采购合同审核清单合规性审查与风险控制版

采购合同合规性审查与风险控制工具模板一、工具概述本工具旨在通过系统化、标准化的审查流程，保证采购合同内容符合法律法规、公司制度及行业规范，有效识别并规避合同履行中的潜在风险，保障企业采购活动的合规性与安全性。适用于企业法务、采购、财务等岗位人员对各类采购合同（包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等）的审核工作。二、适用情境与目标适用情境：新签采购合同前的合规性审查；重大采购项目（如金额超*万元、涉及核心物资/服务）的专项风险审核；合同条款修订或补充协议的合规性复核；合同纠纷发生前的风险排查与条款优化建议。核心目标：保证合同主体、内容、形式合法合规；识别价格、支付、交付、违约等关键环节风险；规范合同条款表述，减少歧义与履约争议；保障企业合法权益，降低法律与财务风险。三、审核流程与操作步骤步骤1：审核准备资料收集：获取采购合同文本、招投标文件（若有）、供应商资质文件（营业执照、相关许可证、业绩证明等）、采购申请单、比价/议价记录等基础资料。明确审核依据：法律法规：《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国产品质量法》等；公司制度：《采购管理办法》《合同管理规定》《财务报销制度》等；行业标准：如特定行业的技术规范、安全标准等。确定审核重点：根据采购类型（如货物/服务）、金额大小、供应商合作历史等，优先关注高风险条款（如违约责任、知识产权、保密条款等）。步骤2：合同主体合规性审查供应商资质审查：核对供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息是否与营业执照一致；检查供应商是否具备履行合同所需的资质或许可（如食品供应商需《食品生产许可证》，工程服务商需相应资质等级证书）；确认供应商近三年内有无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道核实，需注意信息时效性）。采购方主体审查：确认采购方签约主体是否为企业自身，避免因分公司/项目部未经授权签约导致合同无效；核对签约代表人是否经合法授权（需提供授权委托书，载明授权范围、权限及期限）。步骤3：合同核心条款合规性与风险审查（1）标的物条款明性审查：标的物名称、规格型号、数量、质量标准（需注明国家标准/行业标准/企业标准或具体技术参数）是否清晰、无歧义；合规性审查：标的物是否属于禁止或限制流通物（如危险废物、特许经营商品等），质量标准是否符合强制性法规要求。（2）价格与支付条款价格构成：是否明确含税价/不含税价、费用组成（如运输费、装卸费、保险费等），避免后续争议；支付方式：支付条件（如“到货验收合格后”“开具发票后”）是否合理，支付比例与节点是否符合公司财务制度（如预付款不超过合同金额的*%）；发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付义务，保证进项税抵扣合规。（3）交付与验收条款交付要求：交付时间、地点、方式（如送货上门、现场交货）是否明确，逾期交付的违约责任是否约定；验收标准：验收流程（如初验、终验）、验收期限、异议提出期限（如“到货后*个工作日内提出异议”）是否具体，避免“验收合格”等模糊表述；质量保证：质保期时长、质保范围、售后响应时间（如“小时内响应，日内解决”）是否符合行业惯例及公司需求。（4）违约责任条款对等性：双方违约责任是否对等（如采购方逾期付款的违约金比例与供应商逾期交付的比例是否一致），避免“单方免责”条款；可操作性：违约金计算方式是否明确（如“按逾期金额每日‰”），是否约定违约金上限（如不超过合同总额的%）；免责情形：不可抗力范围、通知义务、证明文件要求是否合规，避免扩大免责范围。（5）知识产权与保密条款知识产权：明确标的物涉及的知识产权归属（如“供应商保证标的物无第三方侵权，若引发纠纷由供应商承担全部责任”）；保密义务：保密信息范围、保密期限（如“合同终止后*年内”）、违约责任是否清晰，涉密信息是否标注明确。（6）争议解决条款管辖法院/仲裁机构：是否明确约定由采购方所在地有管辖权的人民法院或仲裁机构管辖，避免“由乙方所在地法院管辖”等不利条款；时效约定：是否违反诉讼时效规定（如“纠纷发生后*年内提起诉讼”）。步骤4：其他条款与形式审查合同完整性：检查合同是否包含双方当事人信息、签约日期、合同编号、附件清单（如技术附件、报价单）等基本要素，避免条款遗漏；附件一致性：合同附件（如技术参数表、分项报价单）是否与主合同内容冲突，附件签字盖章是否齐全；语言表述：条款是否简洁、无歧义，避免“尽量”“原则上”等模糊词汇，专业术语是否准确；签字盖章：双方签字（法定代表人或授权代表人）及盖章（公章或合同专用章）是否清晰、完整，骑缝章是否加盖（多页合同）。