企业采购标准化申请审批流程模板

一、适用采购业务范围二、标准化操作流程（一）采购需求发起填写申请单：申请人根据部门实际需求，在采购管理系统中填写《采购申请审批表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求日期及供应商建议（如有）。附件准备：若采购涉及技术参数、图纸或比价资料，需一并作为支撑材料，保证需求描述清晰、准确。提交申请：确认信息无误后，通过系统提交至部门负责人审批，同步抄送至采购部门（如企业无独立采购部门，可由行政部门兼任）。（二）部门负责人初审必要性审核：部门负责人重点核查采购需求是否符合部门年度工作计划及预算，是否存在重复采购或可替代方案（如内部调配、租用等）。合理性确认：对采购数量、规格及预算合理性进行评估，保证与实际需求匹配，避免过度采购。审批反馈：审核通过后，在系统中签署“同意”意见并流转至下一环节；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。（三）采购部门/财务部门复核采购合规性复核（采购部门）：核查采购流程是否符合企业制度（如是否属于集中采购目录、是否需要招标或比价）。对供应商资质（如营业执照、相关许可证）进行初步审核，保证供应商具备合法经营资格。若为新供应商或大额采购，需启动供应商寻源流程（至少获取2-3家比价单）。预算与资金复核（财务部门）：核查采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算采购需提交额外预算说明。审核预估价格的合理性，参考历史采购数据或市场均价，保证价格公允。复核无误后，签署“同意”意见；若预算不足或价格异常，退回申请人或采购部门调整。（四）分管领导/总经理审批权限划分审批：日常小额采购（如金额≤5000元）：由分管领导审批。大额采购（如金额＞5000元或固定资产采购）：需提交总经理审批，必要时召开采购评审会。最终决策：领导根据采购重要性、预算情况及企业战略需求，签署“批准”或“否决”意见。若否决，需明确原因并终止流程。（五）采购执行与跟进订单下达：采购部门根据审批通过的申请，向选定供应商下达采购订单，明确交货时间、质量标准、付款方式及违约条款。进度跟踪：采购专员实时跟踪订单执行情况，保证供应商按时交货；若遇延迟，需及时协调并通知申请人调整需求日期。验收确认：物品/服务送达后，由申请部门联合使用人、采购部门共同验收，核对数量、质量、规格是否与订单一致，验收合格后签署《采购验收单》。（六）资料归档文件整理：采购申请表、审批记录、比价单、采购订单、验收单、发票复印件（或费用凭证）等资料，由采购部门统一整理归档。存档期限：纸质版资料保存不少于3年，电子版资料备份至企业档案系统，保证后续审计与查询可追溯。三、采购申请审批表模板基本信息申请单号（系统自动）申请日期年月日申请人*所属部门*联系方式*采购明细物品/服务名称：_________规格型号：_________单位：_________数量：_________预估单价（元）：_________预估总价（元）：_________用途说明：_________供应商建议（如有）：_________附件清单□技术参数□比价单□图纸□其他：_________审批流程审核环节审批人部门负责人审核*部门负责人采购部门复核*采购专员财务部门复核*财务主管分管领导审批（小额）*分管领导总经理审批（大额）*总经理备注□小额采购（≤5000元）□大额采购（＞5000元）□固定资产采购其他说明：_________四、关键注意事项（一）填写规范要求采购信息需真实、完整，不得漏填或虚报预估价格；规格型号、用途描述需清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体物品名称及数量）。附件材料需与采购需求相关，技术参数需经使用部门确认，比价单需注明供应商名称、报价及联系方式。（二）审批时效管理各审批环节需在2个工作日内完成反馈，紧急采购（如生产急需物料）可启动“绿色通道”，但需在备注中注明紧急原因，并由分管领导加急审批。超期未审批的申请，系统自动提醒审批人，若仍无反馈，可由采购部门协调或升级至更高层级领导处理。（三）预算与供应商控制严格执行预算管理，未纳入年度预算的采购需提交预算调整申请，经财务部门及总经理审批后方可执行。优先选择企业合格供应商名录中的合作方，新供应商引入需经过资质审查、样品测试及试用评估，保证供应商资质合规、质量可靠。（四）风险规避措施严禁拆分采购金额规避审批流程（如将5000元采购拆分为多笔5000元以下采购），一经发觉将追究申请人及部门负责人责任。验收环节需多人参与，保证采购物品/服务与需求一致，避免“不合格入库”或“数量不符”等问题。（五）特殊情况处理