公司行政管理模板手册

公司日常行政管理模板手册一、会议管理规范（一）适用情形适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类公司内部会议的组织与实施，旨在规范会议流程、提高会议效率、保证会议决议有效落地。（二）操作流程会议发起与审批会议发起人根据工作需要确定会议主题、目标、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点（线上会议需注明平台及）及参会人员范围。填写《会议审批单》，明确会议议程（含各环节时长预估），提前2个工作日提交至部门负责人审批；涉及跨部门或重要事项的，需同步抄送行政主管。会议通知发布审批通过后，至少提前1个工作日通过公司内部通讯工具（如企业/钉钉）发布会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、议程及会议材料（如有）。对需提前准备的汇报材料，通知中应明确提交截止时间（一般为会议开始前半天）。会议准备行政专员*提前确认会议室预订情况（线上会议测试设备稳定性），准备会议签到表、投影仪、白板等物资；如需会议记录，提前安排记录人。发起人负责汇总会议材料，提前24小时分发至参会人员。会议召开参会人员提前5分钟到场，签到后按指定就座；会议开始前，主持人明确会议纪律（如手机静音、禁止无关讨论）。严格按照议程控制各环节时长，主持人引导聚焦议题，避免偏离主题；如需临时调整议程，需经参会人员多数同意。会议记录与纪要分发记录人实时记录会议要点，包括讨论内容、决议事项、责任部门/人及完成时限（决议需明确“谁完成、何时完成、标准是什么”）。会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送；未参会人员如有异议，需在1个工作日内反馈。决议跟踪与归档行政专员*负责将《会议纪要》及会议材料整理归档（电子档存入共享文件夹，纸质档按年度分类存放），并建立《会议决议跟踪表》，每月更新决议完成情况，反馈至相关负责人。（三）模板示例1.会议审批单会议主题会议时间年月日时分会议地点/线上参会人员会议议程1.（时长：分钟）2.（时长：分钟）会议材料□无□汇报材料1□方案草案2□其他：申请部门申请人部门负责人审批行政主管审批备注2.会议纪要表会议名称会议时间年月日时分会议地点/线上主持人参会人员记录人会议主题会议议程及主要内容1.议程一：讨论要点：决议事项：责任人/部门：完成时限：2.议程二：（同上格式）待办事项跟踪序号任务描述责任人/部门1附件□会议材料□签到表□其他：审核人（四）特别提醒会议通知需明确“准时开始，过时不候”，避免拖延；紧急会议可适当缩短通知时间，但需提前告知参会人员。会议中避免与议题无关的讨论，主持人需及时引导发言，保证高效聚焦。决议事项必须明确责任主体和时限，避免模糊表述（如“尽快”“尽快处理”需替换为具体日期）。会议记录需客观准确，避免主观臆断，重要决议需经参会人员确认无误后再分发。二、办公用品管理规范（一）适用情形适用于公司各部门及员工日常办公所需的文具、耗材、设备配件等物品的申领、采购、领用与库存管理，旨在规范物资使用、控制成本、保障办公需求。（二）操作流程需求提报员工根据实际工作需要填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途及申领人信息；部门内通用物品（如打印纸）由部门文员统一汇总申领。申领数量遵循“按需申领、避免浪费”原则，非消耗性物品（如计算器、U盘）需注明“新申领”或“以旧换新”（旧物品交行政部*登记后报废）。审批与汇总部门负责人审核申领需求的合理性（如是否为必需品、数量是否适当），签字确认后提交至行政部。行政专员每月25日前汇总各部门次月申领需求，结合库存情况编制《月度办公用品采购计划》，提交行政主管审批。