公司行政管理工具与模板指南

公司行政管理工具与模板指南一、高效会议管理全流程（一）适用情形适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等公司各类正式会议，保证会议目标明确、流程规范、结果可追溯。（二）操作步骤1.会议筹备明确会议目标：根据工作需求确定会议核心议题（如“Q3项目进度复盘”“部门年度计划评审”），避免主题发散。确定参会人员：根据议题邀请相关决策人（分管领导）、执行人（项目负责人）、记录人（行政专员*），提前确认时间冲突。准备会议材料：议题负责人需提前2个工作日提交背景资料、数据报表或方案草案，由行政专员汇总整理为《会议材料包》。发送会议通知：通过企业/邮件发送通知，包含会议时间（精确到分钟）、地点（会议室名称+线上）、议程（各环节时长）、需提前阅读的材料及参会要求。2.会议召开签到与开场：参会人员提前5分钟签到，行政专员核对参会名单；主持人开场后重申会议目标及议程，控制总时长（例会建议不超过1.5小时）。议题讨论：按议程逐项推进，主持人引导发言聚焦主题，避免跑题；关键结论需当场确认（如“项目A由*负责10月15日前完成原型设计”）。会议记录：记录人实时记录讨论要点、决议事项、责任人及完成时限，形成《会议纪要初稿》，会后1个工作日内整理完成。3.会后跟进纪要分发：经主持人（分管领导*）审核后，将《会议纪要》发送至所有参会人员及相关部门，明确标注“需执行事项”。任务跟踪：行政专员建立《任务跟踪表》，每周更新任务进度，对逾期未完成事项提醒责任人，同步至分管领导*。资料归档：会议通知、签到表、纪要、材料包等电子资料存入公司共享文件夹“行政-会议管理-202X年月”，保存期限不少于3年。（三）常用模板表1：会议筹备清单序号筹备事项负责人完成时限备注1确定会议目标提议人*会前3天需与分管领导*确认2发送会议通知行政专员*会前2天附议程及材料清单3准备会议材料各议题负责人会前1天汇总为PDF格式4预订会议室/设备行政专员*会前1天确认投影仪、麦克风等表2：会议纪要模板会议名称：部门Q3工作复盘会时间：202X年X月X日14:00-16:00地点：301会议室参会人员：分管领导、部门负责人、项目负责人、行政专员缺席人员：无议程及决议：Q3项目进度汇报（负责人：*）现状：项目A完成80%，项目B延期5天（原因：供应链问题）。决议：项目B由*协调供应商，9月30日前完成交付。Q4工作计划讨论决议：部门重点推进项目C、D，资源向项目C倾斜（负责人：*）。待办事项：事项描述责任人完成时限协助人项目B交付跟进*9月30日采购部*Q4计划细化方案部门负责人*10月7日全体成员记录人：行政专员*审核人：分管领导*（四）管理要点避免无明确目标的“闲聊会”，议题需提前与参会人确认必要性；会议中避免手机频繁响铃，主持人需及时打断偏离主题的发言；纪要需“一事一记”，明确责任人与时限，避免模糊表述（如“尽快完成”）。二、规范文件管理操作指引（一）适用情形适用于公司内部发文（通知、制度、流程）、外来文件（合同、函件、批文）、部门协作文件等纸质及电子文件的全生命周期管理。（二）操作步骤1.文件起草格式规范：公司文件需使用标准模板（标题二号黑体、三号仿宋GB2312、页码居中），电子文件命名格式为“文件类型-部门-日期-版本号”（如“制度-行政部-20230901-V1.0”）。内容准确：文件内容需与公司战略、制度一致，涉及数据、条款需经部门负责人*审核，避免表述歧义。2.文件审核分级审核：普通文件由部门负责人审核；重要文件（如年度制度、合同）需经分管领导、法务部（涉及法律条款时）审核；涉及跨部门协作文件，需相关部门负责人会签。审核要点：格式规范性、内容完整性、流程合规性、数据准确性，审核意见需明确修改意见（如“第三条需补充审批流程”）。3.文件签发与分发签发：审核通过后，由分管领导*或授权人签字（纸质文件）或电子签章（电子文件），标注生效日期。分发：行政专员根据文件范围登记分发清单（电子文件通过OA系统发送，纸质文件加盖公章后送达），同步至公司文件共享目录。4.文件归档与保管归档范围：已生效文件、审批过程中的修改稿、相关会议记录等，每月整理一次。分类存放：纸质文件按“年度-部门-文件类型”分类存入文件柜，标注标签；电子文件存入服务器“文件管理-202X年-部门”文件夹，定期备份（每月1次）。保管期限：制度类文件长期保存，合同类文件保存至合同结束后5年，一般通知类文件保存1年。