采购申请审批单填写及审核模板

采购申请审批单模板使用指南一、模板适用场景与核心价值二、采购申请审批全流程操作指南（一）申请人发起申请（第一步）填写基础信息：登录采购管理系统或纸质模板，如实填写申请单编号（自动或按规则编号）、申请日期、申请人姓名（*）、所属部门、联系方式（内部办公号）。明确采购需求：在“采购明细”栏逐项填写物品/服务名称、规格型号（如尺寸、材质、技术参数）、单位（个/台/套/次等）、数量（预估采购数量）、预算单价（含税费，参考历史价格或市场询价）、预算总价（数量×单价），合计预算金额需与部门年度预算匹配。填写采购用途（如“行政部日常办公用”“A项目生产原料”）、期望到货日期（如有特殊要求需注明）。如有供应商建议，可填写“推荐供应商名称及联系方式”（非必填，需提前经供应商资质审核）。附件：根据采购类型补充必要材料，如大额采购需附《市场询价对比表》（至少3家供应商报价）、技术采购需附《技术需求说明书》、固定资产采购需附《设备可行性分析报告》等。提交申请：确认信息无误后，通过系统提交或纸质版提交至部门负责人处，同步告知审批进度。（二）部门负责人审核（第二步）审核需求合理性：核对采购明细与部门工作计划的匹配度，判断需求是否必要、数量是否合理（避免过量采购），用途描述是否清晰。审核预算合规性：检查预算金额是否在部门剩余额度内，是否符合公司《采购预算管理办法》对单次/年度采购金额的规定（如单次超5万元需额外说明）。审核附件完整性：确认附件是否齐全（如技术采购需技术参数确认、大额采购需询价记录），附件内容与申请需求是否一致。签署审批意见：通过系统“同意”并签字（或电子签章），如需退回或补充说明，需注明原因（如“建议优化规格参数，重新提交”“补充供应商资质文件”），并退回至申请人。（三）财务部门复核（第三步）预算复核：在系统中调取申请人部门预算余额，核对申请预算金额是否超支，是否符合预算科目要求（如“办公费”科目不得用于采购生产设备）。成本合理性审核：对大额或非常规采购，结合市场价格、历史采购数据评估预算单价是否合理，必要时要求补充市场调研报告。资金来源确认：确认采购资金是否来自公司预算内资金、专项基金或其他合规渠道，避免资金来源不明。签署复核意见：预算合规且成本合理时，“复核通过”；如需调整，需注明调整建议（如“单价超预算上限15%，建议重新议价”），并反馈至部门负责人或申请人。（四）分管领导审批（第四步）权限内审批：根据公司《采购审批权限表》，分管领导对权限内的采购申请（如部门负责人审批权限内、金额≤10万元的采购）进行最终审批，重点关注采购必要性、预算执行风险及是否符合公司战略目标。超权限上报：超分管领导审批权限（如金额＞10万元或涉及重大资产采购）时，需签署“同意上报”意见，转交总经理或采购委员会审批。签署最终意见：审批通过后，在系统或纸质单上签字确认；如未通过，需明确退回原因（如“不符合年度采购计划，暂缓执行”），流程终止。（五）采购部门执行（第五步）接收审批通过单：确认审批流程完整无误后，采购专员从系统或纸质单流转中获取采购指令，核对申请单信息与附件。供应商选择与下单：无指定供应商时，从《合格供应商名录》中选择≥2家比价，优先选择性价比高、服务优的供应商，填写《供应商比价记录表》备查。有指定供应商且资质合规时，直接与供应商确认交货期、付款方式等细节，下达采购订单（需注明申请单编号，便于追溯）。进度反馈：订单下达后，在系统中更新采购状态（如“已下单”“已发货”），并同步预计到货日期至申请人。（六）收货与闭环（第六步）到货验收：申请人或部门指定收货人对照采购单核对物品名称、规格、数量、质量，填写《到货验收单》（需双方签字确认），如有差异（如数量不符、质量问题）及时反馈采购部门处理。财务付款：验收合格后，采购部门将《采购申请审批单》《到货验收单》《供应商发票》等材料提交财务部，财务审核无误后安排付款。资料归档：采购专员将审批单、验收单、发票、比价记录等资料整理归档，电子版存入系统，纸质版按时间顺序存档，保存期限≥3年。三、采购申请审批单标准模板采购申请审批单申请单编号申请日期年月日申请人（张）部门联系方式（内部分机X）期望到货日期采购明细序号物品/服务名称规格型号1办公A4纸70g2无线鼠标蓝牙版合计预算金额（大写）人民币伍佰元整（小写）推荐供应商（如：办公用品有限公司）附件清单□市场询价对比表□技术需求说明书□其他：《供应商报价单》2份审批流程审批环节审批人职务部门审核（李）行政部经理财务复核（王）财务主管分管审批（赵）分管副总采购执行（刘）采购专员验收确认收货人：（陈）验收人：（孙）备注四、填写与审核要点提示（一）申请人注意事项信息真实完整：物品名称、规格型号、数量等需与实际需求一致，不得虚构或夸大；预算金额需基于市场调研，避免明显偏离合理价格。附件规范齐全：大额采购（单次≥5000元）、技术类采购、固定资产采购必须附对应附件，附件需清晰、有效（如询价需注明供应商联系方式、报价日期，并加盖公章）。提前沟通确认：对采购需求不明确或预算较高的项目，建议提前与部门负责人、财务部门沟通，避免反复退回延误流程。紧急采购处理：如遇紧急情况（如生产设备突发故障需立即维修），需在申请单备注栏注明“紧急采购”，经部门负责人电话确认后可先执行采购，补全审批流程不超过1个工作日。（二）审核人注意事项审核标准统一：部门负责人需基于部门工作计划审核需求必要性，财务部门需严格按预算制度复核金额，分管领导需结合公司战略把控采购风险，避免“人情审批”。权限清晰不越级：严格按照《采购审批权限表》履行审批职责，不得超权限审批或擅自简化流程（如10万元以上采购未经总经理审批不得执行）。退回说明具体：对不通过的申请，需在审批意见中明确退回原因（如“规格参数不符合公司采购标准”“预算超部门年度余额”），并指导申请人如何修改。留痕可追溯：审批过程中需在系统或纸质单上签字确认，保证审批记录完整，便于后续审计或问题追溯。（三）通用风险提示供应商管理：优先从《合格供应商名录》选择供应商，新增供应商需经采购部门资质审核（营业执照、相关行