企业行政管理标准手册

企业行政日常管理标准手册一、办公环境管理规范适用情境适用于企业日常办公区域（包括工位、会议室、公共区域等）的环境维护与秩序管理，保证办公环境整洁、有序、安全，为员工提供良好的工作氛围。同时适用于新员工入职时的办公区域安排与介绍。操作流程日常清洁维护每日上班前（8:30前），保洁人员对公共区域（走廊、茶水间、卫生间等）进行清洁，包括地面清扫、垃圾清理、桌面擦拭（会议室、接待区）。员工每日下班前10分钟，整理个人工位，保持桌面物品摆放整齐（文件按类别归档、办公用品归位），关闭个人电脑及用电设备电源。定期检查与评估每周五下午16:00，由行政专员*组织各部门行政对接人进行办公环境联合检查，重点检查工位整洁度、公共区域卫生、物品摆放规范性。检查结果记录于《办公环境检查表》，对不符合要求的部门（如工位杂乱、公共区域有杂物）下达整改通知，要求2个工作日内完成整改并反馈。新员工办公区域安排新员工入职前1个工作日，行政专员*根据部门需求分配工位，保证工位（含桌椅、文件柜、电源插座）完好，并发放《办公区域使用指南》（包含工位物品摆放规范、公共区域使用注意事项）。入职当天，由部门行政对接人带领新员工熟悉办公区域，介绍茶水间、卫生间、会议室等位置及使用规则。表单范例办公环境检查表检查区域检查项目标准（符合/不符合）整改要求责任部门整改时限部门工位区桌面物品摆放整齐销售部2个工作日公共走廊无杂物堆积清理堆积纸箱行政部当日完成会议室设备关闭、桌椅归位市场部当日完成执行要点保洁人员需每日填写《清洁工作记录表》，保证清洁工作可追溯。员工个人物品（如背包、水杯）需摆放于指定位置，不得占用公共通道。联合检查结果纳入部门月度考核，连续3次优秀的部门给予通报表扬。二、会议组织与流程管理适用情境适用于企业内部各类会议（包括部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部客户洽谈会等）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效、有序、目标明确。操作流程会议申请与审批会议发起人需提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请单》，填写会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及材料（如投影仪、白板、PPT等）。部门负责人对会议必要性进行审批（如跨部门会议需提前征求相关部门意见），行政专员根据会议室使用情况协调场地，保证会议室资源不冲突。会议准备会议召开前1小时，行政专员*检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调等）是否正常运行，布置会场（摆放桌椅、调试设备、准备会议材料、饮用水等）。会议发起人提前30分钟将会议议程及相关材料发送至参会人员邮箱，保证参会人员提前知晓会议内容。会议进行会议开始前10分钟，参会人员签到入场，由行政专员*核对参会人员名单，保证关键人员（如部门负责人、项目负责人）到会。会议期间，由行政专员*负责计时（如每个议题发言时间不超过15分钟），记录会议要点（包括讨论结果、待办事项、责任人及完成时限）。如遇特殊情况需变更会议时间或地点，发起人需提前1个工作日通知所有参会人员并说明原因。会后跟进会议结束后2个工作日内，行政专员整理《会议记录》，经会议发起人审核无误后，通过OA系统发送至所有参会人员及相关部门。《会议记录》需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论结果、待办事项（明确责任人、完成时限），并附会议材料（如PPT、签到表）。表单范例会议申请单会议主题项目进度协调会会议时间2023年10月20日14:00-16:00会议地点3楼第一会议室参会人员张经理（市场部）、李经理（技术部）、王专员（行政部）会议议程1.项目A进度汇报（15分钟）2.技术问题讨论（30分钟）3.下阶段计划制定（15分钟）所需设备投影仪、麦克风、白板申请人*专员（市场部）审批人*经理（市场部）会议记录模板会议主题项目进度协调会时间/地点2023年10月20日14:00-16:00/3楼第一会议室参会人员张经理、李经理、王专员讨论结果1.项目A当前进度完成80%，按计划推进2.技术部需于10月25日前解决接口问题待办事项1.市场部：10月22日前提交项目A宣传方案（责任人：张经理）2.技术部：10月25日前完成接口调试（责任人：李经理）记录人王专员（行政部）执行要点会议需严格控制时长，避免超时；如需延长，需经参会人员多数同意。