（三）常用模板表3：文件起草审批单文件名称《公司办公物资管理制度》起草部门行政部起草人*起草日期202X年X月X日文件类型□制度□流程□通知□其他：______主要内容摘要规范办公物资采购、领用、盘点流程部门负责人审核意见：同意，建议补充“紧急采购流程”签字：*日期：X月X日分管领导审批意见：同意，按修改稿执行签字：*日期：X月X日法务部审核（如需）意见：无法律风险签字：*日期：X月X日表4：文件分发登记表文件名称文件编号签发日期分发部门/人员签收人份数备注办公物资管理制度ZD-2023-0012023-09-15各部门、行政部、纸质8份电子版同步关于中秋放假的通知TZ-2023-0452023-09-10全体员工-电子版OA系统发布（四）管理要点严禁未经审核擅自发布文件，重要文件需保留审批痕迹；电子文件定期查杀病毒，纸质文件存放于干燥、防火区域；借阅归档文件需填写《文件借阅登记表》，重要文件需经部门负责人*批准，借阅期限不超过7天。三、办公物资精细化管理指南（一）适用情形适用于公司日常办公所需的易耗品（笔、纸、文件夹）、设备耗材（打印机墨盒、投影仪灯泡）、劳保用品（口罩、消毒液）等物资的采购、领用、库存管理。（二）操作步骤1.需求统计与申请月度需求统计：每月25日前，各部门指定专人（部门文员）提交《办公物资需求表》，注明物资名称、规格、预估用量（如“A4纸80g500张”），部门负责人审核后报行政部。临时需求申请：突发需求（如会议急需物资）需填写《临时物资申请单》，注明紧急原因，经行政部*审批后紧急采购。2.采购与入库采购执行：行政部根据需求汇总表，选择2家以上供应商比价（金额≥5000元需走招标流程），确定供应商后下单，要求供应商提供正规采购清单。入库验收：物资送达后，行政专员与申请人共同核对物资名称、规格、数量、质量，合格后在《物资入库登记表》签字确认；不合格物资当场拒收，联系供应商退换。3.领用与库存管理领用登记：员工领用物资需填写《物资领用登记表》，注明领用人、部门、物资名称、数量，领用签字后发放；贵重物资（如打印机）需注明用途，部门负责人*签字。库存盘点：行政部每月末进行一次库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需核查原因（损耗、漏登记等），形成《库存盘点报告》报财务部*。（三）常用模板表5：办公物资需求统计表部门物资名称规格预估用量需求原因部门负责人签字行政部A4纸80g500张/包10包日常办公*技术部打印机墨盒HP933XL2个设备维护*市场部文件夹A42寸20个项目资料*表6：物资入库登记表入库日期物资名称规格供应商数量单价采购人验收人备注2023-09-01签字笔0.5mm黑色办公用品店100支2元/支**批量采购2023-09-05消毒液500ml医疗器械公司10瓶15元/瓶**劳保用品（四）管理要点严格执行“按需申领、避免浪费”原则，禁止私用办公物资；高值耗材（如投影仪灯泡）需建立“以旧换新”台账，旧耗材回收后再发放新耗材；库存物资分类存放（易燃品单独存放、耗材标注生产日期），先进先出，避免积压过期。四、固定资产全生命周期管理（一）适用情形适用于公司价值≥2000元、使用期限≥1年的资产，如电脑、办公家具、生产设备、车辆等，从申购、采购、使用到报废的全流程管理。（二）操作步骤1.资产申购与审批需求提出：因新增岗位、设备老化等原因需申购资产时，使用部门填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途及使用人。分级审批：金额≤5000元由部门负责人、行政部审批；5000元＜金额≤20000元需分管领导审批；金额＞20000元需总经理审批。3.资产验收与登记到货验收：资产到货后，行政部、使用部门、财务部*共同验收，核对品牌、型号、数量、配件（如电脑含主机、显示器、电源线），验收合格后签署《固定资产验收单》。资产建账：行政部为每项资产分配唯一编号（如“DZ-2023-001”），贴资产标签（含编号、名称、采购日期），录入《固定资产台账》，信息包括：编号、名称、规格、金额、采购日期、使用部门、使用人、存放地点。4.资产使用与维护领用登记：使用人领用资产时签署《固定资产领用单》，明保证管责任；调岗或离职时，需将资产交回行政部，办理《资产交接单》，避免资产流失。定期维护：行政部每季度对资产进行检查（如电脑除尘、家具稳固），记录《资产维护台账》，发觉问题及时维修；维修费用≥500元需填写《维修申请单》审批。5.资产盘点与报废定期盘点：每年12月进行全面盘点，行政部与财务部核对台账与实物，形成《固定资产盘点报告》，差异资产需说明原因（如遗失、损坏）。