团队协作会议记录模板与行动计划表

团队协作会议记录模板与行动计划表一、适用场景与价值信息同步：保证参会成员对会议内容、决议理解一致；责任落地：通过行动项跟踪避免任务遗漏；效率提升：减少因会议信息模糊导致的重复沟通；复盘追溯：为后续项目复盘、问题解决提供依据。二、详细使用步骤（一）会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标与主题确定本次会议需解决的核心问题（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”）或达成的目标（如“确定项目第一阶段交付计划”）。提前1-2天发布会议通知，包含主题、时间、地点（或会议）、目标及参会人员名单。准备会议材料与议程根据会议目标梳理议程，明确每个议题的讨论方向、负责人及预计时长（例：议题1：项目进度同步（15分钟，负责人：）；议题2：资源协调讨论（20分钟，负责人：））。提前将议程及相关材料（如数据报表、项目文档）发给参会人员，保证其提前准备。分配记录角色指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，重点记录讨论要点、关键结论及行动项（避免记录流水账，聚焦“谁、做什么、何时完成”）。（二）会中记录：聚焦核心信息填写会议基本信息在“会议基本信息表”中记录会议名称（如“项目周例会-2023年8月第2周”）、时间（精确到分钟，如“2023-08-1014:00-15:30”）、地点（线上会议需填写会议平台，如“腾讯会议”）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。按议程跟踪讨论内容对照议程逐项记录讨论要点：议题背景：简要说明讨论的问题背景（如“客户投诉响应延迟问题近1周新增12起”）；关键观点：记录不同参会人的核心发言（用“提出：需优化客服工单分配机制”“补充：当前人力不足，需临时抽调2名技术支持”）；争议点：标记未达成一致的问题（如“是否需要增加夜班客服：支持vs认为可先通过智能分流缓解”）；决议/结论：明确最终共识（如“决议：本周内由*牵头制定工单优化方案，周五前提交评审”）。提炼行动项并当场确认每个议题讨论结束后，同步提炼行动项，填写至“行动计划跟踪表”，包含：任务描述（具体、可执行，如“制定客户工单分配优化方案”而非“解决工单问题”）；负责人（明确到个人，避免“相关负责人”等模糊表述）；协作人（如涉及跨部门配合，需标注协作人）；起止时间（明确截止日期，如“2023-08-1118:00”）；完成标准（可衡量的验收条件，如“方案包含分配规则、责任人、试运行周期，通过部门负责人评审”）。行动项提炼后，当场与负责人确认，保证无异议。（三）会后整理与跟进：保证闭环管理24小时内完善会议记录记录人根据会议笔记，整理完整会议记录，重点检查：决议与行动项是否准确、无遗漏；关键发言是否客观提炼（避免主观评价）；语言简洁，去除冗余信息（如“大家好”“我觉得”等非必要表述）。分发与确认将会议记录（含行动计划表）在会后24小时内发送给所有参会人员，附上“请确认信息无误，如有需修改请在24小时内反馈”的提示。跟踪行动项进展指定专人（如项目经理或记录人）每周更新“行动计划跟踪表”中的“当前状态”（如“进行中”“已完成”“延期”），对临近截止日期（如提前2天）或延期的任务，及时提醒负责人。在下次会议开始时，优先回顾上次会议行动项完成情况，形成“计划-执行-检查-改进”的闭环。三、模板内容设计（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：项目Q3启动会会议时间2023-08-1014:00-15:30会议地点/形式线下：3楼会议室A/线上：腾讯会议（会议号：*）主持人*记录人*参会人员、、、（共8人）缺席人员及原因*（出差，已同步会议材料）会议目标1.明确Q3项目核心目标与里程碑；2.分解团队任务（二）会议议程与讨论记录表序号议题负责人预计时长讨论内容要点决议/结论1Q3项目核心目标确认*20分钟介绍行业趋势与公司要求；反馈客户调研结果；*提出“用户增长30%”为核心目标决议：Q3核心目标定为“新用户增长30%，产品功能上线2项”2里程碑与任务分解*30分钟展示初步甘特图；提出“需增加技术测试环节”；*反馈市场推广资源不足结论：1.里程碑调整为：8月底完成需求评审（负责），9月底完成开发（负责），10月中旬上线（负责）；2.由协调市场部增加2名推广专员3跨部门协作机制讨论*25分钟提出“每周五下午联合评审会”；建议建立共享文档实时同步进度决议：1.每周五16:00-17:00召开跨部门评审会；2.下周一前由*搭建飞书共享文档库（三）行动计划跟踪表序号任务描述负责人协作人起止时间完成标准资源支持当前状态备注1制定Q3项目详细甘特图*、2023-08-1418:00包含各阶段任务、负责人、起止时间，通过项目经理评审项目管理工具权限进行中需确认测试资源2协调市场部增加推广专员**（市场部负责人）2023-08-1112:00完成2名专员入职，明确负责渠道无已完成3搭建飞书共享文档库**（IT支持）2023-08-1417:00包含项目计划、会议记录、行动项3个模块，设置编辑/查看权限IT支持账号进行中需同步权限名单4客户需求调研报告补充分析*-2023-08-1618:00补充3个重点用户的需求优先级排序，作为功能开发依据用户调研数据未开始等待*提供数据四、使用关键提示记录原则：客观简洁，聚焦结果避免记录个人观点或情绪化表述，重点记录“做了什么决定”“需要做什么事”；复杂讨论可提炼关键词（如“工单分配机制优化”“夜班客服配置”），而非逐字记录。行动项设计：遵循SMART原则S（具体）：任务描述清晰，如“优化登录页加载速度”而非“优化产品体验”；M（可衡量）：完成标准可量化，如“页面加载时间从3秒缩短至1.5秒”；A（可达成）：任务难度与负责人能力匹配，避免不切实际的目标；R（相关性）：行动项需与会议目标直接相关，避免偏离主题的任务；T（时限性）：明确截止日期，避免“尽快完成”等模糊表述。跟进机制：责任到人，定期回顾行动项负责人需主动更新进展，记录人每周汇总状态并在群内同步；对延期任务，负责人需说明原因及调整计划，避免“无反馈”情况。版本管理：避免信息混