年会承办协议书

年会承办协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办年会，委托乙方提供年会承办服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方年会承办事宜达成如下协议：一、服务内容及要求（一）年会整体策划与组织1.乙方负责根据甲方需求，结合甲方企业文化、年会主题等因素，制定详细的年会策划方案，包括但不限于年会流程设计、节目安排、场地布置规划等。2.年会策划方案需经甲方书面确认后方可实施，乙方应按照确认后的方案进行精心组织和执行，确保年会顺利进行。（二）场地租赁与布置1.乙方负责寻找并租赁符合甲方要求的年会场地，场地应具备良好的交通便利性、充足的空间以及完善的设施设备，如音响系统、灯光设备、舞台设施等。2.乙方应按照年会策划方案对租赁场地进行个性化布置，营造出与年会主题相符的氛围，包括但不限于悬挂横幅、摆放装饰道具、设置展示区域等。布置工作应在年会举办前[X]天完成，并经甲方验收合格。（三）餐饮服务1.乙方负责提供年会期间的餐饮服务，包括午餐、晚餐或茶歇等（具体餐饮安排根据甲方需求确定）。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品的质量、安全和卫生，提供多样化的菜品选择。2.餐饮服务应在年会规定的时间内准确、及时地提供，确保参会人员能够享受到良好的用餐体验。（四）节目安排与表演1.乙方负责组织和安排年会期间的节目表演，包括但不限于歌舞、小品、相声、魔术等各类节目形式。节目内容应积极向上、符合年会主题，能够展现甲方企业精神风貌或达到娱乐互动的效果。2.乙方应与节目表演者签订相关协议，确保节目表演的质量和顺利进行。同时，乙方应负责节目表演的排练指导、服装道具准备、舞台调度等工作，保证节目表演的专业性和观赏性。（五）会议服务1.如年会包含会议环节，乙方应提供会议所需的设备设施，如投影仪、麦克风、音响设备、会议桌椅等，并确保设备设施正常运行。2.乙方负责安排会议记录人员，对会议内容进行准确记录，并根据甲方要求整理会议纪要。会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内提交给甲方。（六）其他服务1.乙方应负责年会现场的安全保卫工作，确保参会人员的人身安全和财产安全。安排专人负责现场秩序维护，设置必要的安全警示标识，对可能存在的安全隐患进行及时排查和处理。2.乙方应提供年会期间的摄影摄像服务，记录年会的精彩瞬间。摄影摄像资料应在年会结束后[X]个工作日内交付给甲方，甲方有权根据需要使用这些资料。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务权利1.有权对乙方的年会承办工作进行监督和检查，提出意见和建议。2.有权要求乙方按照本协议约定的服务内容、质量标准和时间要求提供服务。3.对乙方提交的年会策划方案、场地布置方案、餐饮菜单等相关文件有审核权，如发现不符合要求，有权要求乙方进行修改和调整。义务1.向乙方提供与年会承办相关的准确信息，包括但不限于年会主题、参会人员数量、预算范围、特殊要求等，协助乙方完成年会策划和准备工作。2.按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。3.在年会举办前，积极配合乙方完成各项准备工作的验收，如对场地布置、设备设施、餐饮准备等进行检查确认。4.尊重乙方的工作成果，不得擅自修改或破坏乙方布置的场地、准备的设备设施等。（二）乙方权利与义务权利1.有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。2.根据甲方提供的信息和要求，自主安排年会承办工作，但需确保服务质量符合本协议约定。3.在甲方未按照本协议约定履行义务时，有权要求甲方承担违约责任并采取相应措施保障自身权益。义务1.严格按照本协议约定的服务内容、质量标准和时间要求，为甲方提供专业、优质、高效的年会承办服务。2.在年会承办过程中，遵守国家法律法规和相关行业规范，确保各项工作合法合规进行。3.对甲方提供的信息和资料负有保密义务，不得向任何第三方泄露。4.定期向甲方汇报年会承办工作进展情况，及时沟通解决出现的问题。5.在年会结束后，负责清理场地，恢复场地原状（如有损坏应负责修复或赔偿）。三、服务费用及支付方式（一）服务费用本年会承办服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。该费用包含乙方为完成本协议约定的各项服务内容所需的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。（二）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.乙方完成年会策划方案并经甲方书面确认后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.年会举办完毕且乙方按照本协议约定履行完所有义务后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停年会承办服务，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若甲方因自身原因擅自变更年会主题、参会人员数量、预算范围等关键信息，导致乙方需要重新调整策划方案或增加服务成本的，甲方应承担由此增加的全部费用，并按照增加费用的[X]%向乙方支付违约金。3.若甲方未按照本协议约定配合乙方完成相关准备工作的验收，导致年会无法按时顺利举办的，甲方应承担全部责任，并按照服务费用的[X]%向乙方支付违约金。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容、质量标准和时间要求提供服务，乙方应负责采取补救措施，确保服务质量达到约定标准。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任，赔偿金额以甲方实际损失为准。2.若乙方擅自将本协议约定的服务内容转包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的全部费用，同时乙方应按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。3.若乙方未履行对甲方信息和资料的保密义务，导致甲方信息泄露或遭受其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任，并按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，若一方提出解除协议，需提前[X]日书面通知对方，并经对方书面同意。因解除协议给对方造成损失的，提出解除方应承担相应的赔偿责任。（二）不可抗力因不可抗力事件导致一方无法履行本协议约定的义务时，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力事件对协议履行的影响程度，协商决定是否变更或解除本协议。（三）协议生效与终止1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。2.