湖州御梵化妆品科技有限公司金蝶k3cloud项目实施方案

湖州御梵化妆品科技有限公司金蝶k3/cloud项目实施方案产品设计工艺设计方案设计√摘要本次毕业设计采用KingdeeWay实施方法对项目进行实施，来帮助湖州御梵化妆品科技有限公司使用ERP系统强化财务内控，规范费用报销行为，摆脱之前传统复杂的费用报销审批流程，实现费用报销从分散到集中，从繁琐到简单的转变，k3/cloud系统的费用报销模块从费用申请借款到费用报销退款以及付款的流程都精细化合理统筹了费用支出，避免浪费。实施后的金蝶k3/cloud费用报销模块会从各个方面提升企业的工作效率，也会让企业的费用管理更加规范，从而提升公司经济利益。关键词：费用报销流程;规范管理;金蝶k3/cloud目录208411.设计背景及意义 561281.1设计背景 5144681.2设计意义 533911.3设计目标 5293982.设计思路 5166833.企业信息化现状及需求分析 665453.1公司简介 6174373.2公司费用报销业务流程存在问题 6285334.技术路线确定以及设计方案分析和拟定 6230144.1方案技术路线的确定 6196704.2费用报销模块整体流程设计 7138724.2.1模块概述 7268324.2.2系统应用价值 795594.2.3产品架构 7207944.2.4系统整体应用流程 8197375.项目实施准备 8120545.1项目调研 8193935.1.1调研的目的 991005.1.2调研的任务 9291145.2项目立项与成立项目组 9106755.2.1项目立项的主要目标 9288455.2.2成立项目组的意义与目标 930015.3撰写业务蓝图 9298485.3.1费用报销流程撰写 10118125.3.2差旅费报销流程撰写 10323755.3.3费用移转流程撰写 11190115.4基础资料准备 11218915.4.1部门 11146025.4.2员工 11192135.4.3岗位信息 12148306.环境搭建与测试 12118986.1系统参数设置 12157416.2基础资料录入 13312206.2.1部门 13147816.2.2员工 13178656.2.3岗位信息 14324186.3新增用户及分配权限 14162686.4系统初始化 15294686.5历史借款余额处理 1629326.6业务流程测试 17101126.6.1实报实付费用报销流程测试 17270286.6.2非实报实付费用报销流程测试 20205757.预期效果分析 2614967.1系统项目上线 2653917.2项目系统验收交付 27207208.结论 27141878.1毕业设计成果特点 27290728.2设计成果的实用价值或应用前景 2716828.3不足之处或遗留未予解决的问题 286314参考文献 2923731致谢 30

设计背景及意义1.1设计背景在企业信息化高速发展的时代，为了顺应行业的局势，越来越多的企业开始使用ERP系统从传统化向程序化转变，企业存在费用报销业务难以管控、费用报销管理不规范等问题在上线k3/cloud费用报销模块后将得到很好解决。1.2设计意义本次为湖州御梵化妆品科技有限公司实施金蝶k3/cloud费用报销模块后将帮助其强化企业财务内控，规范费用报销行为，提高企业业务连续性，从而加快工作效率，提升经济效益。1.3设计目标通过此次实施，使湖州御梵化妆品科技有限公司的报销业务与金蝶k3/cloud系统内容相结合，报销流程与系统流程相贯彻，实现对企业费用报销业务清晰、便捷、规范的管理，摆脱传统复杂的费用报销审批流程，推动公司转型发展。设计思路本次湖州御梵化妆品科技有限公司金蝶k3/cloud费用报销模块实施方案的设计思路大致如下：首先，根据公司行业的特点与管理情况，分析业务中的问题及流程的不足，明确企业需求。然后，了解同类产品的相关功能，并结合系统标准流程明确总体目标，确定系统实施总体计划及分步实施计划包括费用报销流程和差旅费报销流程的分步实施计划，若系统标准流程无法满足客户需求可二开实现；最后，环境搭建与测试流程，包括系统参数设置、用户分配权限、初始化等设置。并对使用者进行相关培训与操练，实现项目交付与验收。 企业信息化现状及需求分析3.1公司简介湖州御梵化妆品科技有限公司始建于1983年，前身为苏州凌琳日化有限公司。30年的历史沉淀，公司拥有专业的行业经理和高素质的管理团队。目前公司新址坐落于“中国美妆小镇”，占地面积23000多平方米，共拥有24条现代化的生产线，同时拥有香水、洗护、彩妆三大独立车间。通过系统调控、智能化仓库和机器人物料周转、自动化生产线，打造具有行业领先优势智慧化、智能化、无人化的工业4.0生产企业。同时实行以客户为导向的项目管理方式，为客户专设市场和客户服务项目经理，负责产品从设计到交货的所有流程，确保高客户满意度的达成。3.2公司费用报销业务流程存在问题（1）从公司管理层面来看：1.