催货函写作范本及注意事项_第1页
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文档简介

催货函写作范本及注意事项四、催货函写作的关键注意事项（一）事实依据务必扎实整理合同条款、订单截图、沟通记录（邮件、微信聊天等），确保时间、数量、质量要求与合同一致；避免模糊表述，如将“尽快交货”改为“于X月X日前交付全部货物”。（二）语气与措辞的分寸感初次催货用“提醒”“沟通”，多次用“催告”“函告”，紧急时用“警示”“郑重告知”；避免攻击性语言，如将“贵司严重违约”改为“贵司供货进度与合同约定存在偏差”。（三）诉求需具体可执行明确交货时间（精确到日/时）、数量、补救措施（如加急运输、赔偿金额计算方式）；例：“请于X月X日18时前交付剩余货物，运费由贵司承担；若逾期，按合同第X条支付违约金（每日XX元）”。（四）格式与送达的规范性采用正式公文格式，加盖公章（或业务章），注明发函日期、联系人及方式；通过EMS（留存回执）、挂号信或邮件（要求已读回执）送达，保留送达凭证。（五）后续跟进的主动性发函后2-3个工作日内电话跟进，确认对方是否收到、是否有解决方案；若仍无回应，考虑升级沟通（如对接对方法务/高管）或启动法律程序（如发律师函）。五、常见问题与应对策略Q1：对方称“疫情/物流”等不可抗力，如何应对？要求对方提供官方证明（如政府通告、物流凭证），根据合同约定的不可抗力条款协商调整交货时间；同步约定后续赶工方案（如“贵司需在疫情解封后3日内加急交付，运费由我司承担”），避免无限期拖延。Q2：催货后对方部分交货，质量存疑怎么办？在函件中明确质量异议期限（如“收到货物后3日内提出书面异议”），附质量问题照片/检测报告；要求换货、返工或扣减货款，同步暂停后续货款支付，避免损失扩大。Q3：是否需要每次催货都发正式函件？建议重要合同（金额大、影响广）的催货行为留痕：初次可微信/邮件沟通，若无响应或进展，立即发正式函件；小金额、低风险订单可灵活处理，但需保留沟通记录（如邮件、聊天截图）。催货函的本质是“用规则推动合作”——既维护自身权益，也为对方留调整空间。写作时把握“事实为基、

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