采购与供应商管理手册工具

采购与供应商管理手册工具一、适用工作场景本工具适用于企业采购部门、供应链管理部门及相关业务单元，在以下场景中可系统化规范供应商管理工作：新供应商引入场景：企业新产品开发、新项目启动或现有品类采购策略调整时，需通过标准化流程筛选、评估并确定合格供应商；现有供应商管理场景：日常采购执行中，对供应商的合作质量、交付效率、成本控制等进行跟踪与优化，保证供应链稳定性；供应商绩效复盘场景：定期（如季度/年度）对供应商整体表现进行量化评估，识别优势供应商与改进对象，制定针对性优化策略；供应链风险防控场景：通过供应商资质动态审核、履约风险监测等机制，提前识别并应对供应商可能出现的合规风险、交付风险等；跨部门协同场景：需求部门、采购部门、财务部门、质量部门等通过统一工具实现供应商信息的共享与协同，提升管理效率。二、核心流程操作步骤（一）供应商准入管理流程目标：规范新供应商引入标准，保证合作供应商具备合法资质与履约能力。步骤操作内容责任部门/岗位输出成果1.需求提出业务部门根据项目/生产需求，明确采购物料/服务的规格、技术标准、数量、交付周期等要求，填写《供应商引入申请表》业务部门负责人《供应商引入申请表》2.供应商寻源采购部门通过公开招标、定向邀请、行业推荐等方式收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商清单》采购专员《潜在供应商清单》3.资质审核采购部门联合质量、法务部门审核供应商资质文件（如营业执照、行业许可证、质量体系认证、同类项目合作案例等），验证其合法性与合规性采购专员、质量工程师、法务专员《供应商资质审核记录表》4.现场考察（如需）对关键物料/服务的供应商，组织跨部门小组进行现场考察，重点关注生产设备、工艺流程、质量控制、仓储管理等能力采购经理、质量工程师、业务代表《供应商现场考察报告》5.商务谈判采购部门与资质合格的供应商进行商务谈判，明确价格、付款条件、交货方式、违约责任等条款，形成《商务谈判记录》采购经理、财务专员《商务谈判记录》6.准入审批采购部门汇总上述资料，提交供应商管理委员会评审，通过后纳入《合格供应商名录》供应商管理委员会《合格供应商名录》更新（二）采购执行与订单管理流程目标：规范采购订单下达、跟踪与验收流程，保证采购物料/服务按时、按质、按量交付。步骤操作内容责任部门/岗位输出成果1.订单创建采购专员根据《合格供应商名录》及需求部门《采购需求单》，在系统中创建采购订单，明确物料编码、名称、规格、数量、单价、交付日期、交付地点等信息，经需求部门确认后发出采购专员、需求部门负责人《采购订单》2.订单跟踪采购专员主动跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况、物流安排，对可能延迟的订单及时预警并协调解决采购专员《采购订单跟踪表》3.交付验收需求部门或质检部门根据采购订单及验收标准，对到货物料/服务进行数量清点、质量检验，填写《到货验收单》，验收合格后办理入库质检员、仓库管理员、需求部门代表《到货验收单》4.异常处理若验收不合格，由采购专员通知供应商限期整改或退货，根据合同条款追究违约责任，同步更新《采购异常记录表》采购专员、质量工程师《采购异常记录表》（三）供应商绩效评估与优化流程目标：量化供应商表现，识别优势与改进空间，推动供应商持续优化。步骤|操作内容|责任部门/岗位|输出成果||——|———-|—————-|———-||

|1.评估周期确定|根据供应商合作重要性及物料特性，设定月度/季度/年度评估周期（如战略供应商季度评估，普通供应商年度评估）|采购经理|《供应商评估周期表》|

|2.数据收集|采购专员从采购订单系统、质量管理系统、财务系统等收集供应商在评估周期内的交付准时率、合格率、服务响应速度、价格竞争力等数据|采购专员、质量工程师、财务专员|《供应商绩效数据表》|

|3.绩效评分|采购部门组织跨部门评审会，依据《供应商评估打分表》（见模板三）对供应商进行量化评分，评分维度包括质量、交付、成本、服务、合规性等|采购经理、质量工程师、业务代表、财务专员|《供应商绩效评分表》|