费用持续增加，影响企业所得利润2.费用报销时间过长，影响公司经济效益3.集团各个分公司的费用报销管理策略不一致，难以实现与总公司的有效统一4.原有费用报销政策很难实行，费用报销行为难以管控（2）从公司财务层面来看：1.员工的费用报销数据很难统计，无法有针对性的对公司费用报销策略进行调整2.员工的费用报销流程需要追踪，增加了很多的工作量3.手工费用报销行为无法避免舞弊、挪用、占用等行为。（3）从公司基层员工层面来看：1.费用报销不及时，很难查询到自己报销流程走到了哪一步2.在外出差或工作时，费用报销困难技术路线确定以及设计方案分析和拟定4.1方案技术路线的确定第一步：运用金蝶KingdeeWay实施方法，进行企业项目调研第二步：项目立项和成立项目组第三步：运用VISIO等制图软件撰写费用报销、差旅费报销以及费用移转业务蓝图第四步：准备相关基础资料，包括部门、员工、岗位信息第五步：环境搭建与测试，包括系统参数设置、基础资料录入、分配用户权限等等4.2费用报销模块整体流程设计4.2.1模块概述（1）费用报销模块帮助企业财务人员有效规范报销业务流程，严控不合理开支，实现费用的支出效益最大化。（2）费用报销模块支持从费用申请借款到费用报销退款以及付款的流程。（3）与出纳、应付模块以及工作流平台相关联、是系统不可或缺的一部分。4.2.2系统应用价值（1)单据录入更加规范，确保审批畅通无阻；（2)费用报销模块与应付、出纳系统集成，提升财务工作效率；（3)能对费用进行有效控制，增加企业利润；（4)防止不合理费用产生，避免浪费；（5)通过各层监控，明确资金流向，确保资金合理利用最大化；（6)建立规范的费用报销政策，防止舞弊、挪用、占用情况的产生；（7）报销环节更加清晰明了，方便追踪查询。4.2.3产品架构图STYLEREF1\s4-SEQ图\*ARABIC\s114.2.4系统整体应用流程费用报销系统业务流程图图STYLEREF1\s4-SEQ图\*ARABIC\s12项目实施准备5.1项目调研5.1.1调研的目的（1）深入了解企业业务情况；（2）发现企业问题和潜在项目风险；（3）熟悉企业项目协助人员，便于后续工作讨论。5.1.2调研的任务（1)明确企业需求，分析存在问题。（2)安排人员、时间，协调企业相关资源。（3)熟悉企业业务流程。5.2项目立项与成立项目组5.2.1项目立项的主要目标（1)挑选项目经理，建立项目小组，方便后续实施研讨。（2)提前跟客户沟通，准备好基础设备、相关资料等。（3)收集借鉴类似实施方案，分析项目内容。（4)拟定实施大纲。5.2.2成立项目组的意义与目标了解高层管理人员对项目的预期目标和管理重点，关注企业的业务需求，可以帮助我们细化实施步骤，并根据企业的实际情况生成分步计划，达到项目实施目标，有针对性的解决企业管理层真正关心的问题。5.3撰写业务蓝图5.3.1费用报销流程撰写图STYLEREF1\s5-SEQ图\*ARABIC\s115.3.2差旅费报销流程撰写图STYLEREF1\s5-SEQ图\*ARABIC\s125.3.3费用移转流程撰写图STYLEREF1\s5-SEQ图\*ARABIC\s135.4基础资料准备5.4.1部门部门基础资料如下表部门资料表所示：部门资料表部门编码部门名称上级部门创建组织BM000001总经办湖州御梵化妆品科技有限公司BM000002财务部湖州御梵化妆品科技有限公司BM000003采购部湖州御梵化妆品科技有限公司BM000004车间组总经办湖州御梵化妆品科技有限公司BM000005营销部湖州御梵化妆品科技有限公司表STYLEREF1\s5-SEQ表\*ARABIC\s115.4.2员工员工基础资料如下表员工信息表所示：员工编号员工姓名主任岗岗位创建组织001小雅财务经理湖州御梵化妆品科技有限公司002小红生产工人湖州御梵化妆品科技有限公司003小星采购员湖州御梵化妆品科技有限公司004小敏销售员湖州御梵化妆品科技有限公司表STYLEREF1\s5-SEQ表\*ARABIC\s125.4.3岗位信息岗位信息基础资料如下表岗位信息资料表所示：编码名称所属部门创建组织GW000001财务经理财务部湖州御梵化妆品科技有限公司GW000002生产工人车间组湖州御梵化妆品科技有限公司GW000003采购员采购部湖州御梵化妆品科技有限公司GW000004销售员营销部湖州御梵化妆品科技有限公司表STYLEREF1\s5-SEQ表\*ARABIC\s13环境搭建与测试6.1系统参数设置根据企业业务实际需要，进行系统参数设置。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s11基本选项：根据企业业务实际需求在费用借款或者报销付款时，是否需要应用付款申请流程，从付款申请单下推付款单。（2）我部门单据列表：是显示员工主任岗位所属部门，还是所有岗位的所有部门。（3）结账控制：勾选状态下控制系统单据未审核不能结账（4）其他选项：1.