采购供应商信息管理模板供应商资质审核版

采购供应商信息管理模板（供应商资质审核版）一、适用范围与应用背景本模板适用于各类企业采购活动中对潜在供应商及现有合作供应商的资质审核管理，旨在通过标准化流程保证供应商具备合法经营资格、专业履约能力及合规资质，从源头控制采购风险。尤其适用于对资质要求较高的行业（如医疗、建筑、食品、化工等），可支持企业采购部门、质检部门、法务部门等多部门协同审核，为供应商准入、分级管理及合作续约提供依据。二、资质审核全流程操作指引（一）前期准备：明确审核目标与标准组建审核小组：由采购部牵头，联合质检、法务、业务需求部门等成立专项审核小组，明确各成员职责（如采购部负责资料完整性核验，法务负责资质合规性审查，质检负责技术能力评估）。制定审核标准：根据采购品类（如原材料、服务、设备）及行业监管要求，确定供应商必备资质清单（如营业执照、行业许可证、质量体系认证等）及优先资质（如专利证书、行业荣誉、客户评价等），形成《供应商资质审核基准表》（可作为模板附件）。（二）供应商资料收集与初步筛选资料收集：通过供应商自荐、公开招标、定向邀请等方式，要求供应商提供以下基础资料（加盖公章）：基础信息：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）；行业资质：如食品供应商需提供《食品生产许可证》，建筑供应商需提供《建筑业企业资质证书》；质量体系认证：ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证等（根据采购需求选择）；其他：产品/服务说明书、检测报告、近三年主要合作合同及客户评价（如有）。初步筛选：审核小组对照《供应商资质审核基准表》，检查资料完整性，剔除明显不符合项（如超期未年审的营业执照、缺失核心行业资质的供应商），形成《供应商初步筛选记录表》。（三）资质文件深度审核针对初步筛选合格的供应商，逐项审核资质文件的真实性、有效性与合规性：真实性核验：营业执照：通过“国家企业信用信息公示系统”核验企业名称、统一社会信用代码、经营范围、注册资本及经营状态（是否存续、吊销、注销）；行业许可证/认证证书：通过发证机关官网（如国家市场监督管理总局、行业协会官网）核验证书编号、有效期、发证范围与供应商实际经营是否一致。有效性审核：核查所有资质文件是否在有效期内（如安全生产许可证有效期通常为3年，ISO认证证书有效期一般为3年，需提前3个月申请复审）；确认资质范围是否覆盖拟合作产品/服务（如医疗器械供应商需具备《医疗器械经营许可证》且包含对应类别）。合规性审查：法务部门审核供应商是否存在重大法律纠纷、行政处罚记录（如环保处罚、税务违法）；检查资质文件是否与国家最新政策法规一致（如2023年起部分行业需补充“碳足迹认证”等新型资质）。审核过程中需记录每项资质的核验结果，形成《供应商资质文件审核明细表》。（四）现场考察（必要时）对高风险品类供应商（如大型设备制造、定制化服务）或资质存疑的供应商，需组织现场考察，重点核实：生产/经营场所是否与营业执照地址一致；生产设备、工艺流程、质量控制体系是否与资质描述匹配；现场管理规范性（如安全生产、环保措施）；员工资质（如特种作业人员是否持证上岗）。考察后需填写《供应商现场考察报告》，附现场照片及考察人员签字（如采购经理、质检专员）。（五）综合评审与决策审核小组汇总资料审核、现场考察（如有）结果，召开评审会议，重点评估：资质达标情况（必备资质是否全部通过，优先资质得分）；履约能力（产能、交付周期、售后服务体系）；风险等级（如是否存在资质过期风险、法律纠纷风险）。根据评审结果给出审核结论：通过：具备合作资格，纳入《合格供应商名录》；有条件通过：需在规定期限内补充资质（如补充某类检测报告），整改后复审；不通过：终止合作，反馈未通过原因（如核心资质缺失、提供虚假材料）。