企业办公文件归档管理模板

企业日常办公文件归档管理模板一、适用场景与范围二、文件归档管理操作流程（一）文件收集：明确责任与范围收集责任划分各部门指定专人（如“部门文员*”）作为本部门文件收集责任人，负责本部门日常办公文件的初步整理与汇总。行政部统筹全局，每月末向各部门收集归档文件，保证无遗漏。收集文件范围行政类：通知、公告、工作计划、总结、会议纪要、办公制度等；人事类：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职证明等；项目类：项目立项报告、进度计划、会议记录、验收报告、成果总结等；合同类：业务合同、协议、补充函、审批单等（需注明正本/副本）；其他：领导批示件、重要往来函件、具有保存价值的电子文档（需打印纸质版或标注电子路径）。收集时间要求日常文件：每月最后3个工作日内完成本月文件收集；专项文件（如项目文件、合同）：文件办理完毕后2个工作日内提交至行政部；年度文件：次年第一个月内完成上一年度所有文件的汇总归档。（二）文件分类：建立科学分类体系一级分类：按部门划分根据企业部门设置，将文件分为“行政部”“人事部”“财务部”“市场部”“项目一部”等（一级分类名称需与企业实际部门一致）。二级分类：按文件类型划分每个一级分类下，按文件性质设置二级分类，例如：行政部：综合管理、会议管理、后勤保障、制度规范；人事部：招聘录用、培训发展、薪酬绩效、员工关系；项目部：立项管理、进度管理、质量管理、验收结算。三级分类：按年度或项目划分二级分类下，可按年度（如“2023年”“2024年”）或具体项目名称（如“产品推广项目”“客户合作项目”）进行三级细分，保证文件时间线索清晰。（三）文件编号：统一规则，避免重复编号规则采用“部门代码-二级分类代码-年度-流水号”格式，例如：部门代码：行政部（XZ）、人事部（RS）、项目部（XM）；二级分类代码：综合管理（ZH）、会议管理（HY）、招聘录用（ZP）；年度：后两位数字，如2023年（23）；流水号：三位数，从001开始，按文件提交顺序递增。编号示例行政部2024年综合管理类第5份文件：XZ-ZH-24-005；项目一部2023年项目进度管理类第12份文件：XM–23-012。编号标注编号需打印或手写于文件首页右上角，电子文件需在文件名中体现编号（如“XZ-ZH-24-005_2024年年度工作总结.docx”）。（四）文件归档：规范存放与登记纸质文件归档整理：对收集的纸质文件进行排序（按编号升序）、去除钉书针等金属物，对破损文件进行修补，加装统一规格的档案袋或文件夹。标签：档案袋封面标注“一级分类-二级分类-年度-文件数量”（如“行政部-综合管理-2024年-共15份”），袋内附《文件归档登记表》（见模板）。存放：按“一级分类-二级分类-年度”顺序存入专用档案柜，档案柜外张贴分类标签（如“行政部-综合管理”），标注存放区域（如“A区-3柜”）。电子文件归档存储路径：企业服务器或指定云端存储路径按“一级分类/二级分类/年度/文件编号+文件名”格式建立文件夹（如“行政部/综合管理/2024/XZ-ZH-24-005_2024年年度工作总结.docx”）。格式要求：电子文件优先保存为PDF格式（保证不可编辑），若需保留可编辑版本，需同时保存原始格式（如Word、Excel），并在文件名中标注版本（如“_V1.0_可编辑”）。备份：电子文件需每月刻录光盘或异地备份，防止数据丢失。登记备案无论纸质还是电子文件，均需在《文件归档登记表》中详细记录文件名称、编号、分类、形成部门、责任人、归档日期、存放位置（或电子路径）、保管期限等信息，保证“账实相符”。