会议纪要编写及行动计划部署模板

会议纪要编写及行动计划部署模板一、适用会议类型与场景项目启动会：明确项目目标、分工及关键里程碑；周/月度例会：同步工作进展、解决问题、部署下阶段任务；跨部门协调会：明确协作接口、消除职责壁垒、推动资源对接；问题复盘会：总结经验教训、制定改进措施、明确责任主体；专项任务推进会：聚焦具体目标，细化执行路径，保证高效落地。二、从会前到行动落地的全流程操作（一）会前准备：奠定高效记录基础明确会议目标与议程提前与会议主持人确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目进度滞后问题”），获取并熟悉会议议程，明确各议题讨论重点。收集背景资料整理与会议议题相关的材料（如项目文档、数据报表、上次会议纪要、待解决问题清单），供记录时参考，保证内容上下文连贯。准备记录工具电子化记录：优先使用协作文档（如飞书文档、腾讯文档），支持实时多人编辑、后续版本管理；纸质记录：备好会议记录本，提前标注议程页码，方便快速定位；辅助工具：准备录音设备（需提前征得参会人员同意）或智能语音转文字工具，避免遗漏关键信息。（二）会中记录：精准捕捉核心信息记录会议基本信息首段需包含：会议名称、时间（年/月/日上/下午X时-X时）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因、列席人员（如有）。示例：项目周例会纪要时间：2023年X月X日14:00-16:00地点：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）主持人：（项目经理）记录人：（项目助理）参会人员：（研发部）、赵六（设计部）、孙七（市场部）、周八（运营部）缺席人员：吴九（财务部，因出差）区分“讨论”与“决议”，提炼关键结论按议程顺序记录，每个议题需标注：讨论要点（各方观点、数据支撑、分歧点）、决议结论（最终确定的方案、共识）、待定事项（需进一步调研/决策的内容）。示例：议题1：Q3产品迭代优先级排序讨论要点：（研发部）：建议优先开发“用户画像优化”功能，因当前系统识别准确率仅65%，影响用户体验；赵六（设计部）：补充“用户画像优化”需设计端配合，预计需2周，建议同步启动“消息推送模板改版”（研发周期短1周）；孙七（市场部）：根据用户调研数据，“消息推送模板改版”用户呼声更高，可提升打开率15%。决议结论：优先级排序：“消息推送模板改版”>“用户画像优化”>“支付流程简化”；研发部本周内提交各功能详细排期（含资源需求）。逐项梳理行动项，明确“5W1H”对会议中明确的任务，需记录：任务描述（What）、负责人（Who）、协作人（Supporter）、开始时间（WhenStart）、截止时间（WhenEnd）、交付成果（Deliverable）、所需资源/支持（Resource）。示例：行动项1：研发部完成“消息推送模板改版”技术方案，（研发组长）负责，（产品助理）配合提供用户反馈数据，截止时间：X月X日17:00，交付成果：技术方案文档（含排期）。记录关键数据与待跟进事项对涉及数据、指标的内容（如“目标用户量提升20%”“预算控制在5万元内”），需准确记录来源及口径；对未当场解决的问题，标注“下次会议需跟进”。（三）会后整理：保证信息准确完整24小时内完成初稿基于会中记录，整理成结构化纪要，重点检查：决议结论是否清晰、行动项是否完整（含5W1H）、人名/部门/数据是否有误。提交审核与分发将初稿提交会议主持人（或指定负责人）审核，确认无误后，按参会范围分发（抄送相关人员、部门负责人及存档部门），并标注“请确认收到，如有异议请在X小时内反馈”。补充遗漏信息若审核中或反馈后存在信息缺失（如某行动项负责人未明确），及时与相关人员沟通补充，保证无遗漏。（四）行动计划部署：从任务到落地录入行动跟踪表将所有行动项同步至《行动计划跟踪表》（见模板三），明确“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期），并设置关键检查节点（如每周五17:00更新进度）。推动资源协调对行动项中涉及的资源需求（如预算、人力、跨部门支持），由记录人/负责人主动对接相关部门，保证资源及时到位。定期同步进度通过周报、站会或专项跟进会，同步行动计划执行情况，对延期任务分析原因（资源不足、需求变更等），并调整解决方案。三、核心模板工具包模板1：会议基本信息表项目内容会议名称项目周例会会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议地点3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）主持人（项目经理）记录人（项目助理）参会人员（研发部）、赵六（设计部）、孙七（市场部）、周八（运营部）缺席人员吴九（财务部，因出差）列席人员无会议目标1.同步Q3产品迭代进度；2.确定“用户画像优化”功能优先级；3.解决接口对接问题会议议程1.各部门周进度汇报；2.Q3产品迭代优先级讨论；3.接口对接问题解决方案模板2：议题讨论与决议记录表议题编号议题名称讨论要点（关键观点/数据/分歧）决议/结论待定事项1Q3产品迭代优先级排序研发部：“用户画像优化”需2周，影响体验；设计部：建议同步启动“消息推送模板改版”（周期短1周）；市场部：用户调研显示“消息推送”呼声更高1.优先级：“消息推送模板改版”>“用户画像优化”>“支付流程简化”；2.研发部X月X日前提交各功能排期无2接口对接问题运营部：用户反馈数据无法同步至系统，导致分析滞后；研发部：因对方接口文档未更新，开发受阻1.市场部X月X日前联系团队获取最新接口文档；2.研发部收到文档后3天内完成对接开发需确认接口文档版本号模板3：行动计划跟踪表任务编号任务描述来源议题负责人协作人开始时间截止时间交付成果当前状态备注（如风险/需支持）A001完成“消息推送模板改版”技术方案议题12023–2023–技术方案文档（含排期）进行中需设计部提供UI初稿（X月X日前）A002联系团队获取接口文档议题2孙七周八2023–2023–最新接口文档（盖章版）未开始需对方技术负责人签字确认A003同步Q3迭代进度至管理层议题12023–2023–进度汇报PPT未开始需各部门X月X日前提交数据模板4：决议事项汇总表决议编号决议内容涉及部门/人员生效日期后续跟进动作R001Q3产品迭代优先级：“消息推送模板改版”>“用户画像优化”>“支付流程简化”研发部、设计部、市场部2023–研发部X月X日前提交排期R002增加接口对接紧急度，优先保障数据同步功能研发部、市场部、运营部2023–市场部X月X日前获取接口文档四、提升效率与质量的要点提示记录客观性：避免使用“我认为”“大家觉得”等主观表述，直接记录“部门提出”“数据显示”。行动项可落地：任务描述需具体（如“优化登录流程”而非“提升用户体验”），负责人需明确到具体人（避免“相关负责人”模糊表述）。信息同步及时性：纪要分发后，对未读或未反馈人员主动提醒，保证行动项被接收；每周更新《行动计划跟踪表》并同步给全体相关方。区分“决议”与“待办”：决议是已确定的