2026年交通设备公司智能会议室预约调度管理制度

2026年交通设备公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条为规范公司智能会议室的预约、调度和使用管理，提高会议室使用效率和服务质量，保障公司会议活动有序开展，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有智能会议室的预约申请、审核批准、调度安排、使用管理等相关活动。第三条智能会议室管理遵循"统筹规划、合理分配、高效利用、公平公正"的原则，优先保障公司重要会议和活动的使用需求。第二章组织机构与职责第四条公司行政部门是智能会议室管理的归口部门，具体职责如下：负责制定和完善智能会议室管理相关制度和流程；负责会议室的日常维护、设备检修和环境管理；负责会议室预约申请的审核、调度安排和使用监督；负责会议室使用数据的统计分析和管理优化。第五条各部门应指定专人负责本部门会议室预约申请的统一管理和协调工作，确保本部门预约申请的真实性、合理性和规范性。第三章预约管理第六条会议室预约实行提前申请制度，申请人应至少提前[XX]个工作日通过公司指定的预约系统提交预约申请。第七条预约申请应包括以下内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议人数、会议内容、所需设备和服务等。第八条行政部门收到预约申请后，应在[XX]个工作日内进行审核。审核通过的，予以确认并安排会议室；审核不通过的，应及时通知申请人并说明理由。第九条同一会议室在同一时间段内只能接受一次预约申请。如遇预约冲突，行政部门应按照"先申请先安排、重要会议优先安排"的原则进行协调。第十条会议室预约成功后，申请人如需变更会议时间或取消预约，应至少提前[XX]个工作日通过预约系统提交变更或取消申请，并经行政部门审核确认。第四章调度管理第十一条行政部门应根据会议室的容量、设备配置和使用需求，合理制定会议室调度计划，确保会议室资源得到充分利用。第十二条会议室调度应遵循以下原则：优先保障公司重要会议和活动的使用需求；兼顾各部门的使用需求，避免会议室资源闲置；根据会议规模和内容合理安排会议室，提高会议室使用效率。第十三条行政部门应建立会议室调度台账，对会议室的使用情况进行实时跟踪和管理。调度台账应包括会议室名称、使用日期、使用时间、使用部门、会议名称、会议人数等信息。第十四条如遇特殊情况需要临时调整会议室调度计划，行政部门应及时通知相关部门和人员，并做好协调工作。第五章使用管理第十五条会议室使用人应严格按照预约时间使用会议室，不得擅自延长使用时间。如确需延长，应提前向行政部门申请并经批准。第十六条会议室使用人应爱护会议室设备和设施，保持会议室环境整洁。使用过程中如发现设备故障或其他问题，应及时通知行政部门处理。第十七条会议室使用人应遵守会议室使用规定，不得在会议室进行与会议无关的活动，不得损坏会议室设备和设施，不得影响其他部门的正常工作。第十八条会议室使用完毕后，使用人应及时清理会议室，关闭电源、空调、门窗等，确保会议室安全。第六章监督检查与责任追究第十九条行政部门应定期对会议室的使用情况进行监督检查，发现问题及时整改。第二十条对违反本制度规定，擅自占用会议室、损坏会议室设备和设施、影响会议室正常使用的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。第二十一条行政部门工作人员在会议室管理工作中应认真履行职责，严格审核预约申请，合理安排会议室调度。对工