采购与入库行政部*根据审批通过的采购计划，通过合格供应商采购（金额超5000元需签订采购合同）；采购物品需核对规格、数量及质量，保证与需求一致。物品送达后，行政专员*与采购人共同验收，填写《办公用品入库单》（含物品名称、数量、单价、供应商、验收人），登记《办公用品库存台账》（电子+纸质）。领用与登记员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领用，当面核对物品名称及数量；领用后，行政专员在申领单及库存台账上核销数量，保证账实一致。部门文员负责本部门办公用品的二次分发与登记，避免私下转借或挪用。盘点与核销行政部每季度末进行一次全面盘点，核对库存台账与实际库存，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政主管处理。对于临近保质期或损坏无法使用的物品，填写《办公用品报废申请单》，经审批后统一销毁，并在台账中备注。（三）模板示例1.办公用品申领单申领部门申领日期年月日申领人用途□日常办公□新员工入职□其他：序号物品名称规格型号单位—————-———-——12部门负责人审批行政专员核发2.办公用品库存台账序号物品名称规格型号单位单价（元）上期库存本期入库本期出库当前库存负责人12（四）特别提醒申领非消耗性物品时，需以旧换新（如键盘、鼠标），旧物品需保证无明显损坏且功能正常。行政部*需定期更新《常用办公用品价格表》，保证采购成本合理，避免重复采购。员工应爱护办公用品，杜绝浪费（如随意丢弃文具、滥用打印纸），违规行为将纳入部门绩效考核。库存物品需分类存放（如文具区、耗材区、设备区），标注清晰名称及数量，定期通风防潮。三、固定资产管理规范（一）适用情形适用于公司价值2000元以上、使用期限超过1年的办公设备（如电脑、打印机、投影仪）、家具（如办公桌、文件柜）、工具等固定资产的采购、领用、调拨、维护与报废管理，旨在规范资产全生命周期管理，防止资产流失。（二）操作流程申购与审批因新增或更换需求需申购固定资产时，使用部门填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用人，部门负责人签字后提交至行政部。行政部审核申购必要性（如是否可调配闲置资产、是否为最低配置需求），编制《固定资产采购预算》，提交财务部及总经理*审批。采购与验收审批通过后，行政部*按采购流程执行（参考办公用品采购规范），要求供应商提供资产合格证、保修卡及使用说明书。资产到货后，行政专员、使用部门代表、财务部共同验收，核对资产信息与申购单是否一致，测试功能是否正常，填写《固定资产验收单》，三方签字确认。入库与建卡验收合格后，行政专员*将资产信息录入《固定资产台账》（含资产编号、名称、规格型号、采购日期、使用部门、使用人、原值、存放地点、维保期限），并粘贴“资产标签”（标签包含编号及名称）。财务部*根据《验收单》及发票进行资产入账，保证账实、账卡、账账一致。领用与调拨使用部门凭审批通过的《固定资产领用单》至行政部*领用，使用人需签字确认《固定资产保管责任书》，明保证管责任。部间调拨需填写《固定资产调拨单》，经原使用部门、新使用部门及行政部审批后，更新台账信息，同步通知财务部。维护与维修使用人日常负责资产清洁及简单维护（如定期除尘、关闭电源）；出现故障时，及时填写《固定资产维修申请单》，行政部*联系维保方（保修期内联系供应商，保修期外选择定点维修商），维修费用需经审批后报销。盘点与报废行政部*每半年组织一次全面盘点，使用部门配合核对资产实物与台账，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、闲置资产分析原因并提出处理建议。