业务合同审核与审批标准化流程

业务合同审核与审批标准化流程工具指南一、适用业务范围与对象本流程适用于企业各类业务合同的审核与审批管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等。参与对象包括业务部门发起人、部门负责人、法务专员、财务专员、分管负责人及最终审批人（如总经理/分管副总），保证合同签订前各环节风险可控、权责清晰。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与资料准备发起主体：业务部门经办人（*）根据业务需求，作为合同发起人。核心动作：确认合作方主体资格，收集并核对合作方营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）等资质文件；拟定合同文本，明确合作内容、双方权利义务、履行期限、金额及支付方式、违约责任、争议解决等核心条款；填写《合同审批申请表》（见模板1），注明合同名称、编号、合作方信息、合同金额、预计签订日期等基础信息，并附合同草案及合作方资质材料。输出成果：完整的合同草案、《合同审批申请表》、合作方资质材料包。（二）业务部门初审审核主体：业务部门负责人（*）。审核重点：业务真实性：合同内容是否符合公司业务发展规划，是否具备实际履行的必要性；商务条款合理性：合作方选择是否符合公司采购/销售政策，价格、付款周期等商务条款是否在预算范围内且符合行业惯例；履约可行性：公司是否具备履行合同所需的资源（人力、物力、财力），履约期限是否合理；资料完整性：合同草案核心条款是否完整，合作方资质材料是否齐全有效。处理方式：审核通过：在《合同审批申请表》“业务部门意见”栏签字确认，流转至法务部门；审核不通过：退回经办人修改，注明修改意见，修改后重新发起。时限要求：收到申请后1个工作日内完成初审。（三）法务合规审核审核主体：法务专员（*）。审核重点：主体合法性：合作方是否为依法设立并有效存续的企业，经营范围是否符合合同内容，授权委托手续是否完备；条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；权责对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰；风险点排查：是否存在格式条款陷阱、知识产权侵权风险、保密条款缺失等潜在法律风险。处理方式：审核通过：在《合同审批申请表》“法务部门意见”栏签字确认，流转至财务部门；审核不通过：出具《合同审核意见书》（见模板2），列明具体法律风险及修改建议，退回业务部门调整，调整后重新提交法务审核。时限要求：收到申请后2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日，需提前告知业务部门）。（四）财务合规审核审核主体：财务专员（）/财务经理（）。审核重点：金额准确性：合同金额是否与报价单、预算一致，大额合同需附成本测算依据；支付条款合理性：付款节点、比例、方式是否符合公司财务制度，是否与履约进度匹配，预付款、质保金等约定是否合理；税费承担：税费计算方式及承担主体是否符合税法规定，是否存在税务风险；资金安排：合同履行是否影响公司现金流，是否需要专项预算审批。处理方式：审核通过：在《合同审批申请表》“财务部门意见”栏签字确认，流转至最终审批人；审核不通过：退回业务部门，说明财务风险（如支付方式不合理导致资金占用）及修改建议，调整后重新提交财务审核。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。（五）最终审批审批主体：根据合同金额及类型确定，如：金额≤10万元：分管业务负责人（*）；10万元＜金额≤50万元：分管业务负责人+总经理（*）；金额＞50万元：总经理办公会集体审议。审批重点：合同整体风险：综合业务、法务、财务审核意见，评估合同是否符合公司战略利益，潜在风险是否可控；权限匹配：审批人是否在自身审批权限范围内，超权限合同是否按流程报上级审批。处理方式：审批通过：在《合同审批申请表》“最终审批意见”栏签字确认，审批流程结束；审批不通过：签署书面意见退回业务部门，合同终止或重新修订后按流程重新审批。时限要求：收到申请后1-3个工作日内完成（集体审议需提前2个工作日会议通知）。（六）用印与签订执行主体：行政部（）/综合管理部（）负责用印，业务部门经办人负责签订。核心动作：业务经办人凭最终审批完成的《合同审批申请表》及合同文本，到行政部申请用印；行政部核对审批手续是否齐全，合同文本与审批内容是否一致，无误后加盖合同专用章/公章（严禁空白合同用印）；用印后，业务部门与合作方正式签订合同，双方各执正本一份，复印件抄送法务、财务部门存档。（七）合同归档与履约跟踪归档主体：业务部门经办人、法务专员。归档要求：合同签订后3个工作日内，业务部门将合同正本、审批流程表、合作方资质材料等整理成册，提交法务部门统一归档；法务部门建立《合同台账》（见模板3），记录合同名称、编号、签订日期、金额、履行期限、责任人等信息，保证可追溯。履约跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，及时向法务、财务部门反馈履约异常情况（如对方违约、不可抗力等）；合同到期前1个月，业务部门启动续签或终止评估，按原流程办理审批手续。三、关键流程模板与表单模板1：合同审批申请表合同名称合同编号合作方名称合作方统一社会信用代码合同金额（大写）合同金额（小写）￥合同类型□采购□销售□服务□合作开发□其他履行期限自年月日至年月日业务部门经办人业务部门负责人意见法务部门审核意见财务部门审核意见最终审批意见备注模板2：合同审核意见书合同名称合同编号审核部门法务部审核人审核日期年月日主要审核意见（可附页）修改建议业务部门确认已修改□未修改（原因：）确认人确认日期年月日模板3：合同台账序号合同名称合同编号合作方合同金额签订日期履行期限责任部门履行状态备注1□正常□异常□已完成2四、执行过程中的关键管控点（一）资料真实性把控业务部门需对合作方资质材料的真实性、有效性负责，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实合作方工商信息，避免与无资质主体签约。（二）审核时限管理各审核部门需在规定时限内完成审核，因特殊情况需延期的，需提前1个工作日通知发起部门并说明原因，避免流程延误影响业务进度。（三）跨部门沟通机制对审核意见存在分歧的，由发起部门组织业务、法务、财务部门召开沟通会，达成一致意见后继续流程；无法达成一致的，报分管负责人协调解决。（四）用印风险控制严禁在未完成审批流程的合同文本上用印，严禁擅自修改已审批合同的核心条款（如金额、履行期限、违约责任等），确需变更的需重新履行审批手续。（五）合同履约监控业务部门需定期向法