会议室试用协议书

会议室试用协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司（以下简称“甲方”），系依法设立并有效存续的有限责任公司，其地址位于中国北京市朝阳区XX路XX号XX大厦XX层。甲方法定代表人为张三，性别男，出生年月19XX年XX月XX日，身份证号码XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系电话XXXXXXXXXXX。甲方系一家专注于XX领域的企业，拥有丰富的行业资源和市场经验，现因业务发展需要，拟租赁乙方提供的会议室进行临时性使用。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX商务服务有限公司（以下简称“乙方”），系依法设立并有效存续的有限责任公司，其地址位于中国上海市浦东新区XX路XX号XX写字楼XX层。乙方法定代表人为王五，性别女，出生年月19XX年XX月XX日，身份证号码XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系电话XXXXXXXXXXX。乙方是一家专业的商务服务提供商，致力于为各类企业提供高品质的会议及活动场地租赁服务，拥有现代化的会议设施、完善的配套服务及专业的服务团队，能够满足甲方对临时会议室的使用需求。

**协议简介**

本协议的签订基于甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的基础上，经友好协商达成一致。甲方因业务发展需要，需临时使用会议室进行商务洽谈、产品展示或其他商业活动，而乙方作为专业的会议场地租赁服务商，拥有符合甲方需求的会议室资源。为明确双方权利义务，规范合作行为，保障各方合法权益，双方特依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，签订本试用协议书。

本协议的签订背景如下：甲方在XX项目中需临时使用会议室，经考察评估，认为乙方的会议室场地条件、服务配套及价格方案均符合甲方需求。乙方亦表示愿意根据甲方具体需求提供相应的会议室租赁服务，并配合甲方完成会议期间的各项服务保障工作。基于此，双方同意在试用期内对会议室的使用条件、费用标准、服务内容等进行进一步确认，若试用结果符合甲方预期，双方可另行签订正式的租赁合同；若不符合，则本协议自动终止，双方互不承担违约责任。

本协议的签订目的在于通过试用方式，使甲方对乙方的会议室服务进行实际体验，乙方亦借此机会展示自身服务能力。双方均本着审慎、严谨的态度，确保试用过程的顺利进行，为后续可能达成的长期合作奠定基础。本协议内容将作为双方后续谈判及合同签订的重要参考依据，具有明确的关联性和实用性。协议的履行将严格遵循本协议约定，任何一方均不得擅自变更或解除协议内容，除非双方另有书面约定。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于，授权甲方对乙方提供的特定会议室进行为期XX日的试用，以评估该会议室是否完全符合甲方即将开展的商务活动（具体活动内容可在此处简述，例如：产品发布会议、客户接待会议等）在场地环境、设施设备、服务配套等方面的实际需求。试用范围包括但不限于会议室的物理空间、基础配套设施（如桌椅、投影仪、白板等）、网络通讯服务、以及乙方承诺提供的会务支持服务。通过本次试用，甲方旨在全面考察并确认乙方会议室的服务质量和适用性，乙方则通过本次试用展示其服务能力，为双方后续可能达成的正式租赁合作提供实践依据。本协议所约定的试用事宜构成双方合作的基础框架，所有与试用相关的权利、义务及责任均在本协议条款下明确。

第二条定义

本协议中，除特别说明外，下列词语具有以下含义：

（1）“会议室”指乙方提供给甲方试用的位于其场地内的特定功能区域，具体名称或编号为“XX会议室”，其详细规格和配置见附件一（若有）。

（2）“试用期”指本协议约定的甲方对会议室进行实际使用的期限，自XX年XX月XX日起至XX年XX月XX日止，共计XX日。

（3）“服务配套”指乙方为保障会议室正常使用而提供的辅助服务，包括但不限于场地清洁、基础设备维护、网络支持、会务人员协助等。

（4）“正式租赁合同”指在试用期满后，若双方同意继续合作，则另行签订的明确租赁期限、租金、违约责任等详细条款的法律文件。

（5）“书面通知”指通过专人递送、挂号信、电子邮件等方式发出的，载明具体事由并由发送方签字或盖章的正式通知文件。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权利与义务**