对于损坏无法修复、技术淘汰或维修成本超过重置价值的资产，使用部门提交《固定资产报废申请单》，附技术鉴定意见，经行政部、财务部及总经理*审批后，统一处置（如变卖、回收残值），并核销台账及财务账目。（三）模板示例1.固定资产申购单申购部门申购日期年月日使用人用途□新增□更换□其他：序号资产名称规格型号单位—————-———-——12部门负责人审批行政部审核财务部审批总经理审批2.固定资产台账资产编号资产名称规格型号采购日期使用部门使用人原值（元）存放地点维保期限状态（在用/闲置/维修/报废）（四）特别提醒固定资产严禁私自转借、调拨、拆卸或改装，如需变更用途，需提前向行政部*申请。使用人离职或岗位调动时，需办理资产交接手续，行政部*核对台账无误后方可办理离职/调动流程。维修费用需控制在合理范围内，单次维修超5000元需重新评估维修价值。报废资产残值收入需及时上缴财务部，严禁私自处理或截留。四、访客接待管理规范（一）适用情形适用于客户来访、合作伙伴考察、应聘面试、上级单位检查等各类外部访客的接待工作，旨在规范接待流程、展现公司形象、保障访客与公司人员的安全及沟通效率。（二）操作流程访客预约接待部门*需提前与访客确认到访时间、人数、身份（如客户、应聘者、人员）、到访目的及特殊需求（如翻译、设备支持），填写《访客预约登记表》。如需公司领导陪同，提前3个工作日与领导秘书协调时间；重要访客（如战略客户、领导）需提前1周预约，并报行政部*备案。接待准备行政专员*根据预约信息，提前1个工作日完成以下准备工作：安排会议室（根据人数选择小型洽谈室/大型会议室，调试投影仪、麦克风、视频会议设备等）；准备接待物资（如饮用水、纸巾、公司宣传册、来访登记本、笔）；如需车辆接送，提前安排公务用车并填写《用车申请单》。接待部门*负责准备与访客沟通的相关资料（如项目方案、产品手册、岗位说明），并告知访客交通路线（如地铁、自驾停车信息）。访客接待访客到达时，前台接待人员主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，请问您预约了哪个部门？”），核对《访客预约登记表》信息（姓名、单位、事由），请访客填写《访客登记表》（含证件号码号、联系方式，仅用于备案），发放《访客证》（需佩戴于胸前）。引导访客至会议室，告知休息区位置及卫生间方位；如需等待，提供茶水、杂志等；接待人员提前10分钟到达会议室，检查资料、设备是否到位。陪同与沟通接待人员按约定时间引导访客至洽谈区域，介绍参会人员（先介绍己方职位低者，再介绍职位高者；先介绍主方，再介绍客方）；沟通中注意言行得体，避免泄露公司机密信息（如未公开财务数据、核心技术），重要内容需经部门负责人*确认后再告知；如需参观办公区域，提前规划路线（避开机密区域），安排专人陪同，避免影响员工工作。送别与记录会谈结束后，接待人员送访客至公司门口或电梯口，礼貌道别（“感谢您的来访，期待下次合作”）；如需车辆接送，协助联系司机。行政专员当天内将《访客登记表》《访客预约登记表》整理归档，接待部门填写《访客接待记录表》，记录会谈要点、达成的共识及待跟进事项，同步抄送相关部门。（三）模板示例1.访客预约登记表预约部门预约人联系方式访客姓名单位职务到访日期到访时间时分离开时间预估时分到访人数人访客身份□客户□应聘者□□其他：到访目的特殊需求□无□车辆接送□翻译□设备支持：接待人职务联系方式预约人签字行政部审核2.访客登记表到访日期到访时间时分离开时间时分访客姓名性别单位证件号码号联系方式接待部门接待人访客事由访客证号（四）特别提醒涉密部门（如研发部、财务部）需严格控制访客进入，非必要不安排参观；确需进入的，需经部门负责人及行政部双重审批。前台接待人员需熟悉公司部门架构及员工信息，避免错误引导访客。接访过程中如遇突发情况（如访客身体不适、投诉），立即联系行政部及部门负责人处理，保持冷静礼貌。