行政办公文件归档与保管操作手册

行政办公文件归档与保管操作手册前言为规范公司行政办公文件的归档与保管流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，特制定本操作手册。本手册适用于公司各部门及全体员工，旨在统一文件管理标准，为日常办公、决策支持及历史查阅提供可靠依据。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册涵盖公司各类行政办公文件，包括但不限于：会议纪要、通知公告、请示报告、工作总结、规章制度、合同协议（非业务类）、人事档案（基础资料）、固定资产资料、外来函件等。（二）典型应用场景日常办公文件处理：各部门在处理日常工作时形成的需长期保存的文件，如部门周报、会议通知等。项目文件归档：公司内部项目（如行政类采购、办公环境改造等）从立项到验收全过程形成的文件。年度档案整理：每年年末对当年形成的各类文件进行系统性归档与移交。历史文件查阅：因工作需要查询过往文件时，通过规范流程进行检索与调阅。二、文件归档与保管全流程操作指引（一）文件收集责任主体：各部门文件形成人为第一责任人，需在文件办理完毕后3个工作日内完成初步整理；行政部为统筹部门，负责定期收集与督促。收集范围：正式发文（含红头文件、签报单）；会议材料（会议议程、发言稿、决议事项等）；业务支撑材料（如审批单、验收报告、往来函件等）；外来重要文件（上级单位通知、合作单位函件等）。特殊要求：电子文件需同步收集（PDF格式，避免使用加密或过期格式），纸质文件需为最终定稿版本（有领导签字或部门盖章）。（二）文件分类分类标准：采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；二级分类（部门）：按文件形成部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”；三级分类（文件类型）：按文件性质划分，如“综合类”“会议类”“制度类”“合同类”。操作示例：2024年行政部形成的会议纪要，分类为“2024-行政部-会议类”。（三）文件整理排序：按文件形成时间顺序排列，同类型文件按“先审批后办理、先后附件”顺序整理。核对：检查文件是否齐全，如有缺失需及时补充；纸质文件去除订书针、回形针等金属夹，避免锈蚀；电子文件需命名规范（格式：“年度-部门-文件类型-序号-文件名”，如“2024-行政部-会议类-001-2024年第一次办公会纪要”）。装订：纸质文件使用不锈钢订书针左侧装订，厚度超过3cm的需采用胶装；重要文件（如合同、制度类）需加装封面（注明文件名称、编号、日期、部门）。（四）文件编号编号规则：采用“部门简称-年度-文件类型代码-流水号”格式，保证唯一性。部门简称：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、市场部（SC）等；文件类型代码：综合类（ZH）、会议类（HY）、制度类（ZD）、合同类（HT）、人事类（RS）；流水号：按年度从001开始连续编制，每年重新编号。操作示例：2024年行政部第3份会议类文件，编号为“XZ-2024-HY-003”。（五）归档登记登记要求：所有归档文件需在《归档文件登记表》（详见模板一）中详细记录，保证纸质与电子信息一致。登记内容：文件编号、文件名称、形成日期、页数、密级（普通/秘密）、保管期限、经办人、存放位置（如：档案柜-第1层-第3列）。（六）入库保管存放环境：纸质档案存放于专用档案柜，需远离阳光直射、潮湿、虫害区域，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储于公司服务器专用文件夹，定期（每季度）进行备份，备份介质（如移动硬盘）需单独存放并标注信息。存放规范：档案柜张贴《档案存放目录》，标注年度、部门、文件类型及起始编号；电子档案文件夹按“年度-部门-文件类型”分层设置，禁止随意修改或删除文件。（七）借阅使用借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明文件编号、名称、借阅事由、归还日期，经部门负责人审批后提交行政部；涉密文件需经分管领导审批，借阅时由行政部专人陪同。借阅要求：借阅期限一般不超过5个工作日，如需延长需提前申请；借阅人不得涂改、抽取、拆散、勾画文件，不得擅自复制（涉密文件禁止复制）；归还时，行政部需检查文件完整性，确认无误后登记归还。（八）鉴定销毁鉴定标准：保管期限届满的文件，由行政部每年组织一次鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类；继续保存的文件需重新确定保管期限并登记；销毁文件需列出《档案销毁清单》（详见模板三）。销毁流程：《档案销毁清单》经行政部负责人、分管领导审批后，由2名以上人员共同监销；纸质文件采用粉碎或焚烧方式（需符合环保要求），电子文件彻底删除并销毁备份介质；监销人需在《档案销毁清单》上签字确认，销毁记录永久保存。三、常用记录模板模板一：归档文件登记表序号文件编号文件名称形成日期页数密级保管期限经办人存放位置备注1XZ-2024-ZH-0012024年行政工作计划2024-01-058普通10年*明档案柜-1-32RL-2024-RS-015员工入职登记表汇总2024-03-2025普通永久*华档案柜-2-1模板二：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期*磊市场部56782024-06-10文件信息文件编号文件名称保管期限借阅事由SC-2024-HT-008市场推广合作协议5年项目审计需查阅审批意见部门负责人：*刚日期：2024-06-10行政部：*敏日期：2024-06-10归还日期：2024-06-15归还人签字：*磊模板三：档案销毁清单序号文件编号文件名称形成日期保管期限销毁原因监销人销毁日期1XZ-2023-ZH-0052023年办公用品采购清单2023-12-153年保管期限届满强、丽2024-12-202CW-2023-HT-012办公设备维修合同2023-08-305年项目已完成强、丽2024-12-20四、操作规范与风险提示（一）核心操作规范责任到人：文件形成人需对文件的真实性、完整性负责，行政部负责归档流程的监督与指导。同步管理：纸质文件与电子文件需同步归档，保证内容一致、信息可追溯。定期检查：行政部每季度对档案存放环境、文件完整性进行检查，发觉问题及时整改。（二）常见风险提示保密风险：涉密文件需单独存放并标注密级，借阅时严格执行审批流程，避免信息泄露。丢失风险：归档文件需及时登记，借阅后按时归还，严禁带离办公区域；电子档案需定期备份，防止数据丢失。