（1）**权利**：

a.甲方有权在试用期内，按照本协议约定及乙方指引，合理使用乙方提供的会议室及其附属设施，用于约定的商务活动目的。

b.甲方有权对会议室的场地条件、设施完备性、服务响应速度及服务质量进行全面的评估和考察。

c.在试用期内，如发现会议室存在不符合约定标准或影响正常使用的问题，甲方有权要求乙方进行解释、说明或立即采取补救措施。

d.若试用结果满意，甲方有权优先与乙方协商签订正式的会议室租赁合同，并要求乙方在同等条件下给予一定的合作优惠（具体可协商确定）。

e.若试用结果不满意，甲方有权在试用期满前XX日向乙方发出书面通知，终止本协议，且无需承担任何违约责任。

（2）**义务**：

a.甲方应确保其使用会议室的目的符合本协议约定，不得用于任何违法、违规或损害乙方声誉的活动。

b.甲方应按乙方提供的操作指南或人员指导，正确、安全地使用会议室内的各项设施设备，不得擅自拆卸、改装或用于非指定用途。

c.甲方应爱护会议室的场地环境及配套设施，如因甲方使用不当造成设施损坏或环境污染，甲方应负责修复或承担相应的赔偿责任。

d.甲方应按时、按约定标准支付可能产生的服务费用（如超出配套服务的部分），具体费用标准见本协议第五条。

e.试用期间，甲方应对会议室的使用情况及乙方提供的服务进行记录和评估，并在试用期满后向乙方提供书面或电子版的初步反馈意见（可选，但建议）。

f.甲方应指定唯一联系人负责本协议项下的沟通与协调事宜，并及时向乙方反馈试用过程中的需求变更或特殊要求。

g.甲方应遵守乙方的场地方案，包括但不限于出入管理、访客接待等规定，配合乙方的现场管理。

**2.乙方的权利与义务**

（1）**权利**：

a.乙方有权要求甲方在试用开始前提供简要的会议需求说明，以便乙方做好相应的准备工作。

b.乙方有权根据本协议约定及自身管理规定，对甲方使用会议室的行为进行监督和指导，确保其符合约定。

c.若甲方违反本协议约定，特别是擅自改变会议室用途、损坏设施或造成安全风险时，乙方有权立即暂停甲方的使用权限，并要求其立即纠正或承担相应责任。

d.在试用期内，乙方有权根据甲方反馈或实际情况，对会议室的服务配套进行必要的调整和优化。

e.若甲方在试用期内未提出续约意向，或在试用期满后未与乙方签订正式合同，乙方有权收回会议室的使用权，并视试用为评估结束。

f.乙方有权按照本协议第五条约定，向甲方收取试用期间产生的符合标准的额外服务费用。

（2）**义务**：

a.乙方应按照本协议约定，在试用期内向甲方提供符合约定条件的会议室及其附属设施，确保其能够满足基本的会议使用需求。

b.乙方应保证会议室在试用期间的基本可用性，除正常维护外，非因甲方原因造成的长时间无法使用，乙方应承担相应责任并积极寻求解决方案。

c.乙方应向甲方提供必要的现场指引和基础操作培训，包括会议室布局、设备使用方法、紧急情况处理等，确保甲方能够顺利使用。

d.乙方应配备并指派现场服务人员，为甲方提供试用期间所需的会务支持服务，如设备调试、场地布置协助、简单茶歇安排（若包含在试用费用内）等，并确保服务人员具备相应的服务意识和专业能力。

e.乙方应维护会议室周边的环境卫生，保持场地整洁、安静，为甲方提供良好的使用环境。

f.乙方应配合甲方的评估需求，如实提供会议室的相关资料（如设备清单、服务手册等），并耐心解答甲方提出的疑问。

g.对于甲方在试用期间提出的合理需求，只要不影响他人使用及乙方运营，乙方应尽可能予以满足或提供替代方案。

h.乙方应确保提供的服务符合行业普遍标准，并就甲方可能关心的服务细节（如网络稳定性、设备维护响应时间等）做出明确承诺或说明。

第四条价格与支付条件

1.试用期内，甲方无需支付会议室租赁费用。乙方为甲方提供本次试用旨在评估会议需求，双方均视为对服务质量的考察过程，不涉及租金支付。

2.试用期间，甲方如需使用超出乙方配套服务范围的服务或资源（例如：额外的茶歇服务、特殊布置、临时人员支持等），所产生的费用应根据乙方公示的价目清单确定。具体费用清单及明细应在甲方提出需求时由乙方提供，经甲方确认后，甲方应在需求发生后的XX日内向乙方支付相应款项。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式将应付费用支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：XX商务服务有限公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XXXXXXXXXXXXXXXX

