采购申请及供应商审批系统模板

采购申请及供应商审批系统模板一、适用业务场景日常物料采购：如办公用品、生产原材料、低值易耗品等常规物料的采购申请；服务类采购：如咨询、维修、外包服务等专业服务的供应商选择与审批；设备采购：如办公设备、生产设备、仪器工具等固定资产的采购申请；新供应商准入：首次合作的供应商资质审核与评估流程；供应商续约与评估：现有供应商年度合作资质复核及绩效评价。二、系统操作流程详解（一）采购申请发起申请人操作：登录采购申请系统，选择“新建采购申请”模块；填写申请基础信息：申请编号（系统自动）、申请日期、申请人姓名（*）、所属部门、联系方式；填写采购详情：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、采购用途（需明确具体使用场景或项目名称）、预算科目（关联企业预算编码）；附件：如需求说明书、报价单（如有）、技术参数要求等，保证附件清晰完整；提交申请后，系统自动流转至部门负责人审批。关键注意事项：采购内容需与部门年度预算匹配，超预算申请需提前说明并标注“特殊申请”；规格型号及技术参数需准确，避免因描述模糊导致后续采购争议。（二）部门负责人审核审核人操作：登录系统待办列表，查看下属提交的采购申请；审核重点：采购需求的合理性（是否符合部门工作实际）、预算是否在部门可用额度内、申请信息是否完整；审核通过：“同意”，系统流转至采购部门；审核不通过：填写驳回理由（如“需求描述不清晰”“超预算未说明”），退回申请人修改。时限要求：需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购可标注“加急”缩短时限。（三）采购部门审核审核人操作：接到流转申请后，审核采购需求的合规性（是否符合企业采购制度）、供应商初步筛选（如为常规采购，优先选择合作供应商库内合格供应商）；对于新供应商采购，触发“供应商准入审批”流程（详见本流程“（六）供应商审批”）；审核通过：提交至财务部门；若需调整采购数量或规格，与申请人沟通后修改并重新提交。特殊情况处理：大额采购（如单笔超10万元）或特殊品类采购（如进口设备），需组织采购专员进行市场调研，形成《采购调研报告》作为附件。（四）财务部门审核审核人操作：重点审核采购预算的准确性（预估总价是否与预算科目匹配）、资金支付计划（如预付款比例、付款节点）；审核通过：提交至分管领导/总经理审批；审核不通过（如预算不足、支付计划不合理），退回采购部门调整。关键要求：需核对申请预算与年度预算总表的匹配度，保证无重复申请或超预算申请。（五）最终审批审批人操作：根据采购金额分级审批：金额≤5万元：由分管领导审批；5万元＜金额≤20万元：由总经理审批；金额＞20万元：需提交总经理办公会集体审议，会议通过后由总经理签批。审批通过：系统《采购审批通过通知》，自动推送至采购部门执行；审批不通过：注明驳回原因，流程终止。（六）供应商审批（针对新供应商或特殊品类采购）供应商信息收集：采购部门要求供应商提供以下资质文件（加盖公章扫描件）：营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一营业执照）；相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购品类确定）；法定代表人证件号码复印件、委托代理人授权书（如非法定代表人办理）；近3年类似项目业绩证明（如合同关键页复印件）；产品/服务报价单（需注明有效期）。供应商评估与审批：采购部门组织成立评估小组（至少含采购专员、技术部门代表、质量部门代表），从以下维度打分（总分100分）：资质合规性（30分）：证件齐全、在有效期内、符合行业准入要求；供货能力（25分）：生产/服务规模、交付周期、库存能力；价格水平（20分）：对比市场均价或历史采购价，性价比合理；服务质量（15分）：售后响应速度、质保条款、客户评价；信誉评价（10分）：无重大诉讼、失信记录或质量投诉。评分≥80分：通过审批，纳入《合格供应商名录》；评分＜80分：反馈供应商整改，整改后仍不达标则终止合作。（七）采购执行与归档采购部门操作：根据审批通过的申请及供应商信息，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、数量、交付日期、付款方式、违约责任等条款；双方签字盖章（电子签章或纸质盖章）后，订单生效，供应商按约定交付货物/提供服务。归档要求：采购申请表、审批流程记录、供应商资质文件、评估报告、采购订单、验收单等资料需在采购完成后3个工作日内整理归档，电子档系统，纸质档交档案室统一保管。三、核心表单模板表1：采购申请单申请编号申请日期申请人所属部门联系方式*采购详情物品/服务名称采购用途：预算科目：附件清单（可附页）：□需求说明书□报价单□技术参数□其他（请注明）审批流程部门负责人意见：签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：分管领导/总经理意见：签字：日期：备注：|表2：供应商审批表（新供应商）供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人及联系方式采购品类申请合作日期资质文件清单（请附扫描件）□营业执照副本□行业资质证书□法定代表人证件号码□授权委托书□业绩证明□其他供应商评估打分（评估小组集体评分）|

评估维度|评分标准|得分|备注（如资质等级、业绩案例）||————————|————————|——|——————————|

|资质合规性（30分）|证件齐全且符合要求|||

|供货能力（25分）|交付周期≤X天，产能充足|||

|价格水平（20分）|对比市场均价低≤5%|||

|服务质量（15分）|售后响应≤24小时|||

|信誉评价（10分）|无失信记录|||

|总分||||审批意见采购部门初审意见：签字：日期：评估小组意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：备注：□纳入合格供应商名录□整改后复审□终止合作四、使用规范与风险提示信息真实性要求：申请人需保证采购申请信息、供应商资质文件真实有效，严禁虚报、瞒报采购需求或伪造资质，一经发觉将按企业规章制度处理。审批时限管理：各审批环节需在规定时限内完成，特殊情况需在审批界面注明“延迟原因”并系统报备，避免流程停滞影响采购效率。供应商资质动态管理：采购部门每半年对《合格供应商名录》内供应商进行资质复核，对证件过期、业绩下滑或出现重大问题的供应商启动“清退或整改”流程。保密要求：采购申请信息、供应商报价及评估结果等内容涉及企业商业秘密，相关人员需严格遵守保密规定，严禁外泄。流