评审结果需形成《供应商资质综合评审报告》，经审核小组负责人（如采购总监*）签字确认后生效。（六）结果反馈与归档结果反馈：对审核通过的供应商，发送《供应商资质审核通过通知书》，明确后续合作流程；对有条件通过的供应商，发送《资质整改通知书》，列明需补充的资料及时限（如“请于15个工作日内提供ISO9001最新认证证书”）；对审核不通过的供应商，发送《供应商资质审核结果告知书》，简要说明未通过原因（如“未提供《食品经营许可证》，不符合采购准入要求”）。资料归档：将供应商资质资料、审核记录、评审报告等整理归档，建立“一供应商一档案”，电子档案备份至采购管理系统，纸质档案保存不少于3年（根据《档案法》要求）。三、供应商资质审核标准模板表1：供应商基本信息表项目内容供应商全称统一社会信用代码注册地址实际经营地址法定代表人联系人联系电话经营范围成立日期注册资本开户银行银行账号主要产品/服务近三年营收情况（单位：万元）2021年______；2022年______；2023年______表2：供应商资质文件审核明细表资质类别资质名称证书编号发证机关有效期发证范围审核结果（通过/不通过/补充）核验方式（官网/人工/现场）审核人审核日期备注（如存疑点）基础资质营业执照市场监督管理局官网核验张*2024-03-01行业资质食品生产许可证SC56市场监督管理局2027-05-01罐头食品通过官网核验李*2024-03-01质量体系认证ISO9001质量管理体系认证QM2024001认证机构A2026-08-15食品生产补充提供证书原件王*2024-03-02需提供最新版证书安全生产资质安全生产许可证（粤）JZ安许证字[2023]应急管理局2026-12-31食品生产通过现场考察核验张*2024-03-03表3：供应商资质综合评审表评审维度评审要点评分标准（10分制）得分备注资质完备性必备资质是否齐全，优先资质是否具备缺1项必备资质扣3分，优先资质每项加1分8具备ISO14001认证资质真实性资质文件是否真实有效，无伪造、超期情况发觉虚假/超期直接0分10全部通过官网核验履约能力产能、交付周期、售后服务体系是否匹配采购需求产能不足扣2分，交付周期过长扣2分9日产能100吨风险控制是否存在法律纠纷、行政处罚等风险有重大纠纷扣5分，一般处罚扣2分10无纠纷记录综合得分37/40结论：通过审核小组意见（可填写：“建议纳入合格供应商名录，建议合作品类为罐头食品”）采购部负责人签字日期质检部负责人签字日期法务部负责人签字日期四、使用过程中的关键提示与风险规避（一）资质时效动态管理供应商资质可能因政策调整、证书续期等原因失效，需建立“资质到期预警机制”：在资质到期前3个月，通知供应商提交续期资料，审核小组重新核验，保证合作期间资质持续有效。避免因资质过期导致合作中断或合规风险（如医疗行业供应商资质过期可能面临产品下架处罚）。（二）虚假资质核验强化对供应商提供的高风险资质（如ISO认证、行业特许经营许可证），除官网核验外，可要求供应商提供证书原件或发证机关出具的《资质确认函》，必要时委托第三方机构背调，防止“假证”“租证”行为（如曾出现供应商伪造环保检测报告案例，需通过官方检测机构复核数据）。（三）审核标准统一化不同审核人员对资质的理解可能存在差异，需提前制定《供应商资质审核基准表》，明确每类采购品类的必备资质、优先资质及审核要点，并组织审核小组培训，保证评分标准一致，避免“同质不同判”的情况。（四）保密与信息安全管理供应商提供的营业执照、财务数据等资料属于商业秘密，审核小组需签署《保密协议》，严禁向无关人员泄露；电子档案加密存储，纸质档案存放在带锁档案柜，防止信息泄露（如供应商核心技术信息泄