供应商选择与评估流程模板

供应商选择与评估流程模板一、适用场景说明新供应商引入：首次合作供应商的筛选与资质验证，保证满足采购需求；现有供应商年度复评：对合作满1年及以上的供应商进行综合绩效评估，优化供应商结构；项目专项供应商筛选：针对大型项目、定制化需求或高价值采购，开展专项评估；战略供应商合作深化：对长期合作、核心业务领域的供应商进行能力升级评估。二、操作流程详解（一）需求分析与标准制定目标：明确采购需求及供应商准入标准，为后续筛选提供依据。操作内容：需求梳理：由采购部门牵头，联合使用部门（如生产、研发、市场）明确采购品类、技术参数、质量要求、交付周期、数量预算、服务需求（如售后、培训）等核心要素，形成《采购需求说明书》。标准制定：基于需求，制定供应商准入的硬性指标（如营业执照范围、行业资质认证、生产许可证、ISO9001质量体系认证等）和软性指标（如行业口碑、财务状况、研发能力、社会责任表现等），明确各指标的权重及最低要求（如“注册资本≥500万元”“质量近1年为0”）。输出成果：《采购需求说明书》《供应商准入标准表》。（二）供应商寻源与信息收集目标：广泛收集潜在供应商信息，建立初步候选池。操作内容：寻源渠道：通过公开招标、行业展会、行业协会推荐、供应商自荐、现有供应商推荐（需评估利益关联）等方式收集供应商信息。信息登记：向潜在供应商发放《供应商信息登记表》，收集基本信息（名称、地址、联系方式、成立时间、注册资本）、资质文件（营业执照、认证证书、专利证书等）、产品/服务案例（近3年合作项目、客户评价）、生产能力（产能、设备、工艺）、财务状况（近2年审计报告、银行信用等级）等。输出成果：《潜在供应商名单》《供应商信息登记表》（含附件）。（三）供应商资质初审目标：筛选出符合基本准入条件的供应商，排除不合规或能力不足的候选者。操作内容：资料审核：由采购部门对照《供应商准入标准表》，对《供应商信息登记表》及附件进行逐一核对，重点检查资质文件的有效性（如认证是否在有效期内）、经营范围与采购需求的匹配性、财务状况的健康度（如无重大债务纠纷）。合规性筛查：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询供应商是否存在经营异常、严重违法失信记录，或涉及重大诉讼、行政处罚等情况。输出成果：《供应商资质初审报告》（含“通过”“未通过”名单及未通过原因说明）。（四）供应商现场考察（针对关键/高价值采购）目标：验证供应商信息的真实性，评估其生产/服务能力、质量控制水平及管理体系。操作内容：考察准备：成立考察小组（含采购、技术、质量部门人员），制定《现场考察清单》，明确考察重点（如生产车间环境、设备维护状况、质量检测流程、原材料仓储管理、员工操作规范、安全生产措施等）。实地考察：通过现场观察、文件查阅（如生产记录、质量检验报告、客户反馈）、人员访谈（生产负责人、质量主管、销售代表）等方式，收集供应商的实际运营数据。考察评估：考察小组根据《现场考察清单》逐项打分，形成《供应商现场考察报告》，明确“推荐合作”“暂缓推荐”“不推荐”结论。输出成果：《供应商现场考察清单》《供应商现场考察报告》。（五）商务谈判与方案比选目标：确定合作细节，保证采购成本、服务条款等符合企业利益。操作内容：方案收集：要求通过初审的供应商提供《合作方案》，内容包括报价明细（单价、总价、价格有效期）、交付计划（批次、时间、物流方式）、服务承诺（售后响应时间、质保期、培训支持）、付款条件（账期、预付款比例、结算方式）等。商务谈判：由采购部门牵头，联合财务、法务部门与供应商就合作方案进行谈判，重点协商价格、付款周期、违约责任、知识产权保护等条款，形成《谈判纪要》。方案比选：建立商务评估模型（如价格权重40%、交付准时率权重20%、服务响应权重20%、合作条款权重20%），对各供应商方案进行量化打分，选出最优候选者。输出成果：《合作方案》《谈判纪要》《供应商商务评估表》。（六）综合评估与选定目标：结合资质、现场、商务等多维度评估，最终确定合作供应商。操作内容：组建评审小组：由采购总监担任组长，成员包括使用部门负责人、技术专家、质量负责人、财务负责人，保证评估的客观性与专业性。综合打分：评审小组根据《供应商综合评估打分表》，对供应商的资质初审得分（权重20%）、现场考察得分（权重30%）、商务评估得分（权重30%）、过往业绩（如类似项目案例，权重10%）、企业信誉（如行业奖项、客户评价，权重10%）进行加权计算，得出总分。