员工离职流程及相关证明文件模板

员工离职流程及相关证明文件模板在企业人力资源管理中，员工离职流程的规范执行与相关证明文件的合规出具，是保障劳资双方权益、维护企业管理秩序的关键环节。一份清晰的离职流程指引和规范的证明文件模板，既能帮助企业高效完成人员更替，也能为离职员工后续职业发展提供必要支持。一、员工离职流程全解析（一）离职申请阶段根据《劳动合同法》第三十七条，劳动者提前30日以书面形式通知用人单位（试用期内提前3日），即可解除劳动合同。企业可要求员工提交书面离职申请，明确以下核心信息：离职意向（如“因个人职业规划申请离职”）；拟离职日期（需满足法定通知期要求）；离职类型（个人原因、合同到期、协商解除等）。提示：企业可通过内部OA系统、邮件或纸质表单收集申请，确保留痕可查。（二）工作交接阶段工作交接是降低离职风险的核心环节，需覆盖以下内容：1.业务资料：项目文档、客户档案、内部流程手册等，需列明清单并由接手人签字确认；2.未完成工作：需明确待办事项的进度、对接人及交付节点，避免业务中断；3.办公资产：电脑、钥匙、门禁卡、工牌等实物资产，需逐一清点归还；4.权限注销：内部系统账号、邮件权限、业务系统访问权限等需及时关闭。模板工具：企业可制定《离职工作交接清单》（见下文），由离职员工、接手人、直属上级三方签字确认。（三）离职审批阶段审批流程需分层级推进，确保权责清晰：直属上级：评估离职对团队的影响，协调工作承接，确认交接完成情况；HR部门：审核离职申请的合规性（如通知期是否满足），启动薪资结算、社保停缴等手续；高层审批：核心岗位（如技术骨干、高管）的离职，需经企业管理层审批，避免核心资源流失。（四）离职手续办理阶段完成审批后，需在离职当日或15日内完成以下手续：1.薪资结算：按实际出勤天数核算工资，包含加班费、未休年假补偿等（需符合《劳动法》第四十四条、第四十五条规定）；2.社保/公积金停缴：停缴时间需与离职日期匹配，避免多缴或漏缴；3.证明开具：出具《离职证明》《解除劳动合同协议书》（如适用），并协助员工办理档案、社保转移；4.财务清算：结清备用金、报销款，退还公司财物（如借款、设备押金）。二、核心证明文件模板及填写说明（一）离职申请表（员工端）离职申请表员工姓名：________部门：________岗位：________入职日期：________拟离职日期：________离职类型（勾选）：□个人原因离职□劳动合同到期不续签□协商解除□其他（请注明）：________离职原因简述：____________________________________________________________________直属上级意见：签字：________日期：________HR部门意见：签字：________日期：________备注：1.请按《劳动合同法》要求提前通知企业，试用期员工需提前3日，正式员工需提前30日；2.离职申请经审批后，需配合完成工作交接方可办理离职手续。（二）离职工作交接清单离职工作交接清单员工姓名：________离职日期：________交接日期：________一、业务资料交接1.项目文档：□已交接（清单见附件）□无需交接2.客户资源：□已交接（客户名单及对接情况见附件）□无需交接3.内部系统权限：□已注销□待注销（说明：________）二、未完成工作交接1.待办事项1：________交接人：________完成进度：________2.待办事项2：________交接人：________完成进度：________三、办公资产交接1.电脑/设备：□已归还（型号/编号：________）□待归还2.钥匙/门禁卡：□已归还□待归还3.其他资产（如工牌、办公用品）：________四、财务事项交接1.借款/备用金：□已结清□待结清（金额：________）2.报销事项：□已完成□待完成（说明：________）交接人（离职员工）签字：________日期：________接手人签字：________日期：________直属上级确认：________日期：________（三）离职证明离职证明兹证明________（姓名），性别____，身份证号________________，于____年____月____日至____年____月____日在我司担任________（部门/岗位）职务。该员工因________（离职原因，如“个人职业发展规划”“劳动合同到期”等），于____年____月____日与我司解除/终止劳动合同关系。离职前最后工作日期为____年____月____日，离职时双方已就薪资、社保、福利等所有劳动事项结清，无任何劳动争议。特此证明。（企业全称，加盖公章）日期：____年____月____日说明：离职证明需如实填写，避免包含负面评价（如“因违纪离职”），以免引发法律风险；需注明劳动合同解除/终止的类型（解除或终止），与实际情况一致。（四）解除劳动合同协议书（协商解除用）解除劳动合同协议书甲方（用人单位）：________________法定代表人：________________地址：________________乙方（劳动者）：________身份证号：________________地址：________________甲乙双方于____年____月____日签订劳动合同，现经双方协商一致，就解除劳动合同相关事宜达成如下协议：一、解除日期双方确认劳动合同于____年____月____日正式解除。二、薪资及福利结算1.甲方应支付乙方工资至____年____月____日，合计人民币________元（大写：________），于____年____月____日前支付至乙方指定账户（开户行：________账号：________）；2.甲方按法律规定为乙方缴纳社保、公积金至____年____月；3.乙方应得的绩效奖金、未休年假补偿等，按双方约定/公司制度执行，合计人民币________元（大写：________），于____年____月____日前支付。三、工作交接乙方应于____年____月____日前完成工作交接（交接内容见《离职工作交接清单》），交接完成后甲方出具离职证明。四、双方权利义务1.甲乙双方确认，除本协议约定的款项外，无其他劳动争议；2.乙方承诺离职后遵守竞业限制协议（如适用），保守甲方商业秘密；3.甲方承诺为乙方办理档案、社保转移等手续，配合乙方后续职业发展需求。五、违约责任任何一方违反本协议约定，应向对方支付违约金人民币________元（大写：________），并赔偿因此造成的损失。六、其他本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（盖章）：________________乙方（签字）：________________日期：____年____月____日日期：____年____月____日说明：协商解除时，补偿金额需符合《劳动合同法》第四十七条规定（按工龄计算，每满一年支付一个月工资）；协议需明确双方无争议，避免后续纠纷。三、离职流程与证明文件管理的注意事项（一）法律合规性离职证明需在离职时或离职后15日内出具（《劳动合同法实施条例》第二十四条）；薪资结算需在离职时完成（或按企业制度在离职后5日内支付），避免拖欠引发劳动仲裁。（二）沟通与人文关怀离职面谈可了解员工真实诉求，收集管理改进建议；对核心员工可尝试挽留，但需尊重员工意愿，避免强制留人引发纠纷。（三）文件存档与保密离职申请、交接清单、离职证明等文件需存档至少2年（劳动争议仲裁时效为1年，诉讼时效为3年）；涉及商业秘密的资料需要求员工签署《保密协议》，或在离职证明中注明保密义务。（四）特殊情况处理员工突然离职（未提前通知）时，企业可按制度扣除未交接造成