高校行政部门日常事务管理流程

高校行政部门日常事务管理流程高校行政部门作为学校运转的“中枢神经”，肩负统筹教学科研协调、服务师生发展、保障校园治理的核心职责。日常事务管理流程的科学性与规范性，直接影响行政效能与服务质量。本文结合高校行政工作实践，系统梳理核心事务的管理逻辑与实操路径，为优化行政服务、提升治理能力提供参考。一、公文处理流程：规范流转与高效执行公文是高校内部指令传递、信息沟通的核心载体，其处理需兼顾合规性与时效性，形成“收文-办文-发文”的闭环管理。（一）收文管理：从签收登记到办结反馈1.签收与登记：收发岗接收纸质/电子公文，核对文号、密级等要素，在《收文登记簿》记录标题、来源、收文时间；涉密公文单独登记，移交机要岗位。2.拟办与批办：办公室负责人结合公文性质提出拟办意见（如“请教务处研办”“呈分管校领导阅示”），经部门负责人审核后，转至承办部门或校领导签批。3.承办与催办：承办部门明确责任人与办结时限（事务性公文一般5个工作日内），办公室定期跟踪进度，对超期事项发《催办单》督促反馈。4.办结与归档：承办部门形成书面报告或办结意见，经负责人签字后返回办公室；办公室审核后，将公文与办理材料一并归档，标注“已办结”。（二）发文管理：从拟稿核稿到分发归档1.拟稿与会签：业务部门起草公文（含请示、通知等），确保内容准确、格式规范（参照《党政机关公文格式》）；涉及多部门事项，需会签相关单位。2.核稿与签发：办公室审核文稿格式、逻辑，重点检查政策依据、行文对象；审核通过后，呈分管校领导或校长签发（涉密公文按密级审批）。3.排版与用印：文印岗按签发意见排版，生成正式文稿；用印前核对签发件与文稿一致性，登记用印台账后加盖公章（电子公文同步生成电子签章）。4.分发与归档：纸质公文通过校内OA、机要通道或邮政寄发；电子公文上传至公文交换平台；发文原件及签批单由办公室整理，定期移交校档案馆。二、会议管理流程：从筹备组织到督办闭环会议是凝聚共识、部署工作的关键载体，需覆盖“会前-会中-会后”全周期，确保决议落地。（一）会前筹备：精准策划与资源保障1.议题收集与审核：各部门提前3个工作日提交议题（含背景、决策事项、建议方案），办公室汇总后报主持人审核，剔除重复或非必要议题。2.通知与材料准备：确定会议时间、地点、参会人员后，通过OA、短信或邮件发送通知（明确回执要求）；承办部门提前1个工作日提交会议材料（汇报稿、决议草案）供排版印刷。3.会场与设备保障：行政人员提前1小时布置会场（摆放桌签、调试音响/投影），测试视频会议系统（如需），准备茶水、纸笔等物资。（二）会中组织：秩序维护与记录跟踪1.签到与引导：会务人员在会场入口组织签到，统计参会人数并反馈主持人；对迟到或请假人员，及时沟通确认。2.议程推进与记录：主持人按既定议程推进会议，把控发言时长与讨论方向；记录员同步整理会议纪要（含决议事项、责任部门、完成时限），重要会议安排专人录音备份。3.临时协调：遇设备故障、议程争议等突发情况，会务组迅速协调技术、法律等资源，确保会议顺利进行。（三）会后跟进：决议落地与效果评估1.纪要与任务分解：会议结束后2个工作日内，办公室发布经审核的会议纪要，明确任务清单（事项、责任人、时限）。2.督办与反馈：办公室定期（每周/每月）跟踪任务进展，通过《督办台账》记录完成情况；承办部门每月报送进展，逾期事项需说明原因并申请延期。3.档案归档：会议材料（通知、签到表、纪要、汇报稿）由办公室整理，按年度、会议类型归档，便于后续查阅。三、资产管理流程：从采购使用到处置闭环高校资产涵盖固定资产、流动资产、无形资产等，管理需贯穿“申请-采购-使用-处置”全生命周期，实现账实相符、效益最大化。