4.如甲方在试用期满后决定与乙方签订正式租赁合同，则双方应另行协商确定正式合同的租金、支付周期及支付方式等条款，并签订正式的租赁合同。本协议项下的试用及费用安排不作为正式租赁合同谈判或优惠的强制依据，但试用表现可作为双方谈判的参考因素。

5.乙方保留根据市场情况调整超出配套服务范围项目价格的权利，但应提前XX日书面通知甲方。

第五条履行期限

1.本协议的试用期为XX日，自XX年XX月XX日起至XX年XX月XX日止。试用期届满前XX日为缓冲期，在此期间双方可就后续合作事宜进行协商。

2.若试用期内，甲方因自身原因需延长试用时间，应至少提前XX日书面通知乙方，经乙方同意后，可适当延长试用期，延长时间最长不超过XX日。额外延长时间是否产生费用及如何计算，由双方另行协商确定。

3.试用期满日届满后，本协议自动终止，除非双方在本协议终止前已签订正式的会议室租赁合同。

4.任何关键时间节点（如付款日期、通知送达日期等），均应以书面形式明确，并按照本协议约定的送达地址或方式计算。

第六条违约责任

1.**甲方违约责任**：

a.若甲方在试用期内擅自改变会议室的约定用途，用于违法活动、损害公共利益或乙方声誉，乙方有权立即终止本协议，收回会议室，并要求甲方承担由此造成的一切损失，包括但不限于乙方名誉损失、相关处罚等，甲方已支付的费用不予退还。

b.甲方未按本协议第四条第2款约定支付超出配套服务范围的服务费用，每逾期一日，应按应付未付金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日的，乙方有权暂停提供相关服务，直至费用结清。若甲方拒不支付，乙方有权解除本协议，并保留通过法律途径追偿全部损失的权利。

c.甲方因保管不善或不当使用，造成会议室设施设备损坏或场地环境污染，应负责修复或赔偿。赔偿金额应按照实际维修费用或设备重置价值计算，乙方有权立即从甲方应支付的任何款项中直接扣除。

d.甲方无正当理由在试用期满后不续约，亦未与乙方签订正式租赁合同，但试用期间对会议室有特殊要求或定制化改造，若该改造具有不可逆性或对乙方造成实质性损失（如需投入大量成本恢复原状），甲方应承担相应的赔偿责任。

e.甲方未遵守乙方的场地方案及管理规定，给乙方或其他客户造成损失的，应承担相应的赔偿责任。

2.**乙方违约责任**：

a.乙方未能按照本协议约定提供符合基本使用条件的会议室，或关键设施（如投影仪、网络等）在试用期间持续无法正常使用，非因甲方原因导致甲方无法按计划使用会议室超过XX小时，甲方有权要求乙方立即采取补救措施。若乙方在合理期限内未能有效解决，甲方有权单方面解除本协议，并要求乙方退还已支付（如有）的任何费用，并赔偿因此给甲方造成的直接损失（如预订其他场地产生的额外费用）。

b.乙方承诺提供的配套服务（如基础网络、基础茶歇等）在试用期间未能达到标准或承诺，给甲方造成不便或损失的，应承担相应的赔偿责任，具体赔偿范围和方式由双方协商确定。

c.乙方在试用期间，对甲方提出的合理需求无正当理由拒绝提供必要的协助或支持，影响甲方正常试用评估的，甲方有权向乙方提出书面意见，乙方应予重视。若情况严重，甲方有权要求乙方进行道歉或采取补救措施，并可能影响后续正式合同的谈判。

d.乙方在试用期间，未经甲方同意，擅自对会议室进行可能影响甲方使用需求的结构性或重要功能性改造，导致甲方无法按原预期使用的，应承担相应责任，并可能需恢复原状或赔偿甲方损失。

