机关单位财务报销流程手册

机关单位财务报销流程手册为规范机关单位财务支出管理，提升报销效率与合规性，结合《行政单位财务规则》《事业单位财务规则》及本单位实际管理要求，特制定本流程手册，供全体工作人员参考执行。一、报销前期准备工作（一）原始凭证的核心要求报销所用原始凭证（发票、收据等）需满足合法、真实、关联、完整四项原则：合法性：票据须为财政、税务部门认可的正规凭证（发票需加盖开票单位发票专用章，行政事业单位收据需有财政监制章）。真实性：业务真实发生，凭证内容（日期、金额、服务事项等）与实际一致，不得虚构、涂改或套用其他业务凭证。关联性：凭证需与报销事项直接相关（如差旅费需附出差审批单、行程单；采购需附采购申请及验收单）。完整性：凭证要素填写齐全（发票需注明单位全称、日期、货物/服务名称、金额等，大小写一致且无挖补痕迹）。（二）报销单据填写规范1.《费用报销单》填写：逐项填写“报销部门”“日期”“事由”（简要说明业务背景，如“2023年X月赴XX地调研”）。金额栏分“大小写”填写（小写前加“¥”，大写用正楷/行书，如壹、贰、叁……，且大小写一致）。如实填写附件张数（含发票、审批单、明细清单等）。2.特殊单据补充说明：差旅费需单独填写《差旅费报销单》，注明出差人员、行程、交通方式及补贴标准（按单位制度执行）。会议费、培训费需附会议/培训通知（含参会人员、时间、地点），并填写专项报销单。二、报销流程核心环节（一）经办人整理与提交1.按业务类型整理凭证（同类业务集中粘贴，保持平整、不覆盖关键信息），并附审批单、合同、验收单等支撑材料。2.填写对应报销单据（如《费用报销单》《差旅费报销单》），确保信息准确、逻辑清晰（如差旅费与出差审批单行程一致）。3.提交至部门负责人审核。（二）部门审核部门负责人对业务真实性、合规性初审：核查报销事由是否与部门工作相关，凭证是否为业务发生时取得。确认金额是否符合单位制度（如差旅费补贴标准、办公费采购限额）。审核通过后签字，转交财务部门。（三）财务初审财务人员对凭证合法性、单据规范性审核：查验发票真伪（如增值税发票可登录“全国增值税发票查验平台”验证）。核对单据填写是否完整、附件是否齐全（如采购需附验收单，招待费需附审批单及接待清单）。若凭证不合规、单据错误或附件缺失，退回经办人补充完善；审核通过则转交分管领导审批。（四）分管领导审批分管领导根据职责权限审批：确认业务符合预算安排及工作需要，金额在审批权限内（超权限需报主要领导或集体决策）。审批通过后签字，财务部门进入复核与支付环节。（五）财务复核与支付1.财务复核：再次核对凭证、单据及审批流程，确保“三单一致”（报销单、凭证、审批单信息一致）。2.支付方式：对公支出（采购、服务费等）原则上银行转账，需提供收款单位全称、开户行、账号。个人报销（差旅费、零星办公费等）可通过公务卡还款或转账至个人工资卡（需提供本人银行卡信息）；现金支付仅限特殊小额场景（按单位现金管理办法执行）。三、不同类型费用报销要点（一）差旅费报销需附出差审批单（注明人员、事由、时间、地点）、交通票据（机票、火车票等）、住宿发票（需注明人数、天数，与审批单行程一致）。差旅费补贴按单位标准执行，超标准部分需说明原因并经审批。（二）办公费报销采购物资需附采购申请单（部门负责人签字）、验收单（使用部门/仓库签字）、发票（注明物资名称、规格、数量、单价）。批量采购（如办公用品、设备）需附采购合同（金额较大时），涉及政府采购的需提供备案材料。（三）会议费、培训费报销需附会议/培训通知（含主办单位、时间、地点、参会名单）、议程/方案、费用明细（场地费、资料费等）、发票及签到表。餐费、住宿费需符合“八项规定”标准，不得超标准列支。（四）招待费报销需附招待审批单（注明对象、事由、人数、陪同人数）、餐饮发票（附菜单/消费明细）、接待清单（时间、地点、人员、费用）。招待标准严格执行单位规定，严禁无公函接待、超标准接待。四、报销常见问题及处理（一）凭证不合规的处理发票抬头错误：联系开票单位重新开具（确保抬头为单位全称）。凭证缺失：如出差丢失交通票，需出具书面说明（注明原因、时间、金额），经部门及财务负责人审批后，可按同类票据平均金额报销（仅限特殊情况）。（二）审批流程遗漏的补救若部门或分管领导未签字，需及时补签（可通过OA系统或纸质单据补签），严禁“先报销后补签”。（三）支付延迟的原因及解决银行信息错误：核对收款方信息，更正后重新提交支付。预算额度不足：财务部门通知经办人，需调整支出项目或申请追加预算后再行报销。附则1.本手册自发布之日起施行，由单位财务部门负责解释。2.若国家