行政文件归档与文档管理手册

行政文件归档与文档管理手册一、手册适用场景与价值本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政管理部门，旨在规范行政文件从产生到归档的全流程管理。具体场景包括：日常办公文件处理：如会议纪要、通知公告、工作请示与批复等；专项事务文件管理：如合同协议、项目资料、人事档案、资产凭证等；历史文件追溯与利用：为审计检查、决策参考、纠纷处理等提供文件支持；合规与风险防控：保证文件管理符合《档案法》《企业内部控制基本规范》等法规要求，避免因文件丢失、混乱导致的管理风险。通过标准化管理，实现文件“分类清晰、存放有序、检索便捷、安全可控”，提升行政工作效率，保障组织运营合规性。二、文件归档全流程操作指引（一）文件分类与编号操作目标：通过统一分类和编号，保证文件系统性，便于后续管理。1.文件分类标准按文件性质和来源划分为以下大类（可根据组织规模调整）：A类：综合管理文件：包括行政制度、会议纪要、工作计划与总结、通知公告等；B类：人事管理文件：包括员工入职/离职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核等；C类：财务管理文件：包括财务凭证（如报销单、付款申请）、预算报表、审计报告等；D类：合同协议文件：包括各类业务合同、补充协议、评审记录等；E类：项目管理文件：包括项目立项书、进度报告、验收报告、成果资料等；F类：资产管理文件：包括固定资产采购凭证、登记表、维修记录、报废申请等；G类：特殊载体文件：包括电子档案（如扫描件、数据库文件）、声像资料（如照片、录音录像）等。2.文件编号规则采用“分类代码-部门代码-年份-流水号”格式，示例：A类文件：A-XZ-2024-001（A=综合管理，XZ=行政部，2024=年份，001=流水号）；B类文件：B-RL-2024-015（B=人事管理，RL=人力资源部，2024=年份，015=流水号）。说明：部门代码用部门名称拼音首字母（如财务部“CW”，项目部“XM”），流水号按自然年度从001开始连续编制，跨年重新编号。（二）文件收集与初步整理操作目标：保证应归档文件完整、及时收集，避免遗漏。1.收集范围各部门在处理日常及专项工作中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件（如邮件附件、OA系统审批记录）；外部单位发来的需要办理或留存的重要文件（如上级通知、合作方函件）；会议中形成的正式材料（如议程、签到表、决议文件）。2.初步整理步骤筛选：区分“归档文件”与“临时文件”，仅对具有长期保存价值的文件进行归档（如临时通知、草稿文件无最终审批签字的可不归档）；排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，同一文件的正件与附件、批复与请示应合并整理；检查：核对文件是否齐全（如合同需包含双方签字页、附件），字迹是否清晰，重要文件是否有电子备份。（三）文件审核与确认操作目标：保证文件内容真实、合规，归档责任明确。1.审核责任主体部门负责人：审核文件内容的完整性、业务合规性；行政部档案管理员：审核文件分类、编号是否符合本手册要求，手续是否齐全（如签字、盖章）。2.审核要点文件是否为最终版本（如会议纪需经会议主持人签字确认，合同需经法务及负责人审批）；分类与编号是否准确（如是否误将人事文件归入综合管理类）；电子文件与纸质文件是否一致（如扫描件是否清晰、无缺页）。3.问题处理若文件内容不完整或手续不全，退回原部门补充完善，并记录退回原因及时间；若分类或编号有误，档案管理员指导部门更正，并更新台账。（四）文件登记与录入操作目标：通过台账记录和系统录入，实现文件“账物相符”，便于检索。1.纸质文件登记使用《文件归档登记表》（详见模板一），逐项填写以下信息：文件编号、名称、分类、形成日期、页数、密级（如公开、内部秘密、机密）；归档部门、经办人、审核人、归档日期、存放位置（如档案柜-第1排-第3层）；备注（如是否含电子附件、特殊保存要求）。2.电子文件录入将电子文件存储于组织指定的服务器或云端档案管理系统（如OA系统档案模块），按编号规则命名文件（如“A-XZ-2024-001_2024年第一季度工作会议纪要.pdf”）；在系统中录入与纸质登记表一致的关键信息，并关联电子文件路径，支持按“文件名”“分类部门”“形成日期”等字段检索。（五）文件归档存储操作目标：保证文件存放安全，符合物理环境和数字化管理要求。1.纸质文件存储档案柜管理：使用专用铁皮档案柜，按“分类-年份-流水号”顺序存放，档案柜外张贴标签（如“A类综合管理-2024年”）；环境要求：档案室保持干燥（湿度40%-60%）、通风、避光，温度控制在14-24℃，配备防火、防虫、防盗设施；特殊文件处理：涉密文件单独存放于密码柜，由专人管理；珍贵文件（如历史合同）可使用无酸档案盒封装。