销售合同审核与审批标准化工具

一、适用业务场景本工具适用于企业销售合同签订前的标准化审核与审批流程，涵盖产品销售、服务提供等各类业务场景。当业务部门与客户达成合作意向、需正式签订销售合同时通过本工具可保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，同时实现跨部门（业务、法务、财务、管理层）协同审核，提高审批效率，避免因合同疏漏导致的法律或财务风险。特别适用于合同金额较大、条款复杂或涉及新业务模式的场景，也可作为日常合同审核的标准化指引。二、标准化操作流程（一）合同发起与材料准备责任主体：业务部门（如销售经理*某）操作内容：根据客户需求拟定销售合同草案，明确合同双方基本信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、标的物名称/规格、数量、单价、总价、履行期限、交付方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款；收集并附上客户资质材料（如营业执照复印件、法人证件号码明、特殊行业许可证等）、订单确认函、previous合作记录（如有）等支撑材料；填写《合同审核审批表》（见第三部分），注明合同编号、预计签订日期、涉及金额等基础信息。输出成果：完整的合同草案+支撑材料+《合同审核审批表》初稿（二）业务部门初审责任主体：业务部门负责人（如销售总监*某）操作内容：审核合同条款与客户需求、订单信息的一致性，保证标的物、数量、价格等核心商务内容准确无误；评估客户履约能力（如历史付款记录、信用状况等），重点关注大额或新客户的风险点；检查合同履行期限、交付节点是否符合公司生产/服务流程，保证可执行性。输出成果：业务部门审核意见（在《合同审核审批表》“业务初审”栏签字确认，注明“同意”“需修改”及具体修改意见）（三）法务部门合规审核责任主体：法务专员/法务经理*某操作内容：审核合同条款的合法性、合规性，重点检查：主体资格：双方是否具备签订合同的法定资质（如涉及特许经营、进出口等特殊业务，需确认许可证有效）；权责条款：双方权利义务是否明确，是否存在“霸王条款”或显失公平的内容；风险条款：违约责任、知识产权归属、保密条款、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否完整且合理；法律术语：专业术语使用是否规范，避免歧义。对发觉的合规问题，与业务部门沟通修改，直至法律风险可控。输出成果：法务审核意见（在《合同审核审批表》“法务审核”栏签字，注明“合规通过”“需修改条款”及具体法律建议）（四）财务部门审核责任主体：财务主管/财务经理*某操作内容：审核合同中的财务相关条款：收款方式：是否明确付款节点、账户信息（需与公司对公账户一致）、预付款比例、尾款支付条件等；税务条款：发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率是否符合税务规定；成本与利润：合同价格是否覆盖成本、符合公司定价策略，利润空间是否合理；付款风险：对于分期付款或长期履约合同，评估客户资金链风险，必要时要求增加担保措施。输出成果：财务审核意见（在《合同审核审批表》“财务审核”栏签字，注明“财务条款可行”“需调整付款方式”等意见）（五）管理层最终审批责任主体：根据合同金额分级审批，如：金额≤10万元：销售总监*某审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总*某审批；金额＞50万元：总经理*某审批（或提交总经理办公会集体审议）。操作内容：综合业务、法务、财务部门的审核意见，从公司整体战略、风险控制、经济效益等维度进行最终决策；对重大合同（如战略客户合作、新市场开拓项目），可组织专项会议审议，保证审批的科学性。输出成果：管理层审批意见（在《合同审核审批表》“最终审批”栏签字，注明“批准签订”“否决”或“附加条件批准”）（六）合同用印与归档责任主体：行政部/综合管理部（如行政专员*某）、业务部门操作内容：审批通过后，业务部门凭《合同审核审批表》原件至行政部申请用印；行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致后，加盖公司合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；用印后，合同文本正本（至少2份，双方各执1份）由业务部门负责送达客户，副本（含审批表、支撑材料）交档案室统一归档，电子版同步存入公司合同管理系统。输出成果：已用印合同正本、归档副本及电子档案三、合同审核审批表模板合同基本信息合同编号（按公司合同编码规则填写，如“XS-2024-X”）合同名称（如“产品销售合同”“服务协议”）甲方（采购方）名称：________________________统一信用代码：_________________乙方（销售方）名称：________________________统一信用代码：_________________合同金额大写：________________________小写：¥______________________合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日标的物/服务内容（简述，如“型号设备100台”“项目实施服务”）拟签订日期____年_月_日业务经办人*某（销售经理）联系方式：（内部办公电话）附：支撑材料清单□合同草案□客户营业执照□订单确认函□资质证明□其他：________审核流程审核意见审核人日期签字业务部门初审□同意□需修改：________________________________________________________*某（销售总监）____年__月__日法务部门审核□合规通过□需修改条款：________________________________________________*某（法务经理）____年__月__日财务部门审核□财务条款可行□需调整：________________________________________________*某（财务经理）____年__月__日管理层最终审批□批准签订□否决□附加条件批准：________________________________________*某（总经理/副总）____年__月__日用印登记用印份数：______正本去向：___________________________________________*某（行政专员）____年__月__日四、使用关键提示信息准确性：合同双方名称、统一社会信用代码、金额等关键信息必须与营业执照、订单等材料一致，避免因信息错误导致合同无效。审核时效：各部门需在收到审核材料后2个工作日内完成审核（重大合同可延长至3个工作日），无正当理由不得拖延，保证合同流程高效推进。条款完整性：严禁出现“未尽事宜双方协商解决”等模糊表述，必须明确约定履行细节、违约责任、争议解决方式等核心条款，避免后续纠纷。用印规范：合同用印前需保证审批流程完整，未经审批或审批未通过的合同一律不得用印；用印后合同文本需与审批表