采购流程与合同管理模板

采购流程与合同管理模板类内容一、适用场景与业务背景二、标准化操作流程步骤1：需求提报与审批操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）操作内容：需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、期望交付时间及用途说明。需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部门。采购部门对需求的技术参数、市场行情、预算合规性进行审核，确认采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等），报请分管领导（如采购总监、运营副总）审批。输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人、采购部门、分管领导审批签字）步骤2：供应商选择与管理操作主体：采购部门、需求部门、财务部（可选）操作内容：根据审批通过的采购需求，采购部门通过公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判等方式筛选供应商。对候选供应商进行资质审核（如营业执照、相关行业资质、过往合作业绩、信誉评价等），必要时组织实地考察。需求部门参与技术参数确认，采购部门负责商务条款洽谈，综合评估价格、质量、交期、服务等因素，确定最终合作供应商。输出成果：《供应商评估表》《供应商资质审核记录表》《采购比价/谈判记录》步骤3：合同拟定与评审操作主体：采购部门、法务部（或法务专员）、需求部门、财务部操作内容：采购部门根据与供应商达成的共识，拟定采购合同文本，明确双方权利义务，包括但不限于：标的物详情、数量、价格、付款方式、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。需求部门审核技术条款（如规格、参数、验收标准）是否与需求一致；财务部审核付款方式、税务条款是否符合财务制度；法务部审核合同条款的合法性、完整性，识别潜在法律风险（如违约责任模糊、知识产权归属不明等）。各部门评审通过后，由采购部门根据企业审批权限报请相关负责人（如总经理、法务负责人）签字确认。输出成果：《采购合同（草案）》《合同评审表》（含需求、财务、法务、采购部门及负责人评审意见）步骤4：合同签订与交底操作主体：采购部门、法务部、供应商操作内容：采购部门与供应商最终确认合同文本，双方加盖公章或合同专用章（如为企业法人，可签字）；合同一式多份（如采购部门、需求部门、财务部、供应商、档案室各执一份）。采购部门组织合同交底会议，向需求部门、仓库部门等执行部门明确合同关键条款（如交付时间、验收标准、异常处理流程），保证各方协同执行。输出成果：正式签订的采购合同、合同交底会议纪要步骤5：合同执行与交付验收操作主体：供应商、需求部门、采购部门、仓库部门操作内容：供应商按合同约定时间、地点交付货物/提供服务，采购部门提前通知需求部门及仓库部门做好接收准备。需求部门联合仓库部门对交付货物进行验收：核对数量、规格型号是否与合同一致，检查外观、质量是否符合约定标准（如需第三方检测，可委托专业机构出具检测报告）；服务类项目需确认服务内容、成果物是否达标。验收合格后，需求部门、仓库部门共同签字确认《验收单》；如不合格，需在《验收单》中注明问题，要求供应商限期整改，整改后重新验收。输出成果：《送货单》《验收单》（含需求部门、仓库部门验收人员签字）步骤6：付款与结算操作主体：财务部、采购部门、供应商操作内容：采购部门根据合同约定的付款条件（如预付款、到货款、质保金），收集《验收单》、发票、合同复印件等资料，填写《付款申请表》，报请财务部及分管领导审批。财务部审核资料完整性、合规性，确认无误后安排付款（如银行转账、电汇），并保留付款凭证。涉及质保金的合同，在质保期满且无质量问题后，由需求部门确认无异议，采购部门发起质保金支付流程。输出成果：《付款申请表》《发票》《付款凭证》步骤7：合同归档与复盘操作主体：采购部门、档案管理部门操作内容：采购部门将合同正本、审批文件、评审记录、验收单、付款凭证等全套资料整理成册，标注合同编号、供应商名称、签订日期等信息，移交档案管理部门统一归档。定期（如每季度/每年度）对采购合同执行情况进行复盘，分析供应商履约效率、成本控制效果、常见问题等，优化后续采购流程。输出成果：合同档案（含纸质版+电子版）、《采购执行复盘报告》三、核心工具表单表1：采购需求申请表序号需求部门需求人*采购物品/服务名称规格型号单位数量技术要求预算金额（元）期望交付时间用途说明部门负责人签字采购部门审核意见分管领导审批1生产部张*A型原材料-2024吨10符合国标GB/T50,0002024-08-30生产车间使用李*需求合理，按询价流程执行王*表2：供应商评估表供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式*主营业务提供物品/服务过往合作业绩（近3年）资质证书（如ISO9001）质量评价（1-5分）价格评价（1-5分）交期评价（1-5分）服务评价（1-5分）综合评分是否推荐科技有限公司91110108刘*原材料销售A型原材料与我司合作5次，均达标ISO9001:2015434520/25是表3：合同评审表合同名称合同编号供应商名称评审部门评审意见评审人*日期A型原材料采购合同CG-2024-0科技有限公司需求部门技术参数与需求一致，验收标准明确张*2024-08-10财务部付款方式为“30%预付款，70%到货款”，符合财务制度陈*2024-08-11法务部违约责任条款完整，争议解决方式约定明确赵*2024-08-12采购部门已完成商务谈判，条款无异议刘*2024-08-13表4：验收单合同编号CG-2024-0验收日期2024-08-30验收地点公司1号仓库供应商名称科技有限公司验收部门生产部、仓库部验收人员*张、周序号物品名称规格型号单位应收数量实收数量1A型原材料-2024吨1010备注无需求部门签字仓库部门签字张*周*四、关键控制要点合规性优先：采购流程需严格遵守《_________采购法》《_________民法典》等法律法规，保证采购方式（如招标、询价）符合企业内控制度及监管要求，避免“化整为零”规避招标等违规行为。供应商资质审核：优先选择具备合法资质、信誉良好、履约能力强的供应商，对涉及安全生产、特殊行业的供应商（如食品、医疗器械），需审核其行业许可证书，保证源头合规。合同条款严谨：合同中需明确标的物细节、质量标准、违约责任（如逾期交货、质量不达标的处理方式）、争议解决途径（如仲裁、诉讼管辖地）等核心条款，避免模糊表述（如“大概”“左右”），减少后续纠纷风险。审批权限清晰：根据采购金额、风险等级划分审批权限，小额采购由部门负责人审批，大额采购或战略采购需报请更高层级领导（如总经理、董事会）审批，保证权力制衡。全程留痕管理：各环节表单（需求申请、供应商评估、合