企业合同管理体系模板

企业合同管理体系模板一、体系适用场景与范围本合同管理体系适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的合同全生命周期管理，覆盖但不限于以下场景：业务场景：采购合同（原材料、设备、服务）、销售合同（产品、服务输出）、租赁合同（场地、设备）、技术开发合同、劳动合同、保密协议等；管理场景：新合同起草审批、合同履行进度跟踪、合同变更与续签、合同纠纷处理、合同到期归档等；部门协同：业务部门发起需求、法务部门审核合规性、财务部门审核付款条款、行政部门归档管理等跨部门协作流程。二、合同全生命周期管理操作步骤（一）合同起草阶段责任主体：业务部门（或合同发起人）、法务部门（协助）操作内容：需求明确：业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方公司名称、统一社会信用代码）、合作标的（产品/服务名称、规格、数量）、履行期限、付款方式、违约责任等核心条款，填写《合同立项申请表》（见模板1）。模板选择：根据合同类型（如采购、销售），从企业《合同标准模板库》中选择对应模板，避免使用非标模板降低效率。内容起草：基于模板填写具体条款，重点标注特殊需求（如验收标准、保密义务），完成后提交至法务部门进行合规性初稿审核。输出文件：《合同立项申请表》《合同（初稿）》（二）合同审批阶段责任主体：业务部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导（根据合同金额/重要性分级审批）操作内容：部门审核：业务部门负责人：审核合同内容与业务需求一致性、条款可行性；法务部门：审核合同合法性（如主体资格、条款是否违反法律法规）、完整性（如是否缺少违约责任、争议解决方式）、公平性（如是否存在显失公平的免责条款）；财务部门：审核付款方式、税务条款、金额与预算匹配性、发票开具要求等。分级审批：根据合同金额分级（示例）：金额≤5万元：业务负责人+法务审核即可；5万元＜金额≤50万元：业务负责人+法务+财务审核+分管副总审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议。审批记录：所有审核意见需在《合同审批表》（见模板2）中书面记录，审批通过后形成《合同（终稿）》。输出文件：《合同审批表》《合同（终稿）》（三）合同签署阶段责任主体：授权签署人、行政部门、对方签约主体操作内容：授权确认：明确企业内部授权签署人（如法定代表人、总经理授权的分管副总），核对《授权委托书》（见模板3）载明权限（如签署金额范围、有效期），避免越权签署。文本核对：签署前，将《合同（终稿）》与对方版本逐条核对，保证双方权利义务一致，如有差异需通过补充协议明确。正式签署：纸质合同：双方法定代表人/授权人签字并加盖公章（合同专用章），骑缝章加盖所有合同页；电子合同：通过企业指定的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。文本分发：签署后，行政部门留存原件2份（归档+财务），业务部门、法务部门、财务部门各留存1份复印件/扫描件。输出文件：《授权委托书》《签署版合同》《合同分发记录表》（见模板4）（四）合同履行阶段责任主体：业务部门（履约主体）、财务部门（付款）、法务部门（风险监控）操作内容：履约计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》（见模板5），明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人（如业务经理*负责跟进交付）。进度跟踪：业务部门按计划跟踪履行情况，如遇延迟（如对方未按时交付）或变更（如需增加采购量），需在24小时内启动《合同变更申请流程》（见步骤五）。验收与付款：业务部门组织验收（如产品验收需出具《验收报告》，见模板6），确认是否符合合同约定；财务部门根据验收报告、发票、《合同审批表》办理付款，保证“无验收不付款、无审批不付款”。风险预警：法务部门每月梳理履行中的合同，对可能存在违约风险（如对方经营异常、履约进度滞后）的，及时向业务部门发出《合同风险预警函》（见模板7）。输出文件：《合同履行计划表》《验收报告》《合同风险预警函》（五）合同变更与终止阶段责任主体：业务部门（发起变更/终止）、法务部门（审核）、财务部门（结算）操作内容：变更申请：因市场变化、需求调整等原因需变更合同的，由业务部门填写《合同变更申请表》（见模板8），说明变更原因、变更内容（如金额、期限、条款），附双方协商一致的补充协议草案。变更审批：参照合同审批流程完成变更审核，重大变更（如金额增加30%以上）需重新履行审批程序。变更签署：审批通过后，双方签署《补充协议》，注明“原合同条款以本补充协议为准”，与原合同具有同等法律效力。合同终止：到期终止：合同到期前30天，业务部门确认是否续签，如不续签书面通知对方；提前终止：因一方违约或不可抗力导致合同无法继续履行的，需发出《合同终止通知书》（见模板9），明确终止日期、结算方式、后续责任（如已付款项退还、违约金计算）。结算归档：财务部门完成未结款项清算，业务部门整理变更/终止过程中的所有书面文件，与原合同一并归档。