2.电子文件存储备份要求：电子文件需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质包括移动硬盘、云端存储（需加密），异地备份保存；权限管理：设置不同查阅权限（如普通员工仅可查阅本部门文件，管理员可全权管理），避免非授权修改或删除；格式规范：电子文件优先采用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，图像扫描分辨率不低于300DPI，保证长期可读。（六）文件借阅与归还操作目标：规范文件借阅流程，防止文件丢失、损坏或泄露。1.借阅权限内部员工因工作需要借阅文件，需经所在部门负责人同意；涉密文件借阅需经分管领导审批，仅限在档案室查阅，不得带出；外部单位借阅文件需持单位介绍信，经行政部负责人及法务部门审批。2.借阅流程借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明文件编号、名称、借阅事由、归还日期；档案管理员审核通过后，登记借阅信息，将文件交予借阅人（涉密文件需全程监督查阅）；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请，续借不超过3天。3.归还检查借阅人归还文件时，档案管理员检查文件是否完好、有无缺页，确认无误后更新台账；若文件损坏或丢失，借阅人需书面说明情况，按组织规定承担责任（如赔偿、通报批评）。（七）文件定期清理与销毁操作目标：对超期或无保存价值的文件进行规范清理，优化存储空间。1.清理周期每年12月，由行政部牵头，组织各部门对当年归档文件进行鉴定；对已超过保管期限（如保管期限参考模板三）、失去保存价值的文件，提出销毁建议。2.销毁流程鉴定审批：部门负责人确认文件无保存价值，行政部负责人审核，报分管领导审批；登记造册：对拟销毁文件编制《文件销毁清单》（详见模板四），注明文件编号、名称、数量、销毁原因、审批人；监销执行：由2名以上人员（含档案管理员、部门代表）共同监销，采用粉碎、焚烧等方式销毁，保证信息无法恢复；记录存档：《文件销毁清单》需由监销人签字，保存2年后方可销毁。三、标准化管理工具模板模板一：文件归档登记表文件编号文件名称分类形成日期页数密级归档部门经办人审核人归档日期存放位置备注A-XZ-2024-0012024年第一季度工作会议纪要A类2024-03-155内部行政部*文员*经理2024-03-20档案柜-1排-3层含电子附件B-RL-2024-015员工劳动合同汇总表（2024年新签）B类2024-02-2812内部人力资源部*专员*总监2024-03-01档案柜-2排-1层无模板二：文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期文件编号文件名称借阅事由部门负责人签字审批人档案管理员签字备注*张三市场部2024-04-102024-04-15D-XM-2023-0282023年XX项目合作协议项目审计需查阅*李四（签字）*王五*赵六（签字）无模板三：文件保管期限参考表文件分类保管期限说明综合管理-会议纪要10年含重要决策、需长期追溯的会议内容人事管理-劳动合同合同终止后10年法律规定的劳动争议追溯期财务管理-凭证类30年按会计档案管理规定执行合同协议-业务合同合同终止后15年含知识产权、纠纷处理相关依据项目管理-验收报告项目结束后10年用于项目成果追溯、后续维护参考模板四：文件销毁清单序号文件编号文件名称数量（页/份）分类销毁原因审批人监销人销毁日期备注1A-XZ-2020-0052020年年度工作总结草稿10A类保管期限已过，无保存价值*王五赵六、钱七2024-03-25无2C-CW-2019-1202019年差旅费报销单（已审计）50C类保管期限已过，财务确认可销*孙八赵六、周九2024-03-25无四、关键管理要点与风险提示（一）文件完整性管理文件归档时需保证“正件+附件+审批手续”齐全，如合同需包含对方资质文件、审批单，避免因材料缺失影响法律效力；电子文件需与纸质文件同步归档，严禁仅保存单一版本（如仅存电子档无纸质备份，或反之）。（二）保密与安全管理涉密文件（如未公开的商业合同、高管薪酬信息）需标注密级，限制查阅权限，存储于密码柜或加密系统；档案室严禁吸烟、存放易燃物品，定期检查消防设施（如灭火器有效期），保证物理环境安全；电子文件传输需通过加密渠道（如企业内部VPN），避免使用公共邮箱、等工具发送敏感文件。（三）及时性管理文件应在形成后1个月内完成归档，不得积压（如会议纪要在会议结束后5个工作日内整理并归档）；借阅文件需按时归还，若需延长使用，提前办理续借手续，避免长期占用影响他人查阅。（四）规范性管理严禁在归档文件上随意涂改、勾画（如需修改，需在复印件上标注，原件保持原貌）；档案管理员需定期（每季度）检查文件存放情况，查看是否有受潮