公司财务报销审批与报销单填写指南

公司财务报销审批与报销单填写指南一、适用情形本指南适用于公司员工因履行工作职责产生的必要支出报销，包括但不限于：差旅支出：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费等；办公支出：购买办公用品、设备耗材、通讯服务等与日常工作相关的费用；业务支出：开展商务洽谈、客户接待、市场调研等活动产生的合理费用；其他经公司认定的因公支出：如培训费、快递费、车辆使用费等。注：所有支出需符合公司财务制度及预算管理要求，非工作性质或超范围支出不予报销。二、报销流程详解第一步：填写报销单获取公司统一印制的《费用报销单》（可通过OA系统或至行政部领取），使用黑色签字笔或钢笔填写，保证字迹清晰、无涂改；填写基本信息：报销人姓名、所属部门、员工编号；报销日期（填写提交单据的日期）；费用所属期间（如费用发生跨月，需注明最早及最晚日期）；报销事由（简明扼要说明费用用途，如“XX项目差旅费”“XX部门办公用品采购”）；填写费用明细：按费用类别逐项填写，每项需注明“费用名称”“发生日期”“金额”“数量及单位”“备注”（如交通需注明起止地，住宿需注明入住天数及房型）；计算报销总额：将各项费用金额汇总，填写“报销金额大写”（如“壹仟贰佰元整”）及“小写”（如“¥1200.00”），保证大小写一致；报销人签字：确认所有信息无误后，在“报销人签字”处亲笔签名。第二步：粘贴相关凭证整理费用原始凭证：保证所有凭证真实、合法、有效，凭证抬头需为公司全称，凭证内容与报销事由一致；粘贴规范：使用凭证粘贴单（附后）将原始凭证按类别整齐粘贴，左上角对齐，凭证间不重叠，保证金额、日期等关键信息清晰可见；凭证清单：如凭证较多，需另附《费用凭证清单》，注明凭证编号、金额、用途，与报销单一并提交。第三步：部门负责人审核将填写完整的报销单及凭证提交至部门负责人；部门负责人审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后在“部门负责人审核”处签字；若费用涉及项目预算，需同步附上项目立项批复或预算审批单。第四步：财务部门复核部门审核通过后，将报销单及凭证提交至财务部；财务人员复核以下内容：报销单填写是否完整、规范，大小写金额是否一致；原始凭证是否合规（如抬头、印章、日期等要素是否齐全）；费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准等）；审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全）；复核通过后，财务人员在“财务审核”处签字；若发觉问题，注明退回理由并交由报销人修改。第五步：领导审批根据报销金额及公司授权制度，提交至相应层级领导审批：金额在5000元（含）以下：由部门负责人及分管领导审批；金额在5000-20000元（含）：由部门负责人、分管领导及总经理审批；金额超过20000元：需提交总经理办公会集体审批；领导确认费用必要性及合规性后，在对应审批栏签字。第六步：报销入账审批完成后，财务部在3个工作日内完成账务处理；报销款项通过银行转账方式支付至员工工资卡，到账时间以银行实际到账为准（一般1-3个工作日）；员工可通过OA系统查询报销进度，如有疑问可联系财务部。三、报销单模板示例公司费用报销单基本信息报销人员工姓名所属部门部门名称员工编号编号报销日期年年月日费用所属期间年年月日至年年月日报销事由（简述费用用途）费用明细序号费用名称———————-1交通费2住宿费3办公用品费……合计报销金额大写：*仟佰拾万仟佰拾元角分审批签字部门负责人审核签字：_____________财务审核签字：_____________分管领导审批签字：_____________总经理审批签字：_____________其他信息报销人签字签字：_____________提交日期年年月日财务入账日期年年月日四、重要提示凭证合规性：原始凭证需为正规票据，抬头、公章、日期等要素齐全，复印件、手写收据（除特殊规定外）不予报销；填写规范性：报销单及凭证清单需逐项填写，不得漏填、错填，费用明细需与原始凭证一一对应；审批时效：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明并经总经理审批；标准执行：差旅、招待等费用需严格按公司《费用管理办法》执行，超标准部分由个人承担；禁止行为：严禁虚报、冒领、重复报销费用，严禁伪造、变造凭证，一经查实将按公司规定处理；特殊情况：如遇紧急支出无法提前审批，需提前向部门负责人