输出文件：《合同变更申请表》《补充协议》《合同终止通知书》《合同结算单》（见模板10）（六）合同归档阶段责任主体：行政部门（归档管理）、法务部门（合规监督）操作内容：归档范围：含但不限于《合同立项申请表》《合同审批表》《合同（签署版）》《补充协议》《验收报告》《付款凭证》《沟通函件》等所有与合同相关的书面/电子文件。归档要求：纸质合同：按“一合同一档”原则，使用档案盒统一存放，标注“合同编号-合同名称-签署年度”（如HT2024-001-采购合同）；电子合同：存储至企业指定服务器/云盘，建立电子档案索引，支持关键词检索（如合同编号、对方公司名称）。保管期限：根据合同类型及法律规定明保证管期限（示例）：采购/销售合同：保管期限为合同终止后10年；劳动合同：保管期限为员工离职后5年；保密协议：保管期限为协议终止后15年。借阅管理：建立《合同借阅登记表》（见模板11），借阅需经部门负责人+法务部门审批，借阅期限不超过7天，严禁复制、外泄涉密条款。输出文件：《合同档案目录》《合同借阅登记表》三、标准化管理工具模板模板1：合同立项申请表合同编号项目名称合作方名称合作方统一社会信用代码合同类型（□采购/□销售/□服务/□其他）预计金额（元）履行期限业务部门申请人日期立项理由（可附页）核心需求（如产品规格、交付时间）附件清单（如对方报价单、技术参数）部门负责人意见法务部初审意见备注模板2：合同审批表合同编号合同名称签署双方金额（元）履行期限审核部门审核意见审核人日期备注业务部门负责人法务部门财务部门分管领导总经理（如需）审批结论□同意□修改后同意□不同意最终审批人日期模板3：授权委托书（示例）致：[对方公司名称]本人[姓名]，系[公司名称][职务]，授权[姓名]（证件号码号：[证件号码号]，职务：[职务]）代表本公司就[合同名称]（合同编号：[合同编号]）的签署、履行、变更等事宜办理相关手续，其签署的法律文件本公司均予以承认。授权期限：自[日期]至[日期]。授权人（签字/盖章）：[公司公章]日期：[年]月[日]模板4：合同分发记录表合同编号合同名称分发对象分发部门份数形式（□原件/□复印件/□电子件）领取人领取日期备注业务部门行政部1复印件2024–法务部门行政部1电子件2024–财务部门行政部1复印件2024–模板5：合同履行计划表合同编号合同名称履行节点节点内容（如“交付产品”“验收”“付款”）计划完成日期责任人实际完成日期完成情况（□正常/□延迟/□未完成）备注节点1交付第一批设备2024–赵六节点2验收并出具报告2024–钱七节点3支付第二笔款项2024–孙八模板6：验收报告（示例）合同编号：[合同编号]合同名称：[采购合同]验收日期：[年]月[日]验收地点：[地点]验收参与方：[本公司业务部门]、[对方公司代表]、[如有第三方检测机构]验收内容：产品名称：[产品名称]，规格：[规格]，数量：[数量]，与合同约定一致；质量标准：[依据国家标准/合同附件技术参数]，经检测[合格/不合格]，具体见《检测报告》（附件1）。验收结论：□验收合格□验收不合格（需说明不合格原因及整改要求）参与方签字：[本公司代表]：[签字][对方代表]：[签字][日期]：[年]月[日]模板7：合同风险预警函致：[业务部门名称]事由：关于[合同名称]（合同编号：[合同编号]）履约风险预警风险描述：截至[日期]，该合同存在以下风险：对方延迟交付[天数]天，未按合同约定[日期]完成；对方近期出现[经营异常/负面舆情]，可能影响履约能力；[其他风险，如付款逾期、质量争议等]。处理建议：业务部门立即与对方沟通，要求其说明原因并限期整改；准备相关证据（如沟通记录、催告函），必要时启动法律程序；每周向法务部门反馈风险处理进展。发送部门：法务部发送日期：[年]月[日]模板8：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更原因（□需求调整/□政策变化/□对方违约/□其他）变更内容（可附页，如修改金额、期限、条款等）变更后金额（元）附件清单（如补充协议草案、对方确认函）申请人部门负责人意见法务部审核意见模板9：合同终止通知书致：[对方公司名称]发函单位：[本公司名称]合同编号：[合同编号]合同名称：[合同]终止事由：根据《_________民法典》第[条款]及合同第[X条]约定，因[对方违约/不可抗力/双方协商一致]，本公司决定自[日期]起终止本合同。后续安排：双方已履行的部分，按[约定方式]结算（如：本公司已支付[X]元，对方需退还[Y]元）；未履行部分，双方互不承担违约责任；保密条款、争议解决条款继续有效。特此通知。[本公司公章][日期]：[年]月[日]模板10：合同结算单合同编号合同名称结算类型（□正常终止/□变更后结算/□违约结算）结算明细金额（元）已付款项违约金（如有）结算结论：□已结清□应付差额[X]元□应收差额[Y]元财务部负责人模板11：合同借阅登记表借阅日期合同编号合同名称借阅部门借阅人借阅用途借阅期限归还日期审批人（部门负责人+法务）备注四、实施过程中的注意事项主体资格审核：签约前务必核实对方主体资格（如营业执照、授权委托书），避免与不具备民事行为能力的主体签约（如分公司无法独立承担责任的，需由总公司盖章确认）。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额需同时包含大小写，履行期限明确具体日期（如“2024年12月31日前”而非“年底前”）。风险隔离：合同中明确约定“不可抗力”范围（