3.**通用违约责任条款**：

a.任何一方违反本协议项下的保密义务（若另行约定），应承担违约责任，向对方支付违约金人民币XX元，若违约金不足以弥补对方损失的，还应赔偿实际损失。

b.因一方违约导致本协议无法继续履行或目的无法实现的，守约方有权解除本协议，并要求违约方赔偿损失。损失赔偿范围包括但不限于实际损失、预期利益损失以及为处理违约事宜支付的合理费用（如咨询费、律师费等）。

c.本协议约定的违约金、赔偿金具有补偿性质，违约方支付后，非经守约方书面同意，不得就同一违约行为再次要求赔偿。

d.发生违约行为时，违约方应在收到守约方书面通知后XX日内采取有效措施纠正违约行为或赔偿损失，否则违约责任将按本协议约定或法律规定执行。

4.**不可抗力免责**：对于因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）导致本协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并采取措施减少损失。不可抗力影响消除后，应继续履行协议。双方应就不可抗力事件对协议履行造成的影响进行协商，决定是否延期履行、部分履行或解除协议。

第七条不可抗力

1.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律、法规的修订或政策的调整）、流行病疫情以及网络服务中断等无法预见或无法控制的突发事件。

2.任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议项下义务的，不承担违约责任。但在不可抗力发生后XX日内，该方应立即通知对方，并提供相关证明文件（如政府部门公告、新闻报道、保险理赔通知等），以便对方核实。

3.双方应在合理范围内协商决定，根据不可抗力的影响程度，是部分或全部免除责任、延迟履行义务，还是解除本协议。如不可抗力影响持续超过XX日，双方均有权单方面解除本协议，且互不承担违约责任。解除协议后，双方应就各自因履行协议而产生的费用（如已支付但未使用的服务费）进行结算，多退少补。

4.因不可抗力导致的协议履行障碍消除后，受影响方应立即通知对方，并视情况继续履行协议。如继续履行已不必要或不可能，双方可协商修改协议相关条款或解除协议。

5.任何一方因采取合理措施应对不可抗力而支出的合理费用，由该方自行承担，除非双方另有约定。

第八条争议解决

1.因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商应在协议签订地或双方约定的其他地点进行，由双方授权代表进行沟通，力争在XX日内达成一致解决方案。

2.若协商未能在上述期限内解决争议，或双方另有书面约定启动其他程序，则争议应提交至有管辖权的人民法院诉讼解决。法院选择应优先考虑协议签订地（北京市朝阳区）或乙方所在地（上海市浦东新区）有管辖权的人民法院。双方应共同遵守法院的判决或裁定。

3.在诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议中未受争议影响的其他条款和义务，不应因争议的存在而中断合作基础。

4.双方同意，在诉讼过程中，应保护本协议的保密条款（若有）的效力，不向法院或其他第三方泄露可能违反保密义务的信息，除非法律规定或法院要求。

5.诉讼费用（包括但不限于案件受理费、律师费等）由败诉方承担；若双方均有责任，则应根据法院判决或双方过错比例分担。仲裁选择条款（若适用）应在此处明确，例如：“若选择仲裁，则提交至XX仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。”（注：此处为示例，若不选择仲裁，则删除此款或修改为诉讼条款）。

第九条其他条款

1.**通知方式**：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应采用书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、专人递送）发送至本协议首页载明的地址、传真号码或电子邮件地址。任何一方变更联系方式，应至少提前XX日以书面形式通知对方。通过电子邮件发送的通知，发出时视为送达；通过专人递送的通知，送达时视为送达；通过挂号信发送的通知，寄出后XX日视为送达。

2.**完整协议**：本协议及其附件（若有）构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。任何对本协议的补充、修改或变更，均须经双方授权代表签署书面文件后方能生效。

3.**可分割性**：若本协议任何条款被认定为无效、非法或不可执行，该条款应被视为从本协议中删除，但本协议的其他条款应继续保持完全有效和约束力。双方应就无效条款的后果达成协议，以替换该无效条款，使本协议的目的得以实现。

4.**转让限制**：未经对方事先书面同意，任何一方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给任何第三方。但甲方因合并、分立、被收购等企业重组行为需转让本协议项下权利义务的，应视为可接受转让，乙方不得无理拒绝。

5.**独立缔约方**：本协议由双方各自作为独立缔约方签订，各自的行为均基于其自身的独立判断和决策，一方的关联公司或