选择报销单生成其他应付单的时机是提交时，还是审核时2.勾选状态下审核报销单时自动生成发票与付款单。3.结算方式参数控制4.税率是否携带控制6.2基础资料录入6.2.1部门图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s126.2.2员工图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s136.2.3岗位信息图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s146.3新增用户及分配权限1.新增用户：用系统管理员身份登陆，点击【系统管理】-【系统管理】-【查询用户】，点击新增，维护好相关用户信息即可。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s152.分配权限：【系统管理】-【系统管理】-【业务对象功能授权】，选择授予角色后进行授权。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s166.4系统初始化系统初始化包括启用日期设置、历史借款余额录入、结束初始化三个流程1.启用日期设置：图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s172.历史借款余额录入：图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s183.结束初始化（如果历史借款余额需要修改，可以反初始化）：图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s196.5历史借款余额处理历史借款余额审核时，如果应付款管理系统同期启用，则自动产生期初付款单；早于费用报销模块启用，则产生本期付款单，相关流程图如下：图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s110支持从历史借款余额下推付款退款单图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s1116.6业务流程测试6.6.1实报实付费用报销流程测试业务场景：湖州御梵化妆品科技有限公司采购一批办工靠椅，员工小雅申请费用1000元，实际费用发生后再进行费用报销，企业需做付款申请再做付款。实报实付费用报销整体业务流程：【费用申请单】(不勾选申请借款）→【费用报销单】（勾选申请付款，实报实付）→【付款申请单】→【付款单】第一步：新增一张费用申请单，不勾选申请借款图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s112第二步：费用申请单下推费用报销单，也可以直接手工新增费用报销单，勾选申请付款和实报实付。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s113第三步：由费用报销单下推付款申请单图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s114备注：费用报销走付款申请流程可在费用报销系统参数中勾选“借款/报销付款应用付款申请流程”。如无需走付款申请单流程，可不勾选该参数，直接从费用报销单下推付款单即可。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s115第四步：由付款申请单下推付款单图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s116注意：勾选“实报实付”时不会生成其他应付单，付款单生成凭证直接记入管理费用科目，系统没有预置模板，需要在付款单凭证模板增加付款用途为“实报实付”的分录。6.6.2非实报实付费用报销流程测试业务场景：因公司缺少办公用品，湖州御梵化妆品科技有限公司的总经办去集市进货一批签字笔，申请借款100元，由张丽负责进货，张丽实际进货金额为150元。1.借款金额小于报销金额费用报销整体业务流程：借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→下推（【付款申请单】可跳过）→下推【付款单】报销时：【费用申请单】→下推【费用报销单】（勾选申请付款，本次报销金额填写实际金额，费用报销单审核后会生成【其他应付单】）→下推【付款单】（【付款单】金额为报销金额减去借款金额差额）第一步：新增一张费用申请单，勾选申请借款图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s117第二步：费用申请单下推付款单，并审核。