采购部待匹配订单跟踪表-企业管理

会计实操文库1/1采购部待匹配订单跟踪表-企业管理跟踪表编号：CG-PM-20XX____（年份+月份+流水号，如CG-PM-20XX1001）统计周期：年__月__日至____年__月__日制表部门：采购部（订单管理岗）制表人：____________制表日期：____年__月__日一、待匹配订单基础信息序号采购订单编号订单签订日期供应商名称采购类别（如原材料/固定资产/办公用品）采购金额（价税合计，元）预计到货日期对应需求来源（如XX部门申请/XX生产任务）需求申请单号初始待匹配原因（可多选）1□供应商未确认订单□需求申请单未补全□价格未最终核定□其他：________2□供应商未确认订单□需求申请单未补全□价格未最终核定□其他：________3□供应商未确认订单□需求申请单未补全□价格未最终核定□其他：________4□供应商未确认订单□需求申请单未补全□价格未最终核定□其他：________二、待匹配订单跟踪明细序号采购订单编号跟踪日期跟踪方式（□电话□邮件□现场沟通□系统留言）跟踪对象（如供应商联系人/需求部门对接人）跟踪结果（详细说明进展）待匹配状态更新（□仍待匹配□部分匹配□已匹配）最新待匹配原因（若仍待匹配，需补充）下一步行动计划计划完成时间责任人（采购部经办人）123跟踪结果填写说明若跟踪对象为供应商：需注明“供应商是否确认订单”“确认时间”“是否存在异议（如交货期调整）”，示例：“20XX年10月12日电话联系供应商张经理，确认订单内容无异议，承诺10月15日前回传盖章版订单”；若跟踪对象为需求部门：需注明“需求申请单是否补全”“补全时间”“是否调整需求（如数量变更）”，示例：“20XX年10月13日收到生产部补全的需求申请单（编号SQ-20XX1013-001），需求数量与采购订单一致”；若价格未核定：需注明“价格核定进展”“预计核定时间”，示例：“20XX年10月14日提交财务部价格审核，预计10月16日反馈审核结果”。三、待匹配订单闭环情况序号采购订单编号最终匹配状态（□已匹配□终止订单□长期待匹配）匹配完成时间/终止原因关联佐证材料（如供应商确认订单扫描件/终止审批单）传递财务部情况（□已按16:00时限传递□待传递，计划传递时间：____）财务部接收反馈（□已接收核对□待反馈）备注（如“终止订单因供应商无法满足交货期，已重新发起采购”）123状态定义说明已匹配：满足以下任一条件即视为匹配完成：①供应商确认订单+需求申请单补全；②价格核定完成+无其他异议；③其他待匹配原因已解决；终止订单：因供应商拒绝合作、需求取消等原因终止采购的，需附《采购订单终止审批单》（经采购部负责人签字）；长期待匹配：超过3个工作日仍未解决待匹配原因的，需在“备注”中说明“长期待匹配理由”及“后续跟踪频率（如每日跟踪1次）”。四、跟踪表审核与归档审核环节审核人审核意见（如“跟踪记录完整，闭环情况清晰”）审核日期采购部订单管理岗初审__________采购部负责人复审__________财务部应付核算岗复核（核对传递情况）__________归档要求本跟踪表需按“统计周期”每周更新1次，每月末整理为《月度待匹配订单跟踪汇总报告》，附所有待匹配订单的佐证材料（如跟踪邮件截图、供应商确认记录）；电子档存储至采购部共享盘（路径：采购部-订单管理-待匹配跟踪-年份-月份），纸质档经审核后归档至采购部档案柜，保管期限≥3年；长期待匹配订单（超过1周）需在每周跨部门沟通会上同步至财务部、需求部门，协调解决阻碍因素。五、附件清单（按需勾选）□供应商未确认订单的沟通记录（如邮件截图、电话录音文字稿）□需求申请单补全过程的往来文件