会议期间需将手机调至静音或震动模式，避免影响会议秩序。《会议记录》需在会后3个工作日内归档至部门档案，保存期限不少于1年。三、办公用品申领与管理适用情境适用于企业日常办公用品（如纸张、笔、文件夹、订书机等）的申领、采购、发放及库存管理，保证办公用品供应充足、使用规范、成本可控。操作流程需求统计与申领每月25日前，各部门行政对接人统计本月办公用品需求，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途（如“部门日常使用”“项目专项使用”）。申领需遵循“按需申领、避免浪费”原则，非必需品（如高档文件夹、装饰性文具）不予申领。采购与审批行政专员汇总各部门《办公用品申领表》，编制《月度办公用品采购计划》，报行政经理审批。审批通过后，行政专员*通过合格供应商（如办公用品定点采购平台）采购，保证物品质量符合要求，价格合理。采购物品入库前，需核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，确认无误后登记《办公用品入库登记表》。发放与登记员工申领办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，注明申领人、部门、物品名称、数量、领用日期。行政专员核对领用数量是否在部门月度申领额度内，超额申领需部门负责人签字确认。办公用品发放仅限企业内部使用，严禁私自挪用或外带。库存盘点每月最后1个工作日，行政专员*对办公用品库存进行盘点，核对实际库存与台账是否一致，编制《月度库存盘点表》。对库存积压物品（如超过3个月未领用的物品），需分析原因并调整下月采购计划；对短缺物品，及时补充采购。表单范例办公用品申领表申领部门市场部申领日期2023年10月25日物品名称规格数量用途A4打印纸80g5包部门日常使用中性笔0.5mm黑色10支项目会议使用文件夹A4两孔20个整理项目资料申领人*专员（市场部）部门负责人*经理（市场部）月度库存盘点表物品名称上月库存数量本月入库数量本月领用数量本月库存数量盘点结果（一致/不一致）A4打印纸10包20包15包15包一致中性笔30支50支40支40支一致订书机5个0个2个3个一致执行要点办公用品采购需选择有资质的供应商，保证物品质量合格，避免采购劣质产品。部门申领额度需根据历史使用情况合理制定，避免浪费或短缺。库存盘点需做到“账实相符”，如发觉差异，需及时查找原因并上报行政经理*。四、固定资产管理规范适用情境适用于企业固定资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、登记、使用、维护、调拨及报废管理，保证固定资产安全、完整、合理利用。操作流程资产采购与入库部门需新增固定资产时，填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、用途、预算，报部门负责人及行政经理审批。审批通过后，行政专员*通过合格供应商采购，资产到货后需核对实物与采购信息一致，并粘贴“固定资产标签”（包含资产编号、名称、购置日期、使用部门）。登记《固定资产台账》，记录资产编号、名称、规格、型号、购置日期、价值、使用部门、责任人、存放位置等信息。资产使用与维护固定资产由使用部门专人负责保管，责任人需定期检查资产状况（如电脑运行是否正常、打印机是否缺墨），保证资产正常使用。资产出现故障时，责任人需及时填写《固定资产维修申请表》，报行政专员*安排维修；维修后需记录维修时间、费用及结果。员工离职或调岗时，需办理资产交接手续，填写《固定资产交接表》，由原责任人、新责任人、部门负责人签字确认后，交行政专员*更新台账。资产调拨与报废部门间资产调拨需填写《固定资产调拨单》，经调出部门、调入部门负责人及行政经理审批，行政专员*更新台账（调整使用部门及存放位置）。资产达到报废标准（如使用年限超过5年、维修成本超过资产原值50%）或无法修复时，使用部门需填写《固定资产报废申请表》，报行政经理*审批。审批通过后，由行政专员*联系专业机构回收报废资产，并更新台账（标注“报废”状态），报废残值收入需上交财务部。表单范例固定资产台账资产编号资产名称规格购置日期价值（元）使用部门责任人存放位置状态ZC-2023-001联想电脑ThinkPadX12023-05-106000市场部*专员3楼301室在用ZC-2023-002惠普打印机LaserJetM4042023-06-153500行政部*专员2楼201室在用固定资产交接表资产编号资产名称规格原责任人新责任人交接日期部门负责人签字ZC-2023-001联想电脑ThinkPadX1*专员*助理2023-10-18*经理（市场部）执行要点固定资产标签需粘贴在显眼位置，避免丢失或混淆；标签损坏需及时更换。