合同管理规范操作手册风险控制全面版

合同管理规范操作手册风险控制全面版一、手册编制目的与适用范围本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确各环节职责分工，识别并控制合同潜在风险，保障企业合法权益，提升合同管理效率。适用于企业各部门（包括采购部、销售部、法务部、财务部等）在合同起草、评审、签署、履行、归档等各阶段的管理操作，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等各类业务场景。二、合同全生命周期规范操作流程（一）合同准备阶段：需求识别与前期调研操作步骤：需求发起：业务部门根据业务需求（如采购物料、销售产品、外包服务等），填写《合同需求申请表》（详见模板1），明确合同主体、标的、数量、预算、履行期限等核心要素，部门负责人审批后提交至法务部备案。主体资格审查：法务部协同业务部门对合同相对方进行资质审核，重点核查：企业法人营业执照（需在有效期内，经营范围与合同内容匹配）；特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑资质等，以合同类型为准）；信用状况（通过“信用中国”等官方渠道查询，保证无重大失信记录）；授权委托人身份及授权范围（如签约人为非法人，需提供加盖公章的《授权委托书》）。资料收集：业务部门收集与合同相关的技术参数、交付标准、验收方案等附件材料，保证合同条款与业务需求一致。（二）合同谈判与起草阶段：条款设计与文本拟定操作步骤：谈判准备：业务部门与法务部共同制定谈判方案，明确谈判底线、核心条款（如价格、付款方式、违约责任）及风险点，谈判需有2名及以上人员参与，做好《谈判记录》（详见模板2）。文本起草：优先使用企业标准合同模板（如采购合同模板、服务合同模板），非标合同需在标准模板基础上调整；合同条款应包含《民法典》规定的必备要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等）；关键条款需明确具体：如“质量标准”需引用国家标准或行业标准，“违约责任”需约定违约金计算方式或损失赔偿范围，“争议解决”优先约定企业所在地法院管辖。内部审核：起草完成后，业务部门负责人初审，重点核对需求匹配度；法务部二审，重点审核条款合法性、合规性及风险点；财务部三审，重点审核付款方式、税务条款与财务制度的一致性。（三）合同评审与审批阶段：集体决策与风险把控操作步骤：提交评审：起草部门将合同草案、评审意见、附件材料等提交至合同评审小组（由法务部牵头，成员包括业务、财务、审计等部门负责人）。会议评审：评审小组召开会议，逐条审核合同条款，重点关注：主体资质有效性、权利义务对等性、违约责任可执行性、知识产权归属、保密条款等；评审中需记录《合同评审表》（详见模板3）中的评审意见，起草部门根据意见修改合同，直至评审通过。最终审批：根据合同金额及重要性，履行分级审批流程：金额≤10万元：由业务部门负责人、法务部负责人联合审批；10万元＜金额≤50万元：增加财务部负责人审批；金额＞50万元：提交总经理办公会审批，重大项目需经董事会审议。（四）合同签署与用印阶段：生效条件与形式规范操作步骤：文本定稿：审批通过后，起草部门与对方协商最终文本，保证双方版本一致，合同文本需标注“合同编号”（规则：年份+部门代码+序号，如“2024采字001号”）。用印申请：填写《合同用印申请表》（详见模板4），附审批通过的合同文本、评审意见、对方主体资格证明等材料，提交至行政部审核。用印管理：行政部核对用印材料与审批信息一致后，由授权人在《用印登记簿》上登记；合同需骑缝加盖企业公章（或合同专用章），多页合同需加盖骑缝章，每页加盖“骑缝章”时需保证覆盖页边与连接处；禁止在空白合同、未审批合同上用印，禁止擅自携带公章外出用印（特殊情况需经总经理批准并派专人监印）。文本交付：签署完成后，业务部门留存2份正本（1份归档，1份业务部门使用），对方提供1份正本，同时通过OA系统将扫描件同步至法务部备案。（五）合同履行与跟踪阶段：动态监控与风险预警操作步骤：履行交底：业务部门向生产、仓储、财务等执行部门进行合同履行交底，明确交付时间、质量标准、验收流程、付款节点等要求，填写《合同履行交底表》（详见模板5）。