报废处置：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门提交《固定资产报废申请单》，附报废原因说明（如“电脑无法开机，维修成本高于残值”），经行政部、财务部、总经理审批后，由行政部联系专业机构回收，残值交财务部。（三）常用模板表7：固定资产申购单申购部门技术部申购日期2023-09-01资产名称台式电脑规格联想ThinkCentreM900数量2台预估金额12000元/台用途新增2名开发人员使用人、部门负责人意见同意，急需补充开发力量签字：*日期：9月2日行政部意见同意，符合采购标准签字：*日期：9月3日分管领导意见同意签字：*日期：9月4日总经理意见同意签字：*日期：9月5日表8：固定资产台账（部分）资产编号资产名称规格采购日期金额（元）使用部门使用人存放地点状态DZ-2023-001台式电脑联想ThinkCentreM9002023-09-1012000技术部*302工位在用DZ-2022-055办公椅人体工学椅2022-03-15800行政部*201办公室在用（四）管理要点资产标签不得私自撕毁，调换资产需及时更新台账；严禁将公司资产外借或私人使用，特殊情况需经总经理*审批；报废资产需经专业评估，禁止自行丢弃或变卖，保证残值回收合规。五、员工差旅规范化管理（一）适用情形适用于员工因公出差（含市内、国内、国际）的交通、住宿、餐饮补助及报销管理，规范差旅行为，控制成本。（二）操作步骤1.差旅申请与审批提交申请：员工出差前填写《出差申请单》，注明出差时间、地点、事由、交通工具（如“高铁二等座”）、住宿标准（如“不超过400元/天”）、预算总金额，附会议通知或客户邀请函（如有）。审批流程：部门负责人审核出差必要性；出差时间≥3天或金额≥5000元需分管领导审批；国际出差需总经理*审批。2.差旅预订与执行预订规范：员工需选择合规供应商（如公司协议酒店、航空公司），优先预订经济舱/经济酒店，超标部分需自行承担（特殊情况需提前审批）。出差纪律：出差期间需保持通讯畅通，每日记录工作进展（如“拜访客户，确认合作细节”），不得擅自延长出差时间或变更地点。3.费用报销凭证收集：出差归来后整理发票（交通票、住宿票、餐饮票等），发票抬头需为“公司”，项目名称填写“差旅费”，并注明出差日期、地点。报销提交：填写《差旅费用报销单》，附《出差申请单》复印件、发票、行程单（如机票订单），部门负责人审核后交财务部。报销审核：财务部核对发票真实性、金额是否符合标准（如住宿超标准需提供说明），无误后5个工作日内完成支付。（三）常用模板表9：出差申请审批单姓名*部门市场部出差地点上海出差时间2023-09-10-09-12（3天）出差事由参加行业展会，拓展客户资源交通工具高铁二等座（北京-上海）住宿标准350元/天预算金额3500元（交通800+住宿1050+餐饮650）部门负责人意见同意，展会期间需跟进客户签约签字：*日期：9月8日分管领导意见同意签字：*日期：9月9日表10：差旅费用报销单报销人*部门市场部报销日期2023-09-15出差期间2023-09-10至09-12出差地点上海事由参加展会费用明细项目金额（元）发票号码备注高铁票8001100005678北京-上海往返住宿费1050230000876543213天，350元/天餐饮费65023000087654322合理范围内合计2500——部门审核意见：与出差申请一致签字：*日期：9月14日财务审核意见：票据合规，报销金额在预算内签字：*日期：9月16日（四）管理要点严禁虚报、冒报差旅费用，发票需与出差行程一致；超标准住宿需提前书面审批，未获批部分不予报销；差旅归来后15个工作日内完成报销，逾期未报需说明原因。六、有序访客接待流程（一）适用情形适用于外部访客（客户、合作伙伴、人员、应聘者等）的预约、接待、送客全流程，提升公司形象，保障办公秩序。（二）操作步骤1.访客预约预约登记：访客需提前1个工作日联系对接人（如销售部、HR），提供姓名、单位、证件号码号、来访事由、人数、预计到访及离开时间。信息确认：对接人填写《访客预约登记表》，经部门负责人*审核后，提前1天发送访客信息至行政部（含访客姓名、车牌号、接待区域）。2.接待准备环境准备：行政部提前清理接待室，保证茶水、纸巾、投影仪等设备可用；重要访客需准备公司宣传资料、姓名牌（如“科技有限公司-张总”）。人员对接：对接人提前10分钟到达前台，必要时安排专人引导（如应聘者引导至HR办公室）。