资产盘点每半年进行一次，保证台账与实物一致；盘盈盘亏需查明原因并上报。严禁私自拆卸、外借或处置固定资产，违者将按企业相关规定处理。五、访客接待流程管理适用情境适用于企业外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待及送客流程，保证接待规范、热情、周到，展现企业良好形象。操作流程访客预约访客来访前，需提前1个工作日联系被访部门（如市场部、人力资源部），告知姓名、单位、来访事由、时间、人数及联系方式。被访部门行政对接人填写《访客预约表》，报部门负责人确认，并同步至行政专员，安排接待事宜（如会议室、茶水、接待人员）。接待准备访客到达前30分钟，行政专员*确认会议室是否空闲（如需使用会议室，提前布置场地，调试设备），准备茶水（如矿泉水、茶包、咖啡）、纸巾、企业宣传资料等。被访部门需提前告知访客企业地址（如“市区路号大厦15层”）、楼层及接待人员姓名（如“市场部*专员”），方便访客到达。接待流程访客到达后，前台人员主动上前问候（如“您好，请问是哪位？”），核对《访客预约表》信息（姓名、单位、被访部门），引导访客至等候区或会议室。被访部门接待人员（如专员）在会议室或前台迎接访客，握手问候（如“您好，总，欢迎来访！”），引导入座，递上茶水及宣传资料。接待过程中，需保持微笑、耐心倾听，避免随意打断访客发言；如需临时离开，需告知访客原因及离开时间。送客与记录会谈结束后，接待人员需送访客至企业门口或电梯口，握手道别（如“感谢您的来访，期待下次合作！”）。行政专员*填写《访客接待记录表》，记录访客姓名、单位、来访事由、接待人员、时间、接待结果等信息，并归档保存。表单范例访客预约表访客姓名*总访客单位科技有限公司来访事由项目洽谈来访时间2023年10月20日10:00-11:30人数2人联系方式被访部门市场部接待人员*专员（市场部）备注需准备项目PPT预约人*助理（市场部）访客接待记录表访客姓名*总访客单位科技有限公司来访时间2023年10月20日10:00-11:30接待人员*专员（市场部）来访事由项目洽谈接待结果双方达成初步合作意向记录人*专员（行政部）归档日期2023年10月20日执行要点前台人员需熟悉访客预约流程，保证访客到达后得到及时接待。接待人员需注意言行举止，展现企业专业素养；如遇访客投诉，需及时上报部门负责人*。《访客接待记录表》需在接待完成后1个工作日内填写完成，保存期限不少于1年。六、档案管理规范适用情境适用于企业各类档案（如行政档案、人事档案、财务档案、项目档案等）的收集、整理、归档、借阅及销毁管理，保证档案完整、安全、便于查阅。操作流程档案收集与整理各部门需在每月最后1个工作日，将本月形成的档案材料（如会议记录、合同、文件、报表等）整理完毕，交至行政专员*。档案材料需分类整理（如行政类、人事类、项目类），按时间顺序排列，编写档案编号（如“XZ-2023-10-001”表示行政类2023年10月第1份档案）。档案材料需使用档案袋或文件夹封装，标注档案名称、编号、形成日期、部门及责任人信息。归档与存储行政专员*将整理好的档案登记《档案归档目录》，内容包括档案编号、名称、形成日期、部门、存放位置（如“档案柜-第1层-第3格”）。档案存放需符合防火、防潮、防虫、防盗要求，档案室需保持干燥、通风，温度控制在18-22℃，湿度控制在50%-60%。电子档案需存储于企业服务器或加密U盘，定期备份（如每周备份一次），保证数据安全。档案借阅员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、名称、借阅原因、借阅期限（最长不超过7个工作日）、借阅人及部门负责人签字。行政专员*核对申请信息无误后，方可借出档案，并登记《档案借阅登记表》（包括借阅时间、归还时间、借阅人签字）。档案借阅期间需妥善保管，不得涂改、撕毁、转借或复制；如需复制，需经部门负责人及行政经理审批。档案销毁档案达到保存期限（如行政档案保存5年、人事档案保存10年）或无保存价值时，由行政专员编制《档案销毁清单》，报行政经理审批。审批通过后，由行政专员及部门负责人共同监督销毁（如纸质档案需碎纸机销毁，电子档案需彻底删除），并填写《档案销毁记录表》（包括销毁时间、地点、监督人、销毁方式）。表单范例档案归档目录档案编号档案名称形成日期部门存放位置保存期限XZ-2023-10-00110月办公环境检查表2023-10-27行政部