结果确认：按得分排序，形成《供应商综合评估报告》，推荐得分最高的1-2家供应商作为候选对象，报企业决策层（如总经理、采购委员会）审批。输出成果：《供应商综合评估打分表》《供应商综合评估报告》《供应商选定审批表》。（七）合同签订与关系建立目标：明确双方权责，规范合作流程。操作内容：合同拟定：由法务部门根据谈判结果及企业《合同管理办法》，拟定《采购合同》，条款需包括标的物信息、质量标准、交付要求、付款方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等。合同审批：合同经采购部门、使用部门、财务部门、法务部门逐级审核，最终由决策层签署。关系建立：与供应商签订《供应商合作协议》，明确双方对接人（如采购经理某某、供应商销售代表某某），建立定期沟通机制（如月度例会、季度复盘）。输出成果：《采购合同》《供应商合作协议》《供应商对接信息表》。（八）供应商绩效评估与持续优化目标：监控供应商履约表现，动态优化供应商池。操作内容：数据跟踪：由采购部门联合使用部门、质量部门，按月/季度收集供应商绩效数据，包括：交付准时率、质量合格率（退货率、客诉率）、服务响应速度（问题解决时长）、成本控制能力（价格稳定性）、合作配合度（如需求变更响应效率）等。定期评估：每年固定周期（如每年Q1）开展年度绩效评估，依据《供应商绩效评估表》对供应商进行分级（如A级-优秀、B级-良好、C级-合格、D级-不合格）。结果应用：A级供应商：优先分配订单，摸索战略合作（如联合研发、长期协议）；B级/C级供应商：提出改进要求，跟踪整改效果；D级供应商：暂停合作或启动淘汰程序。输出成果：《供应商月度/季度绩效数据表》《供应商年度绩效评估表》《供应商改进通知书》（针对需整改的供应商）。三、配套工具表格表1：供应商信息登记表基本信息内容附件要求公司名称营业执照（加盖公章）统一社会信用代码注册地址联系人证件号码复印件（加盖公章）联系方式成立时间注册资本验资报告（近1年）主营业务产品/服务案例（近3年合作项目名称、客户、金额）合同关键页复印件（加盖公章）资质认证（如ISO9001、行业许可证等）认证证书（复印件加盖公章）表2：供应商综合评估打分表（示例）评估维度一级指标权重评分标准（10分制）得分备注资质能力营业资质匹配度10%完全匹配10分，基本匹配8分，部分匹配5分质量体系认证10%有ISO9001/14001等认证10分，无0分生产/服务能力产能匹配度15%满足峰值需求10分，基本满足8分，不足5分需提供产能证明设备/技术水平15%行业领先10分，中等8分，落后5分附设备清单及技术说明商务条件价格合理性20%低于市场均价10%，8-10分；持平5-8分；高于5分对比3家市场报价交付准时率（过往1年）15%≥98%10分，95%-98%8分，＜95%5分提供交货记录综合表现过往合作口碑10%客户无投诉10分，1-2次投诉8分，≥3次5分提供客户评价财务状况5%无债务纠纷10分，minor纠纷8分，major纠纷5分附审计报告总分——100%——表3：供应商绩效评估表（年度）评估指标权重目标值实际值得分（权重×实际值/目标值）备注交付准时率20%≥95%92%19.37分（20×92/95）Q3因物流延迟1次质量合格率30%≥99%98.5%29.55分（30×98.5/99）2批产品轻微外观瑕疵服务响应速度20%≤24小时响应30小时16分（20×24/30）1次售后响应超时成本控制能力15%价格波动≤5%6%12.5分（15×5/6）原材料价格上涨导致合作配合度15%需求变更100%响应90%13.5分（15×90/100）1次变更未及时落实总分100%————90.92分评级：B级（良好）四、执行要点提示（一）合规性优先供应商筛选需严格遵守《招标投标法》《反不正当竞争法》等法规，禁止设置倾向性、排他性条款；涉及采购或国企采购的，需遵循公开招标、竞争性谈判等法定流程，保留完整招标文件、谈判记录备查。（二）跨部门协同采购部门需主动联合使用、技术、质量、财务等部门参与评估，避免“单一部门决策”，保证评估维度全面（如技术部门确认参数满足性，质量部门把控风险）。（三）动态化管理供应商绩效评估结果需与订单分配、合作深度直接挂钩，避免“一评定终身”；对表现不佳的供应商，需明确整改期限（如3个月），跟踪改进效果，未达标及时启动淘汰流程。