行政文件归档及管理操作手册

行政文件归档及管理操作手册一、适用范围与典型应用场景本手册适用于各类企事业单位、社会团体等组织的行政管理部门，用于规范日常工作中形成的各类行政文件的归档及管理工作。典型应用场景包括但不限于：日常行政事务：如通知、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复等；项目执行过程：如项目立项文件、实施方案、进度报告、验收材料等；重要会议活动：如会议通知、议程、签到表、发言稿、照片记录等；合同协议管理：如各类行政合同、合作协议、审批文件等；人事劳资文件：如员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录等（需注意与人事档案管理的衔接）。二、行政文件归档全流程操作指引（一）文件收集与初步筛选明确收集范围：根据组织管理需求，确定需归档的文件类型，包括但不限于：上级单位发文、本单位发文、部门间往来函件、重要会议材料、合同协议、审批单据、电子文档等。责任到人：各部门指定专人（如部门文员）负责本部门形成文件的收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理。初步筛选：剔除重复文件、无效文件（如草稿、临时通知已失效的）、内容不完整的文件，对有修改痕迹的文件需确认最终版本。（二）文件分类与价值鉴定分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体可细化为：一级分类：按年度划分（如“2024年度”）；二级分类：按机构/部门划分（如“办公室”“财务部”“人力资源部”）；三级分类：按问题类型划分（如“综合类”“会议类”“合同类”“项目类”）。价值鉴定：根据文件的重要性、保存价值划分保管期限，分为：永久保存：如组织章程、年度工作报告、重大合同、重要会议纪要等；长期保存（10-30年）：如年度工作计划、财务凭证、项目实施方案等；短期保存（10年以下）：如日常通知、会议签到表、临时性函件等。（三）文件整理与编目排序装订：文件按形成时间顺序排序；金属订书钉、回形针等需去除，采用线装或不锈钢夹装订，厚度不超过2cm；文件过多时按“件”分开装订（如一份合同含审批单、正本、附件为一件）。编目登记：每份文件填写《文件归档登记表》（详见第三部分模板），内容包括：文件编号、题名、形成部门、形成日期、密级、页数、归档日期、经手人、备注；题名应准确概括文件内容，无题名文件需自拟题名并加“[]”标注。（四）文件编号与标识编号规则：采用“部门简称-年度-分类代号-流水号”格式，示例：办公室2024年综合类第1份文件：“BG-2024-ZH-001”；财务部2024年合同类第5份文件：“CW-2024-HT-005”。（部门简称可由组织自行统一，如办公室“BG”、人力资源部“HR”等）标识粘贴：在文件首页右上角粘贴归档标签，标注文件编号和题名，字迹清晰不易褪色。（五）归档移交与保管移交流程：各部门整理完毕后，填写《文件归档移交清单》（含文件编号、题名、页数、移交人、移交日期），一式两份；与档案管理部门（如档案管理员）共同核对文件数量及完整性，双方签字确认后，一份留存档案部门，一份交回移交部门。保管要求：档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗功能，存放环境保持温度14-24℃，湿度45-60%；文件按编号顺序排列，柜面标注“年度-机构”分类标签，便于查找；电子文件需存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期备份（每季度一次），并定期检查文件可读性。（六）借阅使用与归还借阅申请：因工作需要借阅文件时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（详见第三部分模板），注明借阅文件编号、题名、借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后，报档案管理部门备案。借阅规则：涉密文件需经分管领导审批，借阅时由档案管理员陪同；文件原则上不借出档案室，确需借出的，借阅期限不超过3个工作日，到期需及时归还；借阅过程中不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（经批准可复印的，需注明“复印件”并加盖公章）。归还与检查：文件归还时，档案管理员需检查文件完整性，确认无误后，在《文件借阅登记表》上记录归还日期。（七）到期鉴定与销毁鉴定流程：档案管理部门每年年底对到期文件进行鉴定，确认是否仍有保存价值；经鉴定需销毁的文件，由档案管理部门编制《文件销毁清单》，注明文件编号、题名、保管期限、销毁原因，报分管领导审批。销毁执行：销毁时需由两人以上（含档案管理员、监销人*）共同监销，保证文件信息无法恢复；销毁过程需记录《文件销毁监销记录》，包括销毁日期、地点、监销人签字，记录保存期限不少于10年。三、常用管理工具模板（一）文件归档登记表文件编号题名形成部门形成日期密级（公开/内部/秘密）页数归档日期经手人备注BG-2024-ZH-0012024年度行政工作计划办公室2024-01-05内部82024-01-10张*含附件2份CW-2024-HT-005办公设备采购合同财务部2024-03-15内部122024-03-20李*合同编号：CW-2024-CG-005（二）文件分类目录表一级分类（年度）二级分类（部门）三级分类（问题）文件范围示例归档期限保管期限2024年度办公室综合类通知、总结、计划、会议纪要每季度长期2024年度人力资源部人事类入职登记表、劳动合同、绩效考核表每半年永久2024年度项目部项目类立项文件、验收报告、进度记录项目结束后1年长期（三）文件借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期文件编号及题名借阅用途归还期限审批人备注市场部王*2024-05-10BG-2024-ZH-002市场推广方案制定季度计划2024-05-15刘*需复印3份财务部陈*2024-05-12CW-2024-HT-005办公设备采购合同审核付款凭证2024-05-13赵*仅限档案室查阅四、关键操作要点与风险提示（一）保证文件完整性文件收集时需同步收集附件（如合同附带的审批单、会议纪要的签到表），避免遗漏；对成套文件（如项目文件），需保证各环节文件（立项、实施、验收）齐全，不得缺失。（二）严格遵守保密规定涉密文件需单独存放，借阅时严格执行审批流程，严禁非相关人员接触；电子文件存储需加密，禁止通过非加密邮箱、社交软件传输涉密信息。（三）及时归档避免堆积文件形成后应在3个工作日内启动收集流程，每季度末完成本季度文件的归档移交，避免文件长期滞留导致混乱或丢失。（四）规范填写信息保证可追溯文件编号、题名等关键信息需准确无误，避免使用简称或模糊表述（如“通知”需明确为“关于事项的通知”）；归档、借阅、销毁等环节的登记表需经手人签字，保证责任可