《访客登记表》信息仅用于内部安全管理，严禁外泄，保管期限为1年。五、办公环境维护规范（一）适用情形适用于公司公共区域（前台、会议室、走廊、茶水间等）及各部门办公区域的环境卫生、设施设备维护、绿植养护等工作，旨在营造整洁、有序、舒适的办公环境，提升员工工作效率。（二）操作流程问题反馈员工发觉办公环境问题（如设施损坏、卫生脏乱、绿植枯萎）时，可通过以下方式反馈：线上：通过公司内部通讯工具提交《办公环境维护申请单》，附问题照片；线下：至行政部填写纸质申请单，或直接联系行政专员。反馈内容需明确具体位置、问题描述（如“3号会议室投影仪无法开机”“茶水间下水道堵塞”）。处理跟进行政专员*收到反馈后，1个工作日内分类处理：设施设备问题（如空调、打印机故障）：联系维修人员，明确到场时间（紧急问题2小时内响应，非紧急问题24小时内响应），跟踪维修进度；卫生问题：安排保洁人员及时清理（公共区域每日清洁1次，办公区域每周清洁2次）；绿植问题：联系养护人员更换枯萎绿植，每周浇水、施肥1次。验收反馈问题处理完成后，行政专员*通知反馈人现场验收，确认问题解决后，在《办公环境维护申请单》上签字确认，并更新《办公环境维护记录表》（含问题描述、处理人、完成时间、验收结果）。定期检查行政部*每月组织一次办公环境全面检查，各部门负责人配合自查，重点检查：卫生情况（桌面整洁、垃圾及时清理、地面无污渍）；设施状态（门窗完好、灯具正常、线路无裸露）；秩序维护（物品摆放整齐、通道畅通、无私人物品堆积）。检查结果纳入部门绩效考核，对不合格部门下达《整改通知书》，限期3个工作日内整改并反馈。（三）模板示例1.办公环境维护申请单申请部门申请人申请日期年月日问题位置□公共区域□办公区域具体区域：会议室3/销售部办公室问题描述（附照片）问题类型□设施设备□卫生□绿植□其他：期望完成时间处理人完成时间验收人申请人签字行政部审核2.办公环境维护记录表序号问题位置问题描述处理人完成时间验收结果□合格□不合格验收人备注12（四）特别提醒员工需保持个人工位整洁，下班前整理桌面物品、关闭电脑及电源，避免堆放与工作无关的私人物品（如食品、衣物）。公共区域物品（如沙发、饮水机）需按指定位置摆放，不得随意移动；茶水间使用后需清理台面、归位餐具。严禁在办公区域吸烟、大声喧哗、饮食刺激性气味食物（如榴莲、螺蛳粉），营造安静文明的办公氛围。行政部*定期更新《办公环境维护标准》，张贴于公共区域，方便员工查阅。六、文件归档管理规范（一）适用情形适用于公司各类具有保存价值的文件资料，包括但不限于行政类文件（制度、通知、会议纪要）、合同类文件、人事类文件（员工档案、考勤记录）、财务类凭证（非涉密）等的分类、整理、归档与借阅管理，保证文件完整、安全、可追溯。（二）操作流程文件分类与编号行政部*制定《公司文件分类标准》，将文件分为一级类目（如行政、人事、财务、业务）和二级类目（如行政类下分制度、会议、接待），每类文件赋予唯一编号（如“XZ-01-2024”表示行政类-制度-2024年）。文件形成部门*在文件生效后1个工作日内，完成初步分类并填写《文件归档清单》（含文件名称、编号、形成日期、密级、页数、归档部门）。整理与装订纸质文件需去除夹子、回形针等金属物，按编号顺序排列，左侧装订（厚度超1cm的需加装封面）；重要文件需复印1份，原件与复印件分开存放。电子文件需按分类建立文件夹，文件名格式为“编号-文件名称-形成日期”，存储于公司指定服务器，定期备份（每周1次），防止数据丢失。归档与登记纸质文件每月末由行政专员*统一收集，核对《文件归档清单》与实物一致后，存入文件柜（文件柜标注类目及年份），并在《文件总台账》中登记。电子文件由行政专员*每月汇总，刻录成光盘或至服务器指定目录，刻录光盘需标注编号、类目及日期，一式两份（一份存档，一份备份）。借阅与归还员工因工作需要借阅文件时，填写《文件借阅申请单》，注明