人力资源异动管理操作手册

人力资源异动管理操作手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范企业人力资源异动管理流程，通过标准化操作实现人员配置优化、组织效能提升，同时保障员工权益与企业合规运营。适用范围覆盖企业全体员工的入职、调岗、晋升、离职等人事异动场景，含各部门及分支机构。二、人事异动类型及定义人事异动是企业人力资源动态调整的核心环节，包含以下核心类型：异动类型定义与场景--------------------------------------------------------------------------------------入职异动新员工从外部招聘/内部转岗（含实习生转正）进入岗位，涉及劳动关系建立、岗位融入等环节。岗位异动员工在企业内部的岗位调整，含**调岗**（平级岗位变动）、**晋升**（职级/薪资提升）、**降职**（绩效/组织调整导致职级下调）。离职异动员工因个人、组织或协商原因终止劳动关系，分**主动离职**（员工提出）、**被动离职**（企业提出，如裁员、解除合同）、**协商离职**（双方达成一致）。三、核心异动流程操作指南（一）入职异动管理流程1.入职准备阶段招聘团队完成录用决策后，同步向用人部门、行政部、财务部发放入职通知单，明确入职时间、岗位、薪资、福利等核心信息。行政部提前筹备办公物资（工牌、电脑、工位等），IT部门开通系统权限；HR部门准备劳动合同、入职登记表、保密协议等文书。2.入职办理阶段资料审核：员工提交身份证、学历证明、离职证明（或应届生就业协议）、银行卡信息等，HR通过背调、学信网验证等方式核查真实性。合同签订：自入职之日起1个月内签订书面劳动合同，明确岗位、薪资、试用期（最长6个月，需符合《劳动合同法》）、工作地点等条款。入职培训：行政部组织公司制度培训，用人部门开展岗位技能培训，培训记录需员工签字确认。3.入职后跟进试用期第1、3个月开展绩效沟通，HR定期回访用人部门，了解员工适配情况；试用期结束前5个工作日，HR发起转正评估流程。（二）岗位异动管理流程1.调岗（含平级/跨部门调动）申请与审批：员工或用人部门发起调岗申请（说明调岗原因：组织架构调整、员工能力适配、个人职业发展等），经原部门负责人、新部门负责人、HR总监审批（重大调岗需总经理审批）。沟通与确认：HR组织三方沟通（原部门、新部门、员工），明确调岗后的薪资、绩效目标、到岗时间；若涉及薪资调整，需签订《劳动合同补充协议》。手续办理：员工完成原岗位工作交接（填写《岗位交接清单》，含工作文档、客户资源、办公用品等），HR更新员工档案、系统信息，行政部调整工位/工牌信息。后续跟进：调岗后1个月内，HR跟踪员工适应情况，协调新老部门解决衔接问题。2.晋升/降职晋升：由用人部门提名或员工自荐，经绩效评估、竞聘（可选）、高层评审后，HR发布晋升通知，明确新职级、薪资、职责；同步签订《岗位变更协议》，开展新任岗位培训。降职：需提前与员工沟通（说明降职原因：绩效不达标、组织架构调整等），协商一致后签订《岗位变更协议》；若员工不同意，需按《劳动合同法》规定处理（如协商解除或支付补偿金）。（三）离职异动管理流程1.主动离职（员工提出）申请提交：员工提前30日（试用期提前3日）以书面形式提交离职申请，说明离职原因（可匿名反馈至HR离职调研表）。审批与沟通：部门负责人与员工沟通挽留（必要时启动调岗/调薪协商），若挽留无效，经HR总监审批后，启动离职流程。工作交接：员工填写《离职交接清单》，完成工作文档、客户资料、财务借款、办公用品等交接，由接岗人、部门负责人签字确认。离职手续：HR出具离职证明，办理社保公积金停缴、档案转移（如需）；财务部结算工资（含未发薪资、加班费、补偿金等），于离职后15日内支付。2.被动离职（企业提出）合规前提：企业需证明员工存在严重违纪（如旷工、泄密）或不胜任工作（经培训/调岗后仍无法胜任），否则需支付经济补偿金（按“N”或“N+1”标准，“N”为工作年限）。流程执行：HR提前与员工沟通离职原因，出具《解除劳动合同通知书》（注明依据《劳动合同法》第X条），同步启动工作交接、薪资结算、证明开具等流程。3.离职后管理离职员工加入企业人才库，定期发送行业资讯（维护雇主品牌）；对核心岗位离职员工，HR每半年回访，了解职业发展情况。四、表单与文档管理规范1.核心表单：《入职登记表》《岗位异动审批表》《离职交接清单》《劳动合同变更协议》等需统一格式，由HR部门存档，保存期限不少于员工离职后5年（含电子版与纸质版）。2.文档保密：员工档案、薪资信息、背调资料等属机密文件，仅限HR专员、部门负责人查阅，查阅需登记《文档借阅记录表》。五、风险防控与合规要求（一）劳动法合规入职30日内签订劳动合同，否则需支付双倍工资；试用期需包含在劳动合同期限内，且薪资不低于同岗位80%或当地最低工资标准。调岗需符合“合理性”原则（如与原岗位关联、薪资不降低、无侮辱性），否则员工可主张调岗无效。离职时需在15日内办理社保转移，否则企业面临行政处罚。（二）数据安全员工离职前需注销系统账号、归还涉密设备，HR需删除员工内部系统权限（如邮件、OA、财务系统）。六、常见问题及解决方案问题场景解决方案----------------------------------------------------------------------------------------------------员工拒签劳动合同HR书面催告，催告后仍拒签的，**立即终止劳动关系**（无需支付补偿金，但需结清工资）。调岗后员工绩效不达标需证明调岗后岗位的绩效标准合理，且已提供培训/辅导，否则解除合同需支付补偿金。离职纠纷（如拖欠工资）企业需留存薪资发放记录、离职手续签收单，必要时通过**劳动仲裁**