文件归档与分类标准手册

文件归档与分类标准手册前言为规范组织内部文件管理流程，实现文件系统化、标准化归档，提升文件检索效率与信息利用价值，特制定本手册。本手册结合通用办公场景，明确文件分类原则、归档操作规范及工具模板，适用于各类企事业单位、团队及项目组，助力建立科学、高效的文件管理体系。一、手册适用范围与应用场景本手册适用于需对日常办公文件、项目资料、合同档案、会议记录等进行系统化管理的场景，具体包括但不限于：日常办公管理：企业行政文件（通知、制度、会议纪要）、人力资源文件（劳动合同、考勤记录）、财务文件（报销单、凭证）等；项目全周期管理：项目立项文件、可行性研究报告、进度计划、验收报告、成果资料等；专项事务存档：审计报告、客户资料、供应商合同、知识产权文件（专利、商标证书）等；电子与物理文件同步管理：兼顾电子文档（Word、PDF、Excel等）与纸质文件的分类、存储与检索需求。二、文件分类标准体系（一）分类维度与原则文件分类采用“一级分类+二级分类+三级分类”的多层级结构，遵循以下原则：逻辑性：按部门、职能、项目属性等核心维度划分，保证分类清晰、无重叠；实用性：结合业务场景，优先考虑日常检索频率与使用习惯；扩展性：预留分类编码空间，适应未来新增文件类型或部门调整需求。（二）分类体系框架一级分类（按部门/职能）二级分类（按文件类型）三级分类（按具体用途）示例文件综合管理部行政文件制度类、通知类、会议类《员工手册》《2024年春节放假通知》《季度经营会纪要》人力资源文件招聘类、培训类、薪酬类《岗位说明书》《新员工培训计划》《2024年薪资调整方案》财务部财务核算文件凭证类、报表类、预算类差旅费报销单、月度利润表、年度预算审批表税务与审计文件纳税申报、审计报告、税务合规增值税申报表、2023年度审计报告、税务自查报告项目部项目立项文件可行性研究、立项申请、批复文件《项目可行性研究报告》《立项通知书》项目过程文件进度计划、会议纪要、变更记录《项目甘特图》《周例会纪要》《需求变更申请单》项目交付文件验收报告、成果交付物、客户反馈《项目验收合格证明》《系统操作手册》《客户满意度调查》三、文件归档标准化操作流程（一）流程概览文件归档需遵循“收集→分类→编码→登记→存储→检索”六步标准化流程，保证全流程可追溯、无遗漏。（二）分步操作说明步骤1：文件收集与初步筛选操作内容：明确文件收集范围：根据一级分类，由各部门/项目组负责人经理牵头，指定经办人专员定期收集需归档文件（如每月25日前收集当月文件）；初步筛选：剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知），仅保留最终版本、具有保存价值的文件（如正式签批的合同、最终版会议纪要）。输出成果：《文件收集清单》（含文件名称、提交人、提交日期）。步骤2：分类判定与编码编制操作内容：分类判定：对照“文件分类体系框架”，根据文件属性确定一级、二级、三级分类（如“2024年春节放假通知”→一级“综合管理部”、二级“行政文件”、三级“通知类”）；编码编制：采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”规则，示例：一级分类代码：综合管理部=ZHB、财务部=CWB、项目部=XMB；二级分类代码：行政文件=XZ、财务核算=CW、项目立项=LM；完整编码示例：ZHB-XZ-2024-001（2024年综合管理部行政文件第1号）。输出成果：文件分类编码标签（电子/纸质）。步骤3：元数据标注与登记操作内容：元数据标注：在文件首页/电子文件属性中标注关键信息，包括：文件编码、文件名称、密级（公开/内部/秘密）、责任人、创建日期、归档日期、保存期限（如“永久”“10年”“5年”）；登记归档：将文件信息录入《文件归档登记表》（见第四章模板），保证信息与文件实物/电子版一致。输出成果：《文件归档登记表》（电子版实时更新，纸质版每月汇总打印）。步骤4：物理/电子归档存储操作内容：物理文件存储：按一级分类分类存放于文件柜，二级分类用标签分隔（如“综合管理部-行政文件”独立抽屉）；文件编码标签贴于文件首页右下角，文件柜外张贴分类索引表；防潮、防火、防虫，定期检查（每季度1次）。电子文件存储：按一级分类创建电子文件夹（如“综合管理部”），二级、三级分类逐级嵌套；文件命名格式：“编码-文件名称-版本号”（如“ZHB-XZ-2024-001-2024春节放假通知-最终版”）；存储至指定服务器/云盘，设置访问权限（如“内部文件仅本部门可见”），定期备份（每周增量备份+每月全量备份）。步骤5：定期检查与动态更新操作内容：定期检查：每半年由档案管理员*组织各部门检查文件完整性，核对《文件归档登记表》与实物/电子文件是否一致；动态更新：对于新增文件类型或部门调整，及时修订分类体系框架，更新编码规则，并同步培训相关人员。四、实用工具模板（一）文件归档登记表文件编码文件名称一级分类二级分类三级分类密级责任人创建日期归档日期保存期限存储位置（物理柜号/电子路径）备注ZHB-XZ-2024-0012024年春节放假通知综合管理部行政文件通知类内部*经理2023-12-152023-12-255年物理柜-01-01/服务器/综合管理部/行政文件正式签批版CWB-CW-2024-0051月差旅费报销单汇总表财务部财务核算凭证类内部*专员2024-01-052024-01-1010年物理柜-03-02/服务器/财务部/财务核算含发票扫描件（二）文件分类编码对照表一级分类代码二级分类代码三级分类（示例）代码综合管理部ZHB行政文件XZ制度类ZD通知类TZ会议类HY财务部CWB财务核算CW凭证类PZ报表类BB项目部XMB项目立项LM可行性研究KXYJ立项申请LXSQ（三）文件密级划分表密级定义适用场景举例管理要求公开可向组织内外部公开，无保密限制的信息公司简介、产品宣传册、活动通知可自由存储、传输，无需加密内部仅限组织内部员工知悉，不得对外泄露的信息内部制度、会议纪要、部门工作计划存储于内部服务器，设置访问权限，禁止外部传播秘密仅限特定岗位人员知悉，泄露可能造成组织损失的信息未公开财务数据、客户核心资料、项目合同加密存储，严格权限审批，纸质文件锁入专用柜，电子文件需经*经理批准方可查阅五、执行要点与风险提示（一）关键执行要点命名规范：电子文件命名需包含编码与核心信息，避免使用“新建文档1”“最终版（改）”等模糊名称；密级管理：秘密级文件需标注“秘密”字样，电子文件加密密码由专人保管，定期更换；权限控制：电子文件存储路径按部门设置“读取/编辑”权限，跨部门查阅需提交申请；定期清理：对超过保存期限的文件，由档案管理员牵头鉴定，无保存价值的经审批后销毁（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除）。（二）常见风险与规避措施风险点规避措施文件分类错误，导致检索困难定期组织分类标准培训（新员工入职时必训），设置“分类复核”环节（归档前由部门负责人确认分类）电子文件备份遗漏制定《电子文件备份计划》，明确备份周期、责任人、存储路径，每月检查备份完整性物理文件丢失文件柜上锁，钥匙由档案管理员与行政部经理分别保管，建立《文件借阅登记表》（借阅需签字）编码重复或混乱采用系统化管理工具（如OA系统）自动编码，避免人工编制错误；若手动编制，需建立编码台账定期核对六、附录（一）术语解释元数据：描述文件特征的数据，如文件编码、责任人、创建日期等；保存期限：文件需保存的最低年