（五）文件保管与借阅：规范流转，保证安全保管责任行政部设专职档案管理员（如“档案管理员*”），负责档案柜钥匙管理、定期检查档案完整性（每季度一次）、温湿度控制（档案室温度14-24℃，湿度45-60%）。电子文件由IT部指定专人（如“系统运维*”）负责服务器权限管理，定期检查数据备份状态。借阅流程申请：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门经理*审批后提交至行政部。登记：档案管理员核对申请表与实物文件，确认无误后登记《文件借阅登记表》（借阅人、借阅时间、归还时间、经手人），方可借出。归还：借阅人需在借阅期限内归还文件，档案管理员检查文件完整性（无涂改、无缺失），确认后登记归还时间；若需续借，需提前1天重新申请。保密要求涉密文件（如未公开合同、薪酬数据）需单独存放，借阅需经总经理*审批，且仅限在档案室内查阅，不得带出；借阅人对文件内容负保密责任，不得复制、外传或用于非工作用途，违者按公司制度处理。（六）文件鉴定与销毁：定期清理，优化存储鉴定周期每年12月，由行政部牵头，组织各部门负责人、档案管理员组成鉴定小组，对已到保管期限的文件进行价值鉴定。销毁流程鉴定：对无保存价值的文件（如草稿、重复件、过期通知），填写《文件销毁审批表》，注明文件编号、名称、数量、销毁原因，经鉴定小组签字确认后，报总经理*审批。销毁：审批通过后，由档案管理员监督销毁（纸质文件需碎纸机处理，电子文件需彻底删除并销毁备份），销毁时需有2人以上在场，并在《文件销毁登记表》中记录销毁时间、监销人、销毁方式。例外：涉密文件销毁需符合保密管理专项规定，不得随意处理。三、文件归档登记表模板纸质文件归档登记表序号文件编号文件名称形成部门责任人归档日期存放位置（柜/层/号）保管期限备注1XZ-ZH-24-0012024年年度工作计划行政部张*2024-01-05A区-3柜-1层-0110年正本2RS-ZP-23-0152023年第四季度招聘汇总人事部李*2023-12-28B区-1柜-2层-035年含附件3XM–23-012项目验收报告项目一部王*2023-10-15C区-2柜-3层-07永久副本2份………填表说明：“文件编号”需严格按照“部门代码-二级分类代码-年度-流水号”规则填写；“保管期限”根据文件价值设定，如“永久”“10年”“5年”“3年”等，具体参照《企业文件保管期限表》；“备注”栏可标注文件状态（正本/副本）、数量、是否含附件等。电子文件归档登记表序号文件编号文件名称形成部门责任人归档日期电子存储路径保管期限备注1XZ-HY-24-0032024年第一次办公会议纪要行政部赵*2024-02-20\2024-HY-24-003.pdf10年可编辑版另存2CW-SC-23-0082023年Q3费用报销汇总财务部刘*2023-10-10\2023-SC-23-008.xlsx5年含原始凭证扫描件………填表说明：“电子存储路径”需完整填写服务器或云端的具体路径，保证可快速定位；电子文件需同时登记“可编辑版”和“PDF版”路径（若有），避免版本混淆。四、文件归档管理注意事项（一）明确责任分工，避免推诿各部门负责人需对本部门文件归档工作负总责，保证文件收集及时、分类准确；行政部与档案管理员需定期对各部门归档情况进行检查（每半年一次），对不符合要求的文件退回整改，并纳入部门绩效考核。（二）定期检查维护，保障安全档案管理员每季度检查纸质档案柜的封闭性、档案袋的完整性，防止虫蛀、受潮；电子文件需每季度验证备份文件的可读性，保证数据无损坏、无丢失。（三）动态更新分类体系，适应企业发展当企业部门设置或业务类型发生重大变化时（如新增部门、调整业务流程），需及时更新文件分类体系，由行政部牵头修订并通知各部门执行。（四）加强员工培训，提升规范意识新员工入职时，需接受文件归档管理培训，学习