核对物品名称、规格、数量、质量（如需提供检测报告），确认无误后在《验收单》上签字；若发觉数量不符、质量问题或延迟到货，需在《验收单》注明异常情况，采购部在2个工作日内与供应商协商处理（如退换货、索赔等）。入库登记：验收合格的物品，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，注明物品编码、存放位置等信息，并在库存管理系统中更新库存数据。《入库单》需同步反馈至财务部与采购部。输出物：《验收单》、《入库单》。付款申请与财务结算责任人：采购部专员、财务部专员、财务部经理操作说明：采购部根据《采购订单》《验收单》《发票》等资料，填写《付款申请表》，注明供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，附相关证明材料（发票复印件、入库单等）。财务部审核《付款申请表》与附件，确认发票合规性（如发票类型、税率、金额是否与合同一致）、验收与入库手续是否完备，无误后安排付款。付款完成后，财务部在《付款申请表》“付款确认”栏签字，并将付款凭证反馈至采购部更新《采购跟踪台账》。输出物：《付款申请表》、《付款凭证》、《采购跟踪台账》（更新版）。资料归档与流程闭环责任人：采购部专员、档案管理员操作说明：采购部负责整理采购全流程资料，包括《采购申请表》《比价分析报告》《采购订单》《采购合同》《验收单》《入库单》《付款申请表》《发票》等，按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于3年。档案管理员定期对归档资料进行分类、编目、保管，保证资料可追溯、可查询，采购流程至此闭环。输出物：采购档案（完整资料包）。三、采购申请审批表模板基本信息申请单号（由采购部按年度统一编制，如CG-2024-001）申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购需求明细物品名称规格型号审批流程部门初审意见负责人（签字）：日期：年月日采购部审核意见经理（签字）：日期：年月日（附《比价分析报告》编号，如需）财务部复核意见经理（签字）：日期：年月日管理层审批意见□采购经理（签字）：日期：年月日（≤1万元）□分管副总（签字）：日期：年月日（1万-5万元）□总经理（签字）：日期：年月日（＞5万元）执行情况验收情况验收人（签字）：日期：年月日（合格/不合格，异常说明：______）入库单号（仓库管理员填写）付款状态□未付款□部分付款□已付清（付款金额：______元，日期：______）实际采购总价元（与预估差异说明：______）备注四、关键事项提示审批时效性：各部门需在收到申请后2个工作日内完成审核，紧急采购（如生产突发物料短缺）可启动“绿色通道”，先电话沟通确认，24小时内补全书面审批手续。资料完整性：采购申请需附《需求说明书》（非标采购或大额采购），付款时需提供发票、入库单、验收单等完整凭证，避免因资料缺失导致审批延误。金额准确性：预估价格与实际采购价格差异超过10%时，需重新履行审批流程，保证成本控制有效性。供应商合规性：优先从《合格供应商名录》中选择供应商，新增供应商需经过资质审核（如营业执照、相