企业信息管理与保护模板

企业信息管理与保护模板一、适用场景与触发时机新员工入职：需登记员工基本信息、岗位权限关联信息，明确信息接触范围；跨部门协作：涉及业务数据、客户资料等敏感信息共享时，需规范交接流程；外部合作：与第三方机构（如供应商、服务商）交换企业信息前，需明保证密义务与使用边界；信息资产盘点：定期对企业核心信息（如财务数据、技术文档、客户名单）进行分类梳理与风险评估；离职/岗位调动：员工离职或转岗时，需完成权限回收、信息交接与资料归档。二、全流程操作指引（一）信息分类与定级明确分类标准：根据信息敏感程度与业务需求，将企业信息划分为四类：公开信息：可对外披露的内容（如企业简介、产品宣传资料）；内部信息：仅限内部员工知晓的内容（如会议纪要、内部管理制度）；秘密信息：仅限相关部门或岗位接触的内容（如未公开的财务数据、项目计划）；机密信息：核心商业秘密（如核心技术配方、客户合同细节、并购方案）。定级确认：由信息产生部门牵头，会同法务部、IT部共同审核信息级别，形成《企业信息分类定级表》（详见配套工具表格1）。（二）信息采集与登记采集原则：保证信息来源合法、内容真实、用途明确，禁止采集与业务无关的个人信息或敏感数据。登记流程：信息产生后1个工作日内，由责任人填写《信息采集登记表》（表格2），注明信息名称、类别级别、采集时间、存储位置及用途；部门负责人审核登记内容，保证信息无遗漏、分类准确；IT部门根据登记结果配置存储权限，保证信息仅对授权人员可见。（三）信息存储与加密存储规范：公开信息：存储于企业官网或公共知识库，无需加密；内部及以上级别信息：必须存储于企业内部服务器或指定加密云盘，禁止使用个人设备或第三方未授权工具存储；秘密/机密信息：需采用AES-256及以上加密算法，存储介质需进行物理隔离（如专用加密硬盘）。密钥管理：加密密钥由IT部门统一与保管，责任人需定期（每季度）核对密钥有效性，严禁私下复制或泄露密钥。（四）信息使用与审批使用申请：员工需使用非公开信息时，提前填写《信息使用审批表》（表格3），注明信息名称、使用目的、使用期限及范围。审批权限：内部信息：由部门负责人审批；秘密信息：由分管副总审批；机密信息：由总经理审批。使用限制：仅可在授权范围内使用信息，严禁截屏、拍照、导出或转发给未授权人员；使用完毕后需及时关闭相关访问权限。（五）信息共享与交接外部共享：需向第三方共享信息时，由合作部门发起申请，法务部审核《保密协议》（明确信息用途、保密期限及违约责任），经总经理审批后方可共享。内部交接：员工因岗位变动或离职需交接信息时，填写《信息共享交接表》（表格4），列明交接信息清单、接收人及交接日期，双方签字确认后，IT部门同步回收原权限。（六）信息销毁与归档销毁条件：信息超过保存期限、失去使用价值或法律法规要求销毁时（如客户信息保存期限届满），可申请销毁。销毁流程：责任人提交《信息销毁申请表》，注明销毁信息名称、级别及原因；经部门负责人与IT部门联合审核后，选择安全销毁方式（如纸质资料碎纸销毁、电子数据覆写或物理销毁）；销毁完成后，填写《信息销毁记录表》（表格5），由监销人签字确认，记录保存不少于2年。归档管理：具有长期保存价值的信息（如审计报告、重要合同），需按年度归档至企业档案室，由专人负责保管与调阅。三、配套工具表格表1：企业信息分类定级表信息类别级别定义示例责任部门公开信息可向社会公开，无保密要求企业官网介绍、产品目录市场部内部信息限内部员工知晓，禁止外泄月度工作总结、内部培训资料行政部秘密信息限相关部门接触，泄露可能造成损失未发布的财务报表、项目进度表财务部/项目部机密信息核心商业秘密，泄露将严重影响企业利益技术专利文档、战略合作伙伴名单研发部/总经理办公室表2：信息采集登记表信息名称类别级别采集时间采集人存储位置（路径/编号）用途描述审核人2024年Q1财务数据秘密2024-03-31*会计服务器-财务部-2024Q1内部经营分析*财务经理新产品技术方案机密2024-04-15*工程师加密云盘-研发部-项目A产品研发*研发总监表3：信息使用审批表申请部门申请人信息名称类别级别使用目的使用期限使用范围市场部*专员上半年客户调研报告内部制定下半年营销方案2024-07-01至2024-12-31本部门内部项目部*经理项目成本明细表秘密向合作方说明预算2024-04-20至2024-05-20合作方A（需签订保密协议）审批人意见：（内部信息由部门负责人审批，秘密信息由分管副总审批，机密信息由总经理审批）审批日期：表4：信息共享交接表共享/交接方接收方信息名称类别级别共享/交接目的共享/交接期限交接人接收人日期市场部销售部重点客户名单秘密客户资源跟进2024-04-01至2024-12-31*市场主管*销售经理2024-04-01离职员工*接任员工*部门工作台账内部工作交接永久*员工*员工2024-04-10表5：信息销毁记录表信息名称类别级别销毁原因销毁方式执行人监销人销毁日期备注2022年会议纪要内部超过保存期限（3年）纸质碎纸销毁*助理*行政经理2024-03-15共5份过期供应商资料秘密合作终止且无保存价值电子数据覆写*IT工程师*采购经理2024-04-05共20条记录四、关键风险提示合规性风险：严格遵守《网络安全法》《数据安全法》等法律法规，禁止非法采集、使用或泄露企业及个人信息；权限管理风险：遵循“最小权限原则”，定期（每半年）核查员工信息访问权限，及时回收离职或转岗人员权限；技术安全风险：IT部门需定期（每月）检查存储设备与加密系统，保证数据无泄露、篡改风险，重要信息需进行异地备份；责任追