采购需求申请与审批标准化表单

采购需求申请与审批标准化表单一、适用范围与发起时机本表单适用于公司内部各部门因工作需要采购各类物资、服务或资产的场景，包括但不限于：日常办公耗材（如文具、纸张）、生产设备配件、IT设备（电脑、打印机）、市场推广服务、后勤保障物资等。当部门产生明确采购需求时，需通过此表单发起申请，保证采购流程规范、责任明确、可追溯。二、申请与审批操作步骤第一步：需求部门填写表单明确采购需求：申请人需根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望交付时间，保证信息真实、准确、完整。填写基本信息：在表单中填写申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期，并简要说明采购背景（如“因部门新增人员，需采购办公椅5把”）。提交部门负责人初审：填写完成后，将表单提交至本部门负责人，由负责人审核需求的合理性与必要性（如是否为重复采购、是否符合部门预算等）。第二步：部门负责人审核确认需求合理性：部门负责人需重点审核采购需求是否符合部门年度工作计划、是否为必需品，以及数量、规格是否合理。签署意见：若审核通过，在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期；若需修改，需明确修改意见并退回申请人调整。第三步：财务部门复核预算预算匹配检查：财务部门收到表单后，核对采购项目是否在部门预算范围内，预估总价是否符合公司财务制度（如是否需招标、是否超单次采购限额等）。反馈审核结果：若预算充足且符合规定，在“财务部门意见”栏签字；若预算不足或需调整，与申请人及部门负责人沟通后，明确处理方案（如申请追加预算或调整采购需求）。第四步：分管领导审批权限内审批：根据采购金额及公司规定，由对应分管领导审批（如部门经理审批1万元以下项目，分管副总审批1-5万元项目，总经理审批5万元以上项目）。最终确认：领导需结合项目重要性、预算情况及公司战略目标，签署“审批意见”并签字，审批通过后表单流转至采购部门。第五步：采购部门执行采购制定采购方案：采购部门根据审批通过的表单，制定采购方案（如选择供应商、确定采购方式：询价、招标或直接采购）。实施采购并反馈：完成采购后，将采购结果（如供应商信息、实际成交价、交付时间）反馈至申请部门，并在“采购执行结果”栏记录。第六步：表单归档采购项目完成后，由采购部门将此表单（含各环节审批意见、采购合同、验收单等附件）整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查阅。三、采购需求申请与审批表（模板）基本信息申请人姓名*所属部门联系方式申请日期年月日采购项目名称采购类别（可多选）□办公物资□生产设备□IT设备□服务类□其他：_________________采购需求明细序号物品/服务名称123合计预估总价（大写）￥审批流程部门负责人意见签字：__________日期：年月日财务部门意见签字：__________日期：年月日分管领导审批意见签字：__________日期：年月日采购部门执行结果供应商：_________________实际成交价：__________交付日期：______经办人：______备注|1.如需附件（如报价单、需求说明），请附后并注明份数；2.特殊需求需提前与采购部门沟通。|四、填写与审批要点提示信息完整真实：申请人需保证所有填写信息准确无误，尤其是规格型号、数量、用途等，避免因信息模糊导致采购错误。预估合理合规：预估单价需参考市场行情或历史采购数据，不得虚高；若需调整数量或规格，需在部门审核前完成修改。提前沟通协调：对金额较大或技术复杂的采购项目，建议申请人提前与财务部门、采购部门沟通，确认采购可行性。审批时效要求：各环节审批人需在收到表