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s118第三步：当实际业务发生后，找到原来的费用申请单下推费用报销单，勾选申请付款图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s119第四步：费用报销单提交时自动产生其他应付单图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s120备注：费用报销单自动生成其他应付单的时机，可以在费用报销系统参数中通过“报销单同步其他应付单时机”参数进行设置图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s121第五步：冲借款100元后剩余的50元需要付款，费用报销单再次下推付款单进行付款。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s122业务场景：因公司举办员工生日会，湖州御梵化妆品科技有限公司的营销部申请借款200元团队活动费，由小初安排相关事宜，小初实际花费费用为150元2.借款金额大于报销金额费用报销整体业务流程：借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→下推（【付款申请单】可跳过）→下推【付款单】报销时：【费用申请单】→下推【费用报销单】（勾选申请退款，本次报销金额填写实际金额，费用报销单审核后会生成【其他应付单】）→生成【付款退款单】（【付款退款单】金额为借款金额减去报销金额差额）第一步：新增一张费用申请单，勾选申请借款图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s123第二步：费用申请单下推付款单，并提交审核。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s124第三步：当实际业务发生后，找到原来的费用申请单下推费用报销单，勾选申请退款。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s125第四步：费用报销单提交时自动产生其他应付单图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s126第五步：冲借款200元后剩余的50元需要退款，从费用报销单下推付款退款单进行退款。图STYLEREF1\s6-SEQ图\*ARABIC\s127经验证，差旅费报销业务流程同理。预期效果分析7.1系统项目上线经过这段时间的实施指导，以及项目调研、基础资料、环境搭建和流程验证的相关准备，项目已达到预期效果，现已上线运行，工作内容完成如下表所示：实施任务工作内容负责人基础资料录入部门基础资料录入岗位信息及上下级汇报关系录入员工基础资料录入赵俊雅用户授权新增用户及分配权限韩甜甜系统初始化1.启用日期设置2.历史借款余额维护3.结束初始化柳盐盐工作流设计维护公司审批节点，确保工作流运行正常韩甜甜用户培训对系统使用者进行集中操作培训赵俊雅表STYLEREF1\s7-SEQ表\*ARABIC\s117.2项目系统验收交付K3/Cloud费用报销模块已在湖州御梵化妆品科技有限公司上线并正常运行，经过与企业管理决策层确认，解决了之前业务上急需解决的问题，基本实现了企业当时的预期需求，因此该项目的实施到此全部结束，现已签订项目验收报告，如下表费用报销模块验收报告表所示。后续系统的运行与维护请与金蝶软件（中国）有限公司签订标准原厂服务合同获取原厂技术支持。业务流程使用状况验收人费用申请流程正常运行陈明出差申请流程正常运行陈明费用报销流程正常运行李莉差旅费报销流程正常运行李莉表STYLEREF1\s7-SEQ表\*ARABIC\s12结论8.1毕业设计成果特点此次上线K/3Cloud系统费用报销模块，帮助企业规范费用报销行为，提高工作处理效率；让公司建立精准的费用报销制度，有效实现子公司和总公司的策略统一；同时也减轻了财务人员手工报销的工作量，防止舞弊，挪用情况的产生，通过流程中心流程设计将抽象的业务流程转变为具体，有利于企业业务流程的梳理，方便操作者更加清晰的理解业务；也便于员工知道自己的报销流程走到哪一步了，大大减少了费用报销的滞留时长，总而言之，有益于公司发展，便捷企业员工。8.2设计成果的实用价值或应用前景此次K/3Cloud系统费用报销模块的实施上线实现了费用报销从分散到集中，从繁琐到简单的转变，有着推动企业转型的实用价值，同时也给其他成长型企业提供参考和借鉴价值。其次，本次实施能对费用报销单下推的付款、退款单据的流程进行管理。具有尾差核销的功能，使企业在做总账凭证之前可以把零散无法收回和支付的费用报销类付款和应付金额核销掉。8.3不足之处或遗留未予解决的问题在此次方案设计和K/3Cloud系统费用报销模块实施的过程中,注重费用报销流程的撰写与实施，忽略了费用移转、费用核销管理的介绍及操作，