供应商评估及合同管理文件范例包

供应商评估及合同管理文件范例包一、适用工作情境本范例包适用于企业采购部门、法务部门及业务部门在开展供应商全生命周期管理过程中的关键环节，具体包括但不限于：新供应商引入前的资质审核与综合评估现有供应商年度绩效跟踪与复评战略合作供应商的深度合作条件谈判采购合同签订前的条款审核与风险把控合同履行过程中的履约跟踪与争议处理合同到期续签或终止后的评估归档二、详细操作流程（一）供应商评估准备阶段明确评估目标与范围根据采购需求（如原材料、服务、工程等类型），确定本次评估的核心目标（如成本控制、质量保障、交付及时性等）及评估范围（如生产型供应商、服务型供应商等）。示例：若评估“电子元器件生产供应商”，需重点关注其生产产能、质量认证（ISO9001等）、研发能力及过往合作案例。组建评估小组小组成员应包含采购负责人（主导）、质量工程师（负责质量维度评估）、技术专家（负责技术/产能维度评估）、财务专员（负责财务/成本维度评估）及法务专员（负责合规性评估）。明确各成员职责，避免评估盲区。制定评估标准与权重结合行业特点与企业需求，量化评估指标，并分配权重（总分100分）。以下为通用参考维度：资质与合规性（20%）：营业执照、行业许可证、体系认证、环保合规证明等；产品/服务质量（30%）：合格率、客诉率、样品测试通过率、质量改进能力等；交付与履约能力（25%）：准时交付率、产能弹性、物流保障、异常响应速度等；价格与成本（15%）：报价合理性、成本控制能力、付款条件灵活性等；服务与合作（10%）：售后响应、技术支持、配合度、长期合作意愿等。（二）供应商评估实施阶段资料收集与初步筛选向潜在供应商发放《供应商信息调查表》（模板见下文），收集其基本资质、生产规模、财务状况、过往合作客户等信息。对收集资料进行初步审核，剔除不符合基本门槛（如无必备资质、财务状况异常）的供应商。现场考察（如需）对通过初步筛选的供应商，组织现场考察，重点关注：生产环境与设备（是否满足产能与质量要求）；质量控制流程（来料检验、过程检验、成品检验记录）；研发与创新能力（技术团队规模、专利成果、研发投入）；管理体系（是否通过ISO9001、IATF16949等体系认证）。综合评分与等级划分评估小组根据《供应商评估打分表》（模板见下文），对供应商各维度进行独立打分，取平均分作为最终得分。根据得分划分供应商等级：A级（90分及以上）：优秀供应商，优先合作；B级（80-89分）：良好供应商，可正常合作；C级（70-79分）：合格供应商，需限期改进；D级（70分以下）：不合格供应商，终止合作。（三）合同签订与管理阶段合同起草与条款审核评估通过后，由采购部门根据采购需求起草合同，核心条款应包括：双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；采购标的（名称、规格、数量、质量标准）；价格与支付方式（单价、总价、付款周期、账户信息）；交付与验收（交付时间、地点、方式、验收标准与流程）；双方权利义务（质量保证、售后服务、保密条款等）；违约责任（逾期交付、质量不达标、违约金计算方式等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；合同生效与终止条件。法务部门对合同条款进行合规性审核，重点关注法律风险、权利义务对等性及争议解决机制。合同谈判与签署采购部门与供应商就合同条款（如价格、交付周期、违约金比例等）进行谈判，达成一致后形成正式合同文本。合同需由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），合同份数根据企业内部管理需求确定（如采购部门、财务部门、使用部门、法务部门各执一份）。合同履行与跟踪采购部门负责跟踪合同履行情况，重点监控：供应商是否按约定时间交付；产品/服务质量是否符合合同约定；付款是否按约定流程执行。建立《合同履行跟踪表》（模板见下文），记录关键节点（如交付日期、验收日期、付款日期）及异常情况（如延迟交付、质量问题）。合同变更、续签与终止合同履行过程中如需变更（如采购数量调整、交付时间延迟），需双方协商一致并签署《合同变更协议》。合同到期前3个月，采购部门结合供应商评估结果及合作需求，启动续签或终止流程：对A级/B级供应商，可优先续签；对C级供应商，要求提交改进计划，验证合格后再决定是否续签；对D级供应商或合作需求不再的供应商，按合同约定办理终止手续。三、核心模板表格表1：供应商信息调查表调查项目填写内容附件要求供应商名称统一社会信用代码营业执照复印件注册地址/实际经营地址法定代表人法定代表人证件号码复印件联系人及职务联系方式主营业务主要生产/服务设备设备清单及照片（如有）质量体系认证□ISO9001□ISO14001□IATF16949□其他（请注明）认证证书复印件主要客户案例1.客户名称：合作时间：合作产品/服务：2.客户名称：合作时间：合作产品/服务：提供合同关键页复印件（可隐敏）财务状况说明近3年营业收入：利润：资产负债率：近1年财务报表（如有）其他说明（如获奖情况、研发投入、专利技术等）相关证明材料表2：供应商评估打分表评估维度评分标准得分（0-100分）备注资质与合规性（20%）具备全部必备资质（10分），无环保/合规风险（10分）产品/服务质量（30%）合格率≥99%（15分），客诉率≤0.5%（15分）提供近6个月数据交付与履约能力（25%）准时交付率≥98%（15分），异常响应时间≤24小时（10分）提供近3个月数据价格与成本（15%）报价低于市场平均5%（8分），成本控制措施合理（7分）服务与合作（10%）售后响应及时（5分），配合度高（5分）总分评估小组意见□推荐合作□有条件推荐（需改进：______）□不推荐评估人签字：日期：表3：合同履行跟踪表合同编号合同名称供应商名称签订日期采购标的数量约定交付日期实际交付日期示例：元器件1000件2024-06-302024-07-02示例：技术服务1项2024-07-152024-07-15验收情况验收日期验收结果（□合格□不合格）不合格处理措施示例：元器件2024-07-05□合格-示例：技术服务2024-07-20□不合格要求供应商3日内整改付款情况约定付款日期实际付款日期付款金额（元）示例：元器件2024-07-102024-07-1250000示例：技术服务2024-07-25--异常记录异常类型（□交付延迟□质量不达标□其他）问题描述处理进度示例：交付延迟□交付延迟因供应商生产计划调整延迟2天已与供应商协商，下次订单优先交付四、关键注意事项（一）评估阶段客观公正原则：评估小组需基于量化指标打分，避免主观臆断，对供应商的优缺点需有数据支撑（如合格率、交付延迟次数）。动态调整标准：定期（如每年）更新评估指标与权重，结合企业战略调整（如降本目标、质量升级）优化评估维度。信息真实性核查：对供应商提供的资质、客户案例等资料需通过官方渠道（如“国家企业信用信息公示系统”）或实地考察进行核实，避免虚假信息。（二）合同管理阶段条款严谨性：合同中避免使用“大概”“尽快”等模糊表述，关键指标（如交付时间、质量标准）需量化明确；违约责任条款需对等，避免“霸王条款”。风险前置：对高风险合同（如金额大、履行周期长），需引入保险、履约保证金等风险缓释措施，降低履约风险。保密与知识产权：涉及技术秘密或商业合作的合同，需单独约定保密条款及知识产权归属，明保证密期限及违约责任。档案管理：合同文本、附件、变更协议、履约记录等资料需统一归档，保存期限不少于合同终止后5年，便于后续查询与审计。（三）持续改进供应商反馈机制：定期向供应商发放《供应商满意度调