采购管理流程及规范模板

采购管理流程及规范模板一、适用范围与应用场景二、采购全流程操作指引（一）采购需求发起与审批需求提报采购需求部门根据业务需求（如生产计划、办公消耗、项目立项等），填写《采购申请表》，明确以下信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准；需求数量、预计到货日期、用途说明；预算金额（需附成本测算依据，如历史价格、市场询价记录）；供应商偏好（如有，需说明理由，如独家授权、合作历史等）。需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部门。采购部门审核采购部门收到申请后，重点审核：需求是否符合公司战略及年度采购计划；预算是否在部门权限范围内，超预算需求是否按规定履行追加审批；技术参数是否明确，是否存在模糊描述可能导致采购偏差；是否存在替代方案（如现有库存调剂、租赁代替采购等）。审核通过后，进入供应商选择环节；审核不通过的，反馈需求部门补充材料或调整需求。（二）供应商选择与管理供应商寻源采购部门根据采购需求类型，通过以下渠道收集供应商信息：公开渠道（行业展会、招标平台、供应商库）；需求部门推荐（需提供供应商资质证明及合作优势说明）；现有合格供应商复用（需评估其历史履约表现）。对潜在供应商进行初步筛选，剔除无资质（如营业执照、相关行业许可证不全）、信誉不良（如存在法律纠纷、质量投诉记录）的供应商。供应商评估与确定根据采购金额及风险等级，选择合适的采购方式：公开招标：适用于金额较大（如单笔≥50万元）、标准化的采购项目，需发布招标公告，组织评标委员会（含采购部门、需求部门、财务、法务代表）按“价格+质量+服务+信誉”综合评分，确定中标供应商。询比价：适用于金额中等（如单笔10万-50万元）、规格明确的采购项目，需向3家及以上合格供应商发出询价单，对比价格、交期、付款条件等，选择最优供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、或发生不可预见的紧急情况，需经采购负责人及总经理审批，留存独家授权证明或紧急情况说明。确定供应商后，由采购部门与供应商签订《采购合同》，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、违约责任、付款方式等条款。（三）订单执行与交付跟踪订单下达采购部门根据合同内容，在ERP系统中《采购订单》，同步发送至供应商及需求部门、仓库、财务部门备案。订单需与合同关键信息一致，并注明“以合同为准”字样。交付跟踪供应商按订单约定时间发货后，需提供《发货清单》（含物流单号、批次号、数量等信息）；采购部门实时跟踪物流状态，保证货物按期送达；若遇延迟，及时与供应商沟通，协调交付方案，并书面反馈需求部门调整计划；货物送达后，由仓库或需求部门在24小时内完成初步接收，核对外包装完好性、数量与订单一致性，填写《到货登记表》。（四）验收入库与质量确认实物验收需求部门联合仓库、质检部门（如涉及质量检测）进行实物验收：数量验收：清点货物数量，与订单、发货清单核对是否一致；质量验收：按合同约定的技术标准、质量参数进行检测（如提供第三方检测报告、试用测试等）；规格验收：核对产品型号、规格是否与需求描述匹配。验收合格后，三方在《验收入库单》上签字确认，货物办理入库手续，仓库更新库存台账；验收不合格的，填写《不合格品报告》，注明不合格原因（如质量缺陷、数量不符、型号错误等），及时反馈采购部门启动退货或换货流程。异常处理对于验收不合格货物，采购部门需在2个工作日内联系供应商，明确处理方案（如补货、退款、折价接受等），并跟踪执行结果；因供应商原因导致的交付延迟或质量问题，按合同约定扣减货款或追究违约责任，处理过程需留存书面记录。（五）付款结算与财务对接对账申请供应商按合同约定开具合规发票（发票抬头、税号需与公司一致，内容与合同、订单、验收单信息一致），通过邮件或系统提交至采购部门。付款审批采购部门核对发票信息与合同、入库单、验收单是否一致，确认无误后填写《付款申请单》，附发票、合同复印件、验收单等资料，按审批权限逐级报批（如：部门经理→财务总监→总经理）。款项支付财务部门收到审批通过的《付款申请单》后，按公司财务制度安排付款（如银行转账、电汇等），付款后同步更新应付账款台账，并在系统中标记“已付款”；供应商收到款项后，需开具收款收据（如需），反馈至采购部门备案。三、核心流程配套表单（一）采购申请表申请编号申请部门申请人联系方式申请日期需求明细（名称、规格、数量、用途）预算金额大写小写供应商推荐（如有）需求部门负责人意见签字：日期：采购部门审核意见签字：日期：审批意见（如需）签字：日期：（二）供应商评估表供应商名称联系人联系方式地址资质文件（营业执照、许可证等）□齐全□不齐全（缺失：______）历史履约记录合作项目：______评价：优/良/中/差（说明：______）价格竞争力（对比市场均价）□低5%以上□持平□高5%以内□高5%以上服务能力（交期、售后响应）交期：______天售后响应：______小时内综合评估结论□推荐合作□备选□淘汰评估人日期审批人日期（三）验收入库单入库单编号采购订单号供应商名称到货日期物品名称规格型号单位应收数量需求部门验收人仓库验收人质检验收人日期备注：（四）付款申请单申请编号供应商名称采购合同号付款方式付款事由□货款□预付款□质保金□其他（说明：______）付款金额大写：______小写：______发票信息发票代码：______发票号码：______金额：______附件清单□采购合同□发票□验收单□对账单采购部门意见签字：日期：财务部门意见签字：日期：审批意见签字：日期：四、关键控制点与风险提示（一）权责分离原则采购需求提报、供应商选择、合同签订、验收入库、付款审批等环节需由不同岗位人员负责，避免同一人全程操作导致舞弊风险（如需求部门不得指定供应商，采购部门不得参与质量验收）。（二）供应商动态管理建立《供应商年度评估表》，每季度对合作供应商的交期准时率、合格率、服务响应速度等进行评分，评分低于70分的暂停合作，连续两次评分低于60分的从合格供应商库中剔除。（三）采购文档留存所有采购相关文档（申请表、合同、订单、验收单、发票、评估表等）需按“一单一档”原则整理归档，保存期限不少于5年，保证审计可追溯。（四）紧急采购规范因突发情况（如生产设备故障急需更换部件）需