（一）采购申请与预算审核1.需求申报：教学、科研或行政部门填写《采购申请表》（含资产名称、规格、预算、用途），经部门负责人签字后提交资产管理处。2.预算与合规审核：资产管理处核对采购需求是否符合年度预算，审查是否属于集中采购目录（如电脑、打印机等需走政府采购流程）。3.审批与立项：预算内小额采购由资产管理处审批；大额或特殊采购（如进口设备、涉密资产）需报分管校领导或校长办公会审议，通过后立项。（二）采购执行与验收管理1.采购实施：资产管理处根据采购类型，选择招标、竞争性谈判等方式（参照《政府采购法》）；委托代理机构的，需签订协议并全程监督。2.合同签订：确定供应商后，法务部门审核合同条款（付款方式、质保期、违约责任），校领导签字后加盖公章，双方各执一份。3.到货验收：资产到货后，使用部门、资产管理处、技术专家组成验收组，核对型号、数量、质量，填写《验收单》；不合格资产启动退换货流程，合格资产办理入库。（三）日常管理与维护1.台账与标签：资产管理处建立资产台账（含名称、编号、使用人、存放地点），为每件资产粘贴唯一识别标签（如二维码），定期更新台账信息。2.使用与维护：使用部门负责资产日常保管，按操作规程使用（如实验室设备定期校准）；出现故障时，提交《维修申请》，资产管理处联系供应商或第三方维修。3.盘点与清查：每年末开展资产盘点，使用部门自查、资产管理处抽查，核对账实是否一致；盘盈盘亏需说明原因，报校领导审批后调整台账。（四）资产处置：从报废到收益管理1.报废申请：资产达到使用年限或无法修复时，使用部门填写《资产报废申请表》，附技术鉴定报告，经部门负责人签字后提交资产管理处。2.评估与审批：资产管理处组织评估（大额资产需第三方评估），提出处置建议（报废、转让、捐赠等），报校长办公会审议；涉密资产按保密规定处理。3.处置与收益：审批通过后，资产管理处委托有资质机构处置（拍卖、拆解等），处置收益上缴学校财务，报废资产台账核销。四、师生服务流程：从诉求受理到满意度闭环行政部门的核心价值在于服务师生，流程需体现“便捷、高效、暖心”的服务理念，构建“受理-转办-反馈-回访”的闭环。（一）诉求受理与分类1.多渠道接收：通过校长信箱、线上服务平台（如“校园通”APP）、线下窗口、值班电话等渠道，接收师生诉求（教学设施报修、政策咨询、投诉建议等）。2.初步研判：服务专员对诉求分类（教学类、后勤类、人事类等），标注紧急程度（紧急/一般）；无法当场答复的，告知师生“3个工作日内反馈进展”。（二）转办与协同处置1.任务分派：服务专员根据诉求类型，通过OA或工作群转至责任部门，明确办结时限（紧急事项24小时内，一般事项5个工作日）。2.协同联动：涉及多部门的诉求（如跨校区选课系统故障），由办公室牵头成立专项小组，协调技术、教学、教务等部门联合处置，定期通报进展。（三）反馈与回访1.结果反馈：责任部门完成处置后，形成书面报告（含处理过程、结果、改进措施），经负责人签字后返回服务专员；服务专员以短信、电话或平台消息形式告知师生。2.满意度回访：服务专员通过问卷或电话回访，了解师生满意度；对不满意的诉求，启动“二次处置”流程，直至师生认可。（四）服务事项标准化办理1.高频事项清单：梳理师生高频办事事项（学历证明、党组织关系转接、科研经费报销等），制定《办事指南》（含材料清单、流程、时限），在官网、服务窗口公示。2.首问负责制：首位接待师生的行政人员，需全程跟踪诉求处理（即使不属于本部门职责，也需引导至责任部门或协助联系），杜绝“踢皮球”现象。