公司年度劳动合同管理手册

公司年度劳动合同管理手册一、总则（一）目的与依据为规范公司劳动合同管理，明确劳动合同全流程操作规范，保障公司与员工的合法权益，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，结合公司实际运营情况，制定本手册。（二）适用范围本手册适用于公司及全体在职员工（含试用期、劳务派遣、非全日制用工等形式的劳动者，另有约定的除外）。（三）管理职责人力资源部：统筹劳动合同的订立、履行、变更、解除/终止全流程管理，负责合同文本拟定、档案保管、法律风险审核等工作。各部门：配合完成员工入职、离职手续办理，提供岗位变动、绩效考核等信息，确保劳动合同履行过程中信息传递准确。二、劳动合同的订立（一）订立原则劳动合同订立需遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用原则，不得违反法律法规强制性规定，不得免除公司法定责任、排除员工合法权益。（二）合同类型与期限1.固定期限劳动合同：适用于新入职员工（首次签订期限一般为3年，特殊岗位可协商调整）、岗位临时性需求等场景。2.无固定期限劳动合同：符合以下情形之一的，应当签订无固定期限劳动合同：员工在公司连续工作满10年；连续订立2次固定期限劳动合同，且员工无《劳动合同法》第三十九条、第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同时；公司初次实行劳动合同制度或改制重新订立劳动合同时，员工在公司连续工作满10年且距法定退休年龄不足10年。3.以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于项目制岗位（如专项研发、临时工程等），合同期限以项目完成时间为准。（三）订立流程1.招聘与录用：用人部门提出招聘需求，人力资源部组织招聘，确定录用人员后发送《录用通知书》，明确岗位、薪酬、报到时间等关键信息。2.告知义务：公司需如实告知员工工作内容、工作条件、劳动报酬等信息；员工需如实提供身份、学历、工作经历等资料，若存在虚假信息，公司有权解除劳动合同。3.合同文本签订：员工入职1个月内，人力资源部与员工签订书面劳动合同（含《劳动合同法》规定的必备条款），双方各执一份。4.试用期约定：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不超过6个月；同一员工仅约定一次试用期，试用期工资不低于劳动合同约定工资的80%或公司相同岗位最低档工资，并不低于当地最低工资标准。三、劳动合同的履行与变更（一）履行要求1.全面履行：公司与员工应按劳动合同约定，全面履行各自义务（公司按时足额支付工资、提供劳动保护；员工遵守制度、完成工作任务）。2.工资支付：工资以货币形式按月支付，支付日为每月[X]日（遇节假日顺延），不得克扣或拖欠。加班工资、绩效奖金等按制度及合同约定执行。3.社会保险与福利：公司依法为员工缴纳社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育保险），员工个人承担部分由公司代扣代缴。公司可根据实际提供补充福利（如商业保险、带薪年假等）。（二）变更情形与流程1.变更情形：双方协商一致，可变更劳动合同内容（如岗位调整、薪酬变动等）；因客观情况重大变化（如公司合并、政策调整等），致使劳动合同无法履行的，双方可协商变更。2.变更流程：公司或员工提出变更意向，以书面形式说明变更内容及理由；双方协商一致后，签订书面变更协议，协议文本由人力资源部存档，员工留存副本。四、劳动合同的解除与终止（一）解除类型与条件1.协商解除：公司与员工协商一致可解除劳动合同。由员工提出的，无经济补偿；由公司提出的，需支付经济补偿。2.员工单方解除：预告解除：员工提前30日书面通知公司（试用期内提前3日通知），可解除劳动合同；即时解除：公司存在未提供劳动保护、拖欠工资、未缴社保等情形的，员工可立即解除劳动合同，并要求经济补偿。3.公司单方解除：过失性解除：员工存在试用不合格、严重违纪、营私舞弊等情形的，公司可立即解除劳动合同，无需支付经济补偿；无过失性解除：员工患病/非因工负伤医疗期满后不能胜任工作、经培训/调岗仍不能胜任工作、客观情况重大变化致使合同无法履行的，公司提前30日书面通知或额外支付1个月工资后，可解除劳动合同，并支付经济补偿；经济性裁员：公司因经营困难等原因需裁员20人以上或占职工总数10%以上的，需提前30日向工会或全体职工说明情况，报劳动行政部门后可裁员（优先留用老员工、无固定期限合同员工等）。（二）终止情形劳动合同终止的情形包括：合同期满、员工开始享受基本养老保险待遇、员工死亡/被宣告死亡/失踪、公司破产/吊销执照/责令关闭/提前解散等。（三）经济补偿1.补偿情形：公司提出协商解除、无过失性解除、经济性裁员、劳动合同终止（除合同期满员工不续签或公司维持/提高条件员工仍不续签的情形外），需支付经济补偿。2.计算标准：经济补偿按员工在公司工作年限，每满1年支付1个月工资（月工资为解除/终止前12个月平均工资，低于当地最低工资标准的按最低工资标准计算）；6个月以上不满1年的按1年计算，不满6个月的支付半个月工资。五、劳动合同档案管理（一）档案保管人力资源部建立员工劳动合同档案（含合同文本、录用通知书、岗位变动记录等），实行一人一档管理，原件由人力资源部妥善保管（存放于专用档案柜，做好防火、防潮、防盗措施），员工可留存复印件或扫描件。（二）保管期限劳动合同终止或解除后，相关档案需至少保存2年（以备劳动争议仲裁或诉讼时查阅）。（三）查阅与借阅公司内部因工作需要查阅的，需经人力资源部负责人审批，填写《档案查阅申请表》，在指定地点查阅，不得涂改、损毁档案。员工因个人原因需查阅或复制本人档案的，需向人力资源部提出书面申请，经审批后可查阅或复制。六、风险防控与争议处理（一）常见风险与防控1.风险一：劳动合同签订不及时风险表现：员工入职超过1个月未签订书面劳动合同，公司需支付双倍工资。防控措施：设置“入职签约提醒”机制，确保1个月内完成签约；对拖延签约的员工，及时沟通并留存书面催告记录。2.风险二：合同内容违法或约定不明风险表现：劳动合同中试用期、工资、解除条件等约定违法，或关键条款（如工作地点、岗位）约定模糊，引发纠纷。防控措施：定期由法务或外部律师审查合同文本，细化岗位、工作地点等条款（如工作地点可约定“公司注册地及业务拓展区域”，岗位可约定“根据公司经营需要，在相近岗位范围内调整”）。3.风险三：解除/终止程序不合法风险表现：公司解除劳动合同未履行通知工会、书面通知员工等程序，或终止合同未按规定支付经济补偿，被认定为违法解除/终止。防控措施：严格执行解除/终止流程，解除前书面通知工会（无工会的，通知职工代表或全体职工），解除/终止时出具书面证明，涉及经济补偿的按时足额支付。（二）争议处理内部协商：劳动争议发生后，优先由人力资源部与员工协商解决，明确争议焦点，提出合理解决方案。调解：协商不成的，可向公司工会或劳动争议调解委员会申请调解。仲裁与诉讼：调解不成的，员工可向劳动争议仲裁委员会申请仲裁；对仲裁裁决不服的，可