|4.结果应用|根据评分结果对供应商进行分级（如A级-优秀、B级-合格、C级-待改进、D级-淘汰），A级供应商优先获得订单份额及合作机会，C级供应商制定《供应商改进计划》，D级供应商启动退出流程|采购经理、供应商管理委员会|《供应商分级结果及改进计划》|（四）供应商退出管理流程目标：规范不合格供应商的清退流程，保证供应链平稳过渡。步骤操作内容责任部门/岗位输出成果1.退出触发供应商出现以下情况时触发退出机制：连续两次评估为D级、重大违约（如交付假冒伪劣产品）、破产/注销、严重违反合规要求等采购经理《供应商退出触发条件说明》2.退出通知采购部门向供应商发出《供应商退出通知函》，明确退出原因、最终合作截止日期、未完成订单处理方案及资产清算要求采购经理《供应商退出通知函》3.过渡期管理双方在过渡期内完成未交付订单的执行、应收账款结算、技术资料交接等工作，采购部门同步启动新供应商替代方案采购专员、财务专员、业务代表《供应商过渡期工作清单》4.档案归档采购部门整理供应商合作期间的所有文件（合同、评估记录、异常处理记录等），归档至供应商信息库，标注“已退出”状态采购专员《供应商档案（已退出）》三、常用管理工具模板模板一：供应商基本信息表适用范围：供应商准入时记录基础信息，纳入《合格供应商名录》字段名称填写内容供应商全称XX科技有限公司统一社会信用代码91110108XXXXXXXXXX注册地址北京市海淀区XX路XX号联系人*经理联系方式010-XXXXXXXX（仅填写座机）主营业务电子元器件研发、生产、销售资质证书ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证（附证书编号）合作历史2022年至今为A项目提供PCB板，累计交付金额500万元银行账户信息开户行：中国工商银行XX支行；账号：XXXXXXXXXXXXXXX模板二：供应商评估打分表适用范围：供应商绩效评估时量化评分，总分100分评估维度权重评分标准得分质量表现30%产品合格率≥99.5%得30分，98%-99.5%得20分，＜98%得0分25交付准时率25%按时交付率100%得25分，95%-99%得20分，＜95%得0分22成本竞争力20%价格低于市场平均5%以上得20分，与市场持平得15分，高于市场得10分15服务响应15%2小时内响应问题得15分，4小时内响应得10分，＞4小时得5分12合规性10%无违规记录得10分，出现轻微违规（如文件延迟）得5分，重大违规得0分10总分100%——84评级结果B级（合格：80-89分）改进建议：提升产品合格率至99.5%以上，加强交付过程跟踪模板三：采购订单跟踪表适用范围：采购执行过程中跟踪订单状态订单编号供应商名称物料名称/规格订单数量下单日期计划交付日期实际交付日期验收状态异常记录责任人PO202405001XX科技PCB板（规格A）1000片2024-05-012024-05-202024-05-18合格无*专员PO202405002XX材料包装箱（尺寸B）500个2024-05-032024-05-252024-05-28待验延迟3天，已协调供应商优先发货*专员模板四：供应商整改通知单适用范围：针对供应商绩效问题发出整改要求供应商名称XX科技通知编号ZG202405001问题描述2024年Q2交付准时率85%，低于目标值95%，主要原因为生产计划安排不合理，导致3批订单延迟整改要求1.提交《生产计划优化方案》，明确产能提升措施；2.建立订单优先级管理机制，保证紧急订单按时交付；3.每周五提交下周生产进度报告整改期限自收到通知单之日起15个工作日内（2024-06-10前）完成整改并提交验证材料验证方式采购部门联合质量部门现场核查生产计划执行情况，审核进度报告后续措施若未按期整改或整改后仍不达标，将启动供应商降级或退出流程发出部门采购部发出日期2024-05-20供应商确认经办人：__________日期：__________（供应商盖章）四、关键注意事项（一）资质审核合规性供应商资质文件需核查原件与复印件一致性，保证在有效期内，避免使用过期或伪造证书；对涉及安全生产、特殊行业的供应商，需验证其行业准入许可（如医疗器械生产许可证、食品经营许可证等）；法务部门需审核供应商的合规声明，包括无重大诉讼、无商业贿赂记录等，规避合作风险。（二）评估指标客观性评估指标需与采购目标对齐（如质量优先类产品提高质量维度权重，成本敏感类产品提高成本维度权重）；评分标准需量化、可执行（如“交付准时率”以系统记录的实际交付时间为准，避免主观判断）；跨部门参与评估，保证质量、业务、财务等维度视角全面，避免单一部门bias。（三）合同条款严谨性合同需明确双方权利义务、标的物规格、交付与验收标准、付款方式、违约责任、保密条款、知识产权保护等核心内容；关键条款（如违约金计算方式、争议解决方式）需经法务部门审核，避免模糊表述；合同签订前需与供应商确认所有条款，保证双方理解一致，留存书面确认记录。（四）数据动态管理建立“一供应商一档案”，及时更新供应商资质、评估结果、合作历史等信息，保证数据准确性；对供应商关键信息变更（如法人、注册地址、银行账户），需要