五、档案管理流程：从收集整理到开发利用档案是高校历史记忆与决策依据，管理需遵循“集中统一、分级管理”原则，覆盖“收集-整理-保管-利用”全流程。（一）档案收集与移交1.部门归档：各部门指定档案员，按年度整理本部门文件（公文、会议材料、合同等），于次年6月底前移交校档案馆；科研、基建等专项档案，在项目验收后3个月内移交。2.特殊档案收集：档案馆定期收集教职工人事档案、学生学籍档案、实物档案（奖杯、校史文物等）；对散存于个人的重要档案（老照片、手稿），通过征集、捐赠补充。（二）整理与编目1.分类与编号：档案馆按“年度-机构-问题”或“年度-问题-机构”分类法，对档案分类；为每份档案编制档号（如“2023-校办-001”），填写《档案目录》。2.装订与装盒：对纸质档案修裱、装订（去除金属物，用线装或胶装），装入档案盒并填写盒脊标签（年度、机构、起止件号）；电子档案按格式（PDF、JPG等）分类存储，备份至专用服务器。（三）保管与保护1.库房管理：档案馆库房需恒温（14-24℃）、恒湿（45-60%），安装防火、防潮、防虫、防盗设备；定期检查档案状况，对破损档案及时修复。2.借阅制度：校内人员借阅档案，需填写《借阅申请表》，经部门负责人签字后，在档案馆查阅（涉密档案需额外经保密办审批）；校外人员借阅需持单位介绍信，仅限查阅开放档案。（四）鉴定与销毁1.定期鉴定：每10年开展档案鉴定，由档案馆、业务部门、法律专家组成小组，判定档案价值（永久、30年、10年保管期限）；无保存价值的档案列入《销毁清册》。2.审批与销毁：《销毁清册》报校长办公会审批后，由2名以上工作人员监督销毁（纸质档案用碎纸机，电子档案彻底删除），销毁过程全程录像存档。六、应急事务处理流程：从预案制定到复盘优化高校面临自然灾害、公共卫生、安全事故等突发风险，需建立“预案-响应-处置-复盘”的快速响应机制。（一）预案制定与演练1.风险评估：行政部门联合保卫处、后勤处等，每年开展校园风险评估，识别火灾、疫情、舆情等风险点，制定《应急预案》（含组织架构、处置流程、资源清单）。2.培训与演练：每学期组织应急培训（消防知识、急救技能等），每年开展至少1次实战演练（地震逃生、疫情封控等），检验预案可行性并优化。（二）应急响应与处置1.事件报告：发现突发事件后，第一时间向值班领导、应急指挥中心报告（含时间、地点、性质、损失初步估计），启动应急预案。2.资源调配：应急指挥中心协调人员（医护、安保、技术团队）、物资（口罩、消防器材、生活物资），划定警戒区域，开展救援、隔离、疏散等工作。3.信息发布：宣传部门按“及时、准确、公开”原则，通过官网、官微、短信向师生发布权威信息，回应社会关切，避免谣言传播。（三）处置跟进与复盘1.损失评估：事件平息后，成立评估小组，统计人员伤亡、财产损失、教学科研影响，形成《损失评估报告》。2.整改与优化：针对事件暴露的问题（消防通道堵塞、应急预案漏洞等），制定整改方案，明确责任部门与时限；每半年回顾整改效果，更新应急预案。七、流程优化方向：数字化、标准化与协同化（一）数字化转型：提升流程效率OA系统升级：推广电子公文、电子签章，实现公文“全程网办”；开发会议管理模块，支持线上议题申报、材料流转、纪要签发。大数据应用：分析师生诉求数据，识别高频问题（如“宿舍维修”“选课咨询”），优化服务流程或增设自助服务终端。（二）标准化建设：强化流程规范制度体系完善：修订《行政事务管理办法》《档案管理规定》等制度，明确各流程的责任主体、时限要求、考核标准。人员培训赋能：定期开展行政人员业务培训（公文写作、会议组织、应急处置等），通过“以老带