步骤5：问题反馈与整改记录审核问题：对审查中发觉的不合规条款或风险点，详细记录于《采购合同审核问题清单》（见模板表格），注明条款位置、问题描述及整改建议；沟通整改：与采购部门及供应商就问题条款进行沟通，要求限期修改，保证整改结果符合合规要求；复核确认：对修改后的合同进行二次复核，确认问题已解决，无新增风险点。步骤6：审核结论与归档出具审核意见：根据审查结果，出具“同意签署”“修改后同意签署”或“不同意签署”的明确意见，说明理由；合同签署与分发：经审核同意的合同，按公司流程签署，并分发至采购、财务、法务、档案管理等相关部门；资料归档：将合同文本、审核记录、供应商资质文件等资料整理归档，保存期限符合公司档案管理规定（一般不少于*年）。四、采购合同合规性审查与风险控制清单模板审查类别审查要点审核标准审核结果（通过/不通过/备注）问题说明整改要求合同主体信息供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人与营业执照一致，且在有效期内采购方签约主体及授权代表人为企业合法主体，授权委托书载明权限范围供应商资质履约所需资质（如生产许可证、资质等级证书）符合合同标的物要求，且在有效期内要求供应商提供有效资质文件复印件并加盖公章近三年无重大违法记录通过“信用中国”等官方渠道核实无异常若存在违法记录，需评估是否影响履约能力标的物条款标的物名称、规格型号、数量与采购申请单、招投标文件一致，表述清晰无歧义避免使用“同类产品”等模糊表述，需明确具体参数质量标准注明国家标准/行业标准/企业标准编号或具体技术参数质量标准不得低于强制性法规要求价格与支付条款价格构成（含税/不含税、费用明细）明确总价、单价及费用组成，避免隐藏费用价格需与比价/议价记录一致，含税价需注明税率支付方式、节点、比例符合公司财务制度，预付款、进度款、尾款比例合理避免全额预付款，尾款比例不低于*%（需根据公司规定调整）发票要求明确发票类型、开具时间及交付义务发票需在收到款项前*日内提供，否则可顺延支付交付与验收条款交付时间、地点、方式明确具体日期（如“年月*日前”）、交付地址及运输责任逾期交付需明确违约责任，避免“尽快”“适时”等模糊表述验收流程、标准、期限区分初验、终验标准，明确验收期限及异议提出时限验收标准需量化，异议期限不少于*个工作日质保期与售后质保期时长、范围及售后响应时间符合行业惯例质保期自验收合格之日起计算，售后响应时间不超过*小时违约责任条款双方违约责任对等性违约金比例、计算方式一致，无单方免责条款逾期违约金比例建议按每日‰-‰约定，上限不超过合同总额*%不可抗力范围及处理符合法律规定，明确通知义务、证明文件要求不可抗力范围不得扩大至“政策变动”“市场波动”等商业风险知识产权与保密条款知识产权归属与侵权责任明确供应商保证标的物无第三方侵权，侵权责任由供应商承担增加“若因知识产权纠纷导致采购方损失，供应商需全额赔偿”条款保密信息范围、期限及违约责任保密范围明确，期限不少于合同终止后*年，违约责任具体涉密信息需标注“保密”字样，避免“双方已知信息”等模糊表述争议解决条款管辖法院/仲裁机构约定由采购方所在地有管辖权的人民法院或仲裁机构避免选择供应商所在地法院或仲裁机构诉讼/仲裁时效不低于法定时效（如诉讼时效为*年）避免“纠纷发生后协商解决，协商不成可任意起诉”等无效表述合同形式与签署合同完整性（编号、日期、附件清单等）包含基本要素，附件与主合同一致补充缺失的合同编号、签约日期，附件需签字盖章签字盖章双方签字（法定代表人或授权人）及公章清晰，骑缝章齐全（多页合同）授权代表人签字需附授权委托书，公章需与主体名称一致五、关键注意事项与风险提示主体资质动态审查：供应商资质可能过期或被吊销，审核时需确认资质有效期，必要时要求供应商提供最新证明文件；对于长期合作供应商，建议建立资质台账，定期更新。“霸王条款”识别：重点关注供应商提供的格式合同中是否存在“最终解释权归供应商”“采购方放弃对标的物检验权利”等不公平条款，需协商修改或删除。价格风险规避：对于价格波动较大的标的物（如原材料），建议约定价格调整机制或锁定价格条款；避免“按市场价”等模糊定价方式，需明确计价基准或调价公式。履约能力评估：除资质审查外，可结合供应商过往合作业绩、财务状况（如资产负债率、现金流）等，评估其履约能力，对高风险供应商要求提供履约担保（如保证金、保函）。法律合规时效性：审核时需关注最新法律法规及政策变化（如税收政策、环