3.访客接待身份核验：前台核对访客证件号码与预约信息，填写《访客接待记录表》（含到访时间、接待部门、访问区域），发放《访客证》（佩戴于胸前）。引导会谈：对接人引导访客至指定区域，全程陪同；涉及机密区域（如研发部）需提前审批，访客由专人引导，禁止随意走动。4.送客与归档送客登记：会谈结束后，对接人送访客至前台，核对《访客证》并收回，记录离访时间。资料归档：行政部每日整理《访客接待记录表》，电子版存入“行政-访客管理-202X年月”，纸质版保存1个月。（三）常用模板表11：访客预约登记表接待部门销售部接待人*访客姓名单位科技有限公司职务总经理联系方式到访时间2023-09-1509:00离访时间10:30来访事由商务洽谈合作访问区域301接待室、研发部（需审批）部门负责人审批同意，安排陪同研发部参观签字：*日期：9月14日行政部备注已准备宣传资料，访客证编号20230915001表12：访客接待记录表到访日期2023-09-15访客姓名单位科技有限公司接待部门销售部接待人*、访问区域301接待室、研发部到访时间09:00离访时间10:30访客证号20230915001接待内容摘要商务洽谈合作细节，参观研发部产品展示访客签字前台签字*（四）管理要点严禁接待未经预约的访客，临时访客需对接人确认后登记；涉密区域接待需经分管领导*审批，全程禁止拍照、录音；前台需保持电话畅通，及时通知对接人访客到访。七、印章安全管理规范（一）适用情形适用于公司公章、合同章、财务章、法人章等印章的使用、保管、变更管理，保证印章使用合法、合规、可追溯。（二）操作步骤1.印章保管专人保管：各类印章由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“专人专柜、双人双锁”管理，保险柜钥匙由印章管理员和行政部*分别保管。存放安全：印章存放于带密码的保险柜中，保险柜密码仅印章管理员和行政部知晓；印章使用后及时锁回，严禁随意放置或交他人代管。2.印章使用用印申请：使用印章需填写《用印申请单》，注明用印文件名称、份数、用途（如“合同签署”“证明开具”），附文件电子版或复印件，部门负责人*审核。权限审批：公章、合同章用印需分管领导审批；财务章用印需财务部及分管领导审批；法人章用印需总经理审批。用印登记：审批通过后，印章管理员*核对文件内容与申请单一致，在《印章使用登记表》登记用印人、时间、文件名称、份数，加盖印章，留存用印文件复印件。3.印章变更与销毁印章变更：印章磨损、公司名称变更等原因需刻制新印章时，由行政部提交《印章刻制申请表》，经总经理*审批后，到公安机关指定机构刻制，旧印章交回行政部封存或销毁。印章销毁：停用印章需由行政部提出销毁申请，经总经理、财务部审批后，由2人以上（含印章管理员、行政部）共同监督销毁，形成《印章销毁记录表》。（三）常用模板表13：用印申请单申请部门销售部申请人*申请日期2023-09-15用印文件名称《产品销售合同》文件份数3份用印用途与客户公司签署合同部门负责人意见同意，合同条款已审核签字：*日期：9月15日分管领导审批同意签字：*日期：9月15日印章管理员核对文件内容与申请单一致，印章清晰签字：*日期：9月15日表14：印章使用登记表用印日期2023-09-15用印部门销售部用印人*文件名称《产品销售合同》份数3份用印印章合同章用印事由与客户公司签署合同审批人*备注合同编号：HT-2023-058（四）管理要点严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章，特殊情况下需经总经理*书面审批；印章管理员需定期检查印章完好性，发觉损坏或丢失立即报告行政部及总经理*；用印文件需存档管理，合同类文件保存至合同结束后5年，其他文件保存1年。八、档案系统化管理方法（一）适用情形适用于公司各类重要档案的收集、整理、保管、利用，包括文书档案（制度、纪要）、合同档案（采购、销售）、人事档案（员工信息）、财务档案（报表、凭证）等。（二）操作步骤1.档案收集收集范围：公司各部门在经营管理中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、音频视频等。收集责任：各部门指定专人（档案员*）负责本部门档案收集，每月25日前将上月档案移交至行政部，填写《档案移交清单》（含档案名称、份数、密级、移交人）。2.档案整理分类编号：行政部根据《公司档案分类表》（如“行政类-制度”“业务类-合同”）对档案分类，每类按年度-流水号编号（如“ZD-2023-