供应链采购合同审查及归档流程

供应链采购合同审查及归档流程工具模板一、适用范围与常见应用场景本流程适用于企业供应链管理中各类采购合同的审查、审批及归档管理，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包等合同类型。常见应用场景包括：新供应商首次合作前的合同合规性审查；常规采购订单的合同条款优化；战略合作框架协议的年度修订与归档；涉及跨境采购、大宗物资采购等复杂合同的专项审查。通过标准化流程，保证合同条款合法合规、权责清晰，同时实现合同全生命周期的可追溯管理。二、合同审查及归档全流程操作步骤步骤1：合同接收与初步登记操作说明：采购专员*收到供应商提交的合同草案（或企业起草的合同文本）后，首先核对合同基本信息，包括合同编号、合同名称、供应商全称、采购标的、合同金额、签订日期等，保证与采购订单一致。登记至《合同接收登记表》（见表1），分配唯一合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-CG-001”），并将合同扫描存档至指定文件夹，同步在合同管理系统（若有）中创建电子档案。若合同信息不完整（如缺少供应商资质文件、关键条款空白），需在2个工作日内退回采购专员*补充材料。步骤2：初步审查（采购部门主导）操作说明：采购经理*牵头审查合同的业务条款，重点关注：采购标的与需求匹配度：核对标的名称、规格、型号、数量、质量标准等是否与采购申请单及技术要求一致；交付与验收条款：明确交付时间、地点、方式，验收标准（如国标、行标或双方约定）、验收流程及异议处理机制；价格与支付条款：单价、总价是否与采购订单一致，支付条件（如预付款比例、到货款、质保金比例）、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、账户信息是否准确；违约责任：供应商延期交付、质量不达标等情形的违约责任是否明确，对企业权益的保护是否充分；供应商资质：核查供应商营业执照、相关行业许可证（如特种设备生产许可证）、资质证书（如ISO认证）等是否在有效期内，与合同主体信息一致。审查完成后，在《合同审查记录表》（见表2）中填写“初步审查意见”，对需修改条款标注具体调整建议，转交法务部门。步骤3：法务审查（法务部门主导）操作说明：法务专员*对合同的法律条款进行专项审查，核心内容包括：主体合法性：合同双方主体是否具备完全民事行为能力，供应商是否为签约主体（避免分公司签约导致主体不适格）；条款合规性：是否存在违反《民法典》《产品质量法》《反不正当竞争法》等法律法规的条款（如“霸王条款”、格式条款未提示说明）；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方面加重企业责任或排除主要权利的情形；争议解决与管辖：争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否符合企业习惯（优先选择企业所在地法院）；知识产权与保密：涉及技术资料、专利等知识产权的，归属及使用权限是否清晰；保密条款的保密范围、期限、违约责任是否合理；合同效力与生效条件：合同是否需附条件生效（如审批通过、履约保证金缴纳），生效时间是否明确。审查完成后，在《合同审查记录表》中填写“法务审查意见”，对法律风险（如主体不适格、违约责任缺失）需出具《法律风险提示函》，退回采购部门与供应商协商修改；对一般性条款，可直接标注修改意见。步骤4：财务审查（财务部门主导）操作说明：财务主管*重点审查合同中的财务相关条款，保证资金安全与财务合规：成本与预算控制：合同总金额是否超出采购预算，若超预算需附《预算调整审批单》；支付条款合理性：预付款比例是否符合企业规定（一般不超过30%），进度款支付节点与交付/验收进度是否匹配，质保金比例（一般5%-10%）及退还条件是否明确；税费与票据：合同中是否明确税费承担方（如增值税是否含税），付款凭证的合规性要求（如需提供增值税专用发票）；财务风险点：是否存在“无条件支付”“先付款后开票”等对企业不利的条款，供应商账户信息是否与备案账户一致（防范诈骗风险）。审查完成后，在《合同审查记录表》中填写“财务审查意见”，确认无财务风险后，转交采购部门汇总意见。步骤5：最终审批与签订操作说明：采购专员*汇总采购、法务、财务部门的审查意见，与供应商协商修订合同，形成最终版本。按企业审批权限逐级报批：金额≤10万元：采购总监*审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*审批。审批通过后，由采购专员*组织双方签订合同：加盖合同章（需预留公章/合同章印模，保证印章真实有效）；签字页需双方授权代表签字（附授权委托书），注明签订日期；签订后3个工作日内，将正本合同至少2份（企业留存1份，供应商1份）收回，扫描件同步存档至合同管理系统。步骤6：合同归档与管理操作说明：采购专员*在合同签订后5个工作日内完成归档：归档材料：合同正本、审批流程文件（含《合同审查记录表》《预算调整审批单》等）、供应商资质文件、补充协议/附件、签订过程记录（如签字页扫描件）；归档分类：按合同类型（原材料/设备/服务）、签订年度分类存放，档案盒标注“合同编号-合同名称-签订日期”；电子归档：将所有归档材料扫描为PDF格式（分辨率≥300DPI），按编号命名后至企业档案管理系统，设置查阅权限（仅采购、法务、财务部门相关人员可查阅）。归档后管理：定期（每季度）检查合同档案完整性，保证无遗漏；合同到期前1个月，由采购专员*提醒相关部门启动续签或终止流程；超过法定保存期限的合同（如普通采购合同保存期限≥10年），经审批后按规定销毁，并记录销毁清单。三、关键环节配套工具模板表1：合同接收登记表合同编号合同名称供应商全称采购标的合同金额（元）签订日期接收人接收日期备注2024-CG-001原材料采购合同A科技有限公司铝合金型材500,0002024-03-01*2024-03-01含技术附件表2：合同审查记录表合同编号审查环节审查项目审查意见审查人日期2024-CG-001初步审查交付时间需明确“交付日期为2024年6月30日前，逾期每日按合同总额0.5%支付违约金”*2024-03-022024-CG-001法务审查争议解决建议将“仲裁解决”改为“向企业所在地有管辖权的人民法院诉讼”*2024-03-032024-CG-001财务审查预付款比例预付款比例调整为20%（原30%），需供应商提供等额保证金赵六*2024-03-04表3：合同归档登记表归档编号合同编号合同名称归档日期归档材料清单（份数）存放位置（档案盒编号）保管人备注2024-GD-0012024-CG-001原材料采购合同2024-03-10合同正本1份、审批文件3份、资质文件2份CG-2024-001*已同步电子归档四、执行过程中的重点提醒资质审查不可忽视：供应商资质需在合同签订前完成复核，避免因主体不适格导致合同无效（如供应商超越经营范围签订合同）。条款表述需明确无歧义：避免使用“尽快”“大约”等模糊词汇，关键条款（如交付时间、违约金计算方式）需量化、可执行。跨部门协作时效：各环节审查需在3个工作日内完成，紧急合同可启动“加急审批流程”，