合同管理流程及审批表

合同管理全流程规范及审批工具指南一、适用业务范围与情境本流程及工具适用于企业各类业务合同的规范化管理，涵盖但不限于：采购与供应链类：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、IT运维）等合同；销售与客户类：产品销售、服务提供、市场推广合作等合同；合作与协议类：联营合作、技术授权、项目共建等合作协议；内部管理类：劳动合同、保密协议、资产租赁等内部契约文件。无论合同金额大小、合作方类型（企业/个体/机构），均需通过本流程完成审批与归档，保证合同合规、权责清晰。二、全流程操作指引（一）合同发起与准备需求提出：业务部门根据合作需求，明确合同标的（货物/服务/技术）、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心要素，填写《合同审批表》中“基本信息”部分。材料准备：起草合同文本（可参考企业标准模板），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款；收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），保证合作方合法存续；涉及特殊业务的，需补充行业资质文件（如食品经营许可证、安全生产许可证等）。（二）部门初审业务部门审核：部门负责人*对合同内容与业务需求的匹配性进行审核，重点关注：标的、数量、价格是否符合预算；交付周期是否满足项目计划；合作方过往履约记录（如有）是否良好。跨部门会签：根据合同类型，启动相关部门会签：财务部门：审核付款方式、税费承担、发票开具要求是否符合财务制度，评估资金风险；法务部门：审核合同条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款、知识产权归属、争议解决约定）；风控部门（如有）：评估合作方信用状况、合同履约风险，提出风控建议。（三）分级审批根据合同金额及重要程度，确定审批权限（示例）：一般合同（金额≤5万元）：业务部门负责人*→法务审核→分管领导*审批；重要合同（5万元＜金额≤20万元）：业务部门负责人*→法务审核→财务审核→分管领导审批→总经理审批；重大合同（金额＞20万元或涉及核心业务）：需提交总经理办公会集体审议，通过后由董事长*或其授权人最终审批。审批人需在《合同审批表》中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明理由。（四）用印与签订用印申请：审批通过后，经办人持《合同审批表》及最终版合同文本，向行政/综合管理部门申请加盖合同专用章或公章，严禁在空白合同上用印。合同签订：双方法定代表人或授权代表签字，并加盖骑缝章（多页合同）；合同文本一式N份（合作方N份、企业留存N份，根据实际需求确定），保证双方持有文本完全一致。（五）履行与归档履行跟踪：业务部门负责合同履约进度管理，定期记录交付验收、付款节点等情况，异常情况及时上报法务及分管领导。资料归档：合同签订后10个工作日内，经办人将以下材料整理归档至档案管理部门：最终审批通过的《合同审批表》；正式合同文本（双方签字盖章版）；合作方主体资格材料；与合同相关的补充协议、验收单、付款凭证等附件。三、审批表示例及填写说明表格名称：合同审批表基本信息内容合同名称（需规范命名，如“公司2024年度办公设备采购合同”）合同编号（按规则编制，如“CG-2024-001”，其中CG代表采购，2024为年份，001为序号）合作方名称（全称与营业执照一致，避免简称）合同类型□采购□销售□服务外包□合作协议□其他_________合同金额（含税）（大写：____________________；小写：____________________）履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）核心交付内容（简述标的、数量、质量标准等，如“提供笔记本电脑50台，符合ISO9001标准”）付款方式（如“签订后预付30%，验收合格后付65%，质保期满付5%”）附件清单□合作方资质□技术协议□报价单□其他_________审批流程部门/人员审批意见签字/日期业务部门初审部门负责人*法务审核法务专员*财务审核财务负责人*分管领导审批分管领导*总经理/董事长审批总经理/董事长用印登记行政专员*填写说明：带“*”部分为必填项，审批意见需明确具体，不得仅写“已阅”；附件需列明名称及份数，保证与合同审批时提交的材料一致；合同编号需唯一，避免重复或遗漏。四、关键风险提示与操作规范合同条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、时间需明确；违约责任条款需对等，不得约定“单方免责”或“显失公平”的条款；争议解决方式优先约定企业所在地法院诉讼，或选择仲裁机构时需明确具体机构名称。合作方资质审查：合作方为企业的，需核实营业执照（最新年检状态）、经营范围是否涵盖合同标的；涉及特许经营的（如食品、药品），需查验相关许可证件；自然人作为合作方的，需核验证件号码原件及联系方式。审批时效管理：一般合同审批流程不超过3个工作日，重大合同不超过5个工作日；审批过程中因材料问题需退回修改的，业务部门应在1个工作日内反馈，避免延误。归档完整性：合同文本需为双方签字盖章的最终版本，复印件或扫描件需注明“与原件一致”并加盖公章；