进度跟踪：业务部门建立《合同履行跟踪台账》（详见模板6），实时记录合同履行进展（如采购合同的到货情况、销售合同的收款进度）；对可能延迟履行的情形（如供应商产能不足、客户付款逾期），需提前3个工作日向法务部及分管领导报告，启动风险预警。验收确认：履行到期后，业务部门按合同约定组织验收（如货物验收需质检部门出具《验收报告》，服务验收需用户部门签署《服务确认单》）；验收不合格的，需及时向对方提出书面异议，明确整改要求及期限，并保留相关证据（如验收记录、沟通函件）。付款管理：财务部根据合同约定的付款条件（如验收合格后30日内付款），核对发票、验收单等凭证无误后办理付款，禁止无合同、超合同付款。（六）合同变更、解除与纠纷处理阶段：程序规范与证据留存操作步骤：变更处理：合同履行中需变更的，由双方协商一致并签订《合同变更协议》（需明确变更内容、生效条件及原合同其他条款效力）；变更协议需履行与原合同相同的评审审批流程，严禁口头或单方面变更合同内容。解除处理：因对方违约需解除合同的，业务部门收集违约证据（如逾期交付的物流记录、质量问题的检测报告），向对方发出《合同解除通知书》，明确解除依据及后果；双方协商解除的，需签订《合同解除协议》，约定财产返还、赔偿损失等事项。纠纷处理：发生纠纷时，业务部门第一时间向法务部报告，法务部评估纠纷性质（如违约、侵权），制定解决方案（协商、调解、仲裁或诉讼）；协商解决的，需签订《和解协议》；通过法律途径解决的，由法务部委托外部律师处理，业务部门配合提供证据材料。（七）合同归档与复盘阶段：资料完整与经验沉淀操作步骤：资料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同正本、附件、评审记录、履行凭证（验收单、付款凭证）、变更/解除协议等全套资料，按“一合同一档”原则整理。归档移交：填写《合同归档清单》（详见模板7），连同资料移交至档案管理部门，档案部门核对无误后签收，录入档案管理系统，明保证管期限（一般合同保管10年，重要合同永久保存）。复盘分析：每季度，法务部组织业务、财务部门对合同管理情况进行复盘，分析高频风险点（如付款条款约定不明、验收流程缺失），优化合同模板及管理流程，形成《合同管理复盘报告》并提交管理层。三、合同管理常用工具模板模板1：合同需求申请表申请部门申请日期合同编号业务需求描述（含标的、数量、预算、履行期限等）附件清单（技术参数、方案等）部门负责人审批意见：签字：日期：法务部备案意见：签字：日期：模板2：谈判记录谈判时间谈判地点对方参与人我方参与人谈判主题核心谈判内容及结果（逐条记录）待解决问题及下一步计划记录人：审核人：日期：模板3：合同评审表合同名称合同编号评审日期起草部门评审环节评审意见（分部门填写）业务部门：签字：日期：法务部：签字：日期：财务部：签字：日期：评审结论：□通过□修改后通过□不通过评审小组组长签字：日期：模板4：合同用印申请表申请部门申请人用印日期合同名称合同编号用印类型用印份数用印事由附件清单（合同文本、评审意见等）部门负责人审批：签字：日期：行政部审核：签字：日期：模板5：合同履行交底表合同编号交底部门交底日期接收部门接收人履行核心内容（交付时间、质量标准、验收流程等）风险提示（如延迟履行的责任、验收不合格的处理）交底人：接收人签字：日期：模板6：合同履行跟踪台账合同编号标的履行进度预计完成日期责任人异常情况记录（含问题描述、处理措施、结果）模板7：合同归档清单合同编号合同名称归档日期档案编号归档资料清单（列明每份资料名称及份数）移交人：接收人：日期：四、风险控制关键点与操作红线（一）主体资格风险控制禁止与无独立法人资格、超越经营范围或处于失信状态的对象签订合同；授权委托人签约时，需核验证件号码原件及《授权委托书》，授权范围需与合同内容一致，禁止“空白授权”。（二）条款合规风险控制合同条款不得违反法律、行政法规的强制性规定，如“霸王条款”“格式条款需显著提示对方注意免除或减轻责任等事项”；禁止约定“争议解决方式为‘由我方所在地仲裁委员会仲裁’”但未明确具体仲裁机构，或约定“管辖法院为‘被告所在地法院’”而未明确被告。（三）用印管理风险控制严禁在未完成审批流程的合同文本、合同变更协议上用印；用印时需核对合同文本与审批材料的一致性，禁止擅自修改合同内容后用印。（四）履行监控风险控制业务部门需定期跟踪合同履行进度，禁止对履行异常情况（如对方逾期交付、付款）不报告、不处理；验收环节需严格按合同标准执行，禁止“先签字后验收”或降低验收标准。（五）档案管理风险控