商会印章使用及管理流程规范

商会印章使用及管理流程规范一、总则为保障商会事务规范有序开展，维护商会合法权益，规范印章使用与管理行为，依据《中华人民共和国民法典》《社会团体登记管理条例》及本商会章程，结合实际运作需求，制定本流程规范。本规范适用于本商会及所属分支机构的印章（含公章、财务章、合同章、法人章及其他专用章）使用、保管、监督等全流程管理。二、印章种类及用途商会印章按功能与使用场景分为以下类型，需严格限定使用范围：1.公章：用于商会对外正式文件（如公文、资质证明、荣誉申报）、协议签署、法定代表人授权委托书等具有法律效力的文书，是商会对外身份的核心凭证。2.财务专用章：仅限财务部门办理银行结算、票据出具、财务报表用印，与法人章配合使用时需符合《商会财务管理制度》。3.合同专用章：专门用于商会各类合同、合作协议的签署，明确合同主体身份及权责约定，不得用于非合同类文书。4.法人章（法定代表人印章）：主要用于需法定代表人签章的文件（如融资协议、重大决策文件）、财务手续（如支票）、授权委托书等，与法定代表人签字具有同等效力。5.其他专用章（如党支部章、工会章、项目专用章等）：依其设立目的，在特定业务范围内使用（如党支部章仅限党内文件，项目章仅限对应项目合同），不得超范围用印。三、印章使用流程（一）用印申请用印申请人需填写《商会印章使用申请表》，清晰注明用印事由、文件名称/类型、份数、拟用印章种类，并附需用印的文件原件或定稿（电子文件需同步提交可编辑版本备案）。若为代申请，需注明申请人与代办人身份信息及授权关系。（二）审核审批1.部门初审：申请事项所属部门负责人对文件内容的合规性、真实性进行初审，确认与商会业务及规章制度无冲突后签字确认。2.分级审批：常规事务（如内部通知、一般性证明）：由秘书长或授权的部门分管领导审批。重要事项（如对外合同、重大合作协议、融资担保文件）：需经会长（或法定代表人）审批；涉及财务、法律风险的文件，需提前经财务部门、法务顾问审核后再报会长审批。紧急事项：无法及时履行完整审批流程时，可先由会长或授权人电话/线上授权，事后24小时内补全书面审批手续。（三）登记备案审批通过后，申请人持申请表及文件至印章保管人处，保管人核对申请信息与文件内容一致后，在《印章使用登记薄》中逐项登记：用印时间、事由、文件名称、份数、用印人、审批人、印章种类等，登记信息需完整可追溯。（四）印章加盖1.印章保管人需亲自操作加盖印章，确保印章清晰、端正，加盖位置符合文书规范（如公文“骑年盖月”、合同骑缝章需覆盖页码）。2.若为多份文件用印，需逐一核对每份文件内容与申请一致，禁止一次性加盖空白纸张或未填写完整的文书。3.特殊情况需携带印章外出使用时（如现场签署重大合同），需经会长审批，由印章保管人及一名监印人员共同携带，使用过程全程记录（拍照、录像或书面记录使用场景），返回后立即补充登记。（五）用印归档用印完成后，申请人需将用印后的文件（至少留存一份原件或清晰复印件）与《印章使用申请表》一并交回保管人存档，保管人按时间顺序整理归档，便于后续核查。四、印章管理规范（一）保管责任1.公章、合同专用章、法人章由秘书处指定专人保管（以下简称“保管人”），财务专用章由财务负责人指定专人保管，其他专用章由所属部门负责人指定专人保管。保管人需签署《印章保管责任书》，明确保管职责与法律责任。2.保管人应具备良好的职业素养与保密意识，未经批准不得向任何无关人员透露印章保管细节或使用密码。（二）保管要求1.印章需存放于带密码锁的保险柜中，保险柜密码与钥匙由不同人员分别保管（如保管人持钥匙，秘书长掌握密码），非工作时间及节假日需将印章锁入保险柜，钥匙随身携带或存入安全处。2.保管人离职或岗位调整时，需在3个工作日内完成印章交接，交接过程需由监交人（如秘书长、监事会成员）在场，填写《印章交接登记表》，注明印章状态、使用记录、保管物品等，交接双方及监交人签字确认后生效。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章，确因业务需要（如银行预留印鉴、标准化格式文件）的，需经会长特批，且需注明“仅限[具体事项]使用，有效期至[日期]”等限定内容，使用后立即回收剩余空白文书。2.严禁私自转借、外借印章，因工作需要临时移交印章的，需按“保管责任”中的交接流程执行，禁止个人间私下传递。3.印章损坏、遗失或被盗时，保管人需立即向会长及监事会报告，启动应急预案：遗失的需在24小时内登报声明作废，重新刻制印章需凭登报证明、商会公函等材料向公安机关备案，新印章启用前需发布启用通知并收回旧印章封存或销毁。（四）定期检查1.每月5日前，保管人需会同监事会成员（或指定监督人员）对上月印章使用记录进行核对，检查《印章使用登记薄》与存档文件的一致性，重点核查大额合同、对外担保、资金往来等重要用印事项的审批流程是否完整。2.每季度末，由秘书长牵头组织印章管理专项检查，内容包括：印章保管状态、使用登记完整性、存档文件合规性，检查结果形成书面报告提交理事会审议，发现问题立即整改并追究相关人员责任。五、监督与责任追究（一）监督机制1.监事会对印章使用及管理全过程进行监督，有权调阅用印记录、存档文件，对违规行为提出整改意见或处罚建议。2.设立举报渠道（如邮箱、意见箱），鼓励会员及员工对违规用印行为进行举报，举报信息严格保密，经查实后对举报人给予适当奖励。（二）责任追究1.保管人未履行保管职责，导致印章遗失、被盗或违规使用的，视情节轻重给予警告、扣发绩效、调岗等处分；造成经济损失或法律纠纷的，依法承担赔偿责任，同时追究其管理责任。2.申请人或审批人弄虚作假、越权审批，导致错误用印的，给予通报批评、取消评优资格等处分；情节严重（如伪造审批手续、恶意用印损害商会利益）的，解除聘用关系并追究法律责任。3.私自使用、伪造印章的，立即移交司法机关处理，商会保留追究其民事赔偿及刑事责任的权利。六、附则1.本规范自发布之日起施行，原有相关规定与本规范冲突