文档编写指南公司内外部文档风格统一版

文档编写指南：公司内外部文档风格统一版一、适用范围与应用场景本指南适用于公司内部各部门（包括研发、市场、运营、人力资源等）编制的管理制度、流程规范、工作手册、项目报告等内部文档，以及面向客户、合作伙伴、供应商的外部商务文档（如合作方案、产品说明书、服务协议、函件通知等）。通过统一文档风格，保证内外部文档在结构、格式、语言表达等方面保持一致性，提升专业形象，降低信息传递误差，同时提高文档编制与阅读效率。二、标准化编写流程与步骤（一）明确文档类型与目标受众确定文档类型：根据文档用途划分类型（内部管理类、对外商务类、技术交付类等），不同类型文档的结构重点与语言风格存在差异（如内部流程类需侧重操作细节，外部方案类需侧重价值呈现）。分析受众特征：明确文档使用对象（内部员工、客户、合作方等），针对受众背景调整内容深度与表达方式（如对技术受众可专业术语，对非技术受众需通俗化解释）。（二）搭建文档结构框架按“总-分-总”逻辑搭建基础结构，保证层次清晰，具体框架封面：仅对外部文档或重要内部文档使用，包含文档名称、版本号、编制部门/人、日期等。目录：文档超过5页时需添加，自动页码，层级不超过3级（如“1.1→1.1.1”）。引言/前言：说明文档目的、适用范围、背景（可选）、修订记录（如版本号、修订日期、修订内容摘要）。按核心模块分章节，每章节设置小标题，突出重点（如“核心流程”“操作步骤”“注意事项”）。附录：补充说明（如术语表、参考资料、模板样例），非必需但可提升文档完整性。（三）统一格式规范严格按照以下标准执行，保证视觉一致性：要素内部文档外部文档字体中文：微软雅黑/宋体；英文：Arial中文：微软雅黑；英文：Arial（需加粗标题）字号小四（12pt）；一级（三号/16pt加粗）、二级（四号/14pt加粗）、三级（小四/12pt加粗）同左，但封面标题需二号/22pt加粗行间距1.5倍行距；段前段后0行同左，章节标题段前0.5行、段后0.3行页边距上下2.54cm，左右3.17cm同左，外部文档需添加公司Logo（页眉居中/页脚居右）页码页脚居中，从开始编号同左，封面不显示页码列表格式无序列表用“●”，有序列表用“1.2.3.”同左，外部文档优先用项目符号（●）（四）内容撰写规范语言风格：内部文档：简洁、客观、准确，避免口语化（如“尽快完成”改为“需在X个工作日内完成”）。外部文档：专业、礼貌、易懂，突出价值（如“我们提供”改为“贵司可通过获得价值”）。术语统一：建立公司术语库（如“用户端”统一为“客户端”，“需求方”统一为“业务方”），避免同一文档中出现不同表述。逻辑清晰：每章节聚焦单一主题，段落首句概括核心内容，数据需标注来源（如“根据2023年Q3销售数据”）。（五）审核与定稿内部审核：文档初稿完成后，由部门负责人审核内容准确性，再由法务/合规部门审核外部文档的合规性（如协议条款、数据保密要求）。外部确认：对外部文档（如合作方案），需经客户/合作方确认核心条款，避免歧义。版本管理：修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在修订记录中注明修改内容、修改人*及修改日期，保证版本可追溯。三、文档结构模板与要素说明（一）内部管理类（示例：《项目立项流程规范》）章节核心内容封面文档名称：《项目立项流程规范V2.0》；编制部门：项目管理中心；编制人：*；日期：2023-10-01目录自动，包含“1.目的→2.适用范围→3.职责分工→4.流程步骤→5.附件”等章节及页码1.目的规范项目立项管理，明确立项标准与审批流程，保证资源合理配置2.适用范围适用于公司所有新项目的立项申请，包括研发项目、市场推广项目等3.职责分工项目组：提交立项申请；财务部：审核预算；技术委员会：评估技术可行性；总经理：最终审批4.流程步骤4.1项目组填写《立项申请表》→4.2部门负责人初审→4.3财务部/技术委员会联合评审→4.4总经理审批→4.5立项结果通知5.附件附件1：《项目立项申请表模板》；附件2：《立项评审打分表》（二）对外商务类（示例：《合作方案》）章节核心内容封面文档名称：《合作方案》；公司Logo；版本号：V1.0；编制单位：公司；日期：2023-10-01目录自动，包含“1.项目背景→2.合作内容→3.执行计划→4.价值收益→5.合作条款→6.联系方式”等章节1.项目背景行业趋势分析、客户痛点说明，引出合作必要性2.合作内容分模块说明服务/产品交付范围（如“模块1：需求调研→模块2：方案设计→模块3：实施落地”）3.执行计划时间轴表格（阶段、时间节点、交付物、责任人*）4.价值收益量化合作成果（如“预计降低客户运营成本20%”“提升项目交付效率30%”）5.合作条款费用、周期、保密条款、违约责任等（需符合合同规范）6.联系方式客户对接人（姓名、职位、电话，注：电话用虚拟号如–）、公司地址四、关键注意事项与常见问题规避（一）术语与表述一致性避免同一文档中出现“用户”与“客户”“系统”与“平台”等混用情况，首次出现术语时需标注解释（如“用户端：指客户使用的操作界面”）。外部文档避免使用内部简称（如“销委会”需写明“销售管理委员会”）。（二）格式与排版细节标题层级需连续，如“1.1”下必须有“1.1.1”，不可跳级（如“1.1”直接接“1.1.2”）。表格需有表头（如“表1：项目进度表”），跨页表格需重复表头，表格内文字居中或左对齐（全文统一）。图片/图表需标注编号（如图1、表2）及说明文字，保证清晰可读（分辨率不低于300dpi）。（三）内容严谨性与可操作性内部流程类文档需明确责任主体（如“由部门负责”）、时间节点（如“3个工作日内完成”），避免模糊表述（如“尽快”“适时”）。外部文档中的承诺需可验证（如“7×24小时响应”需注明“指工作日30分钟内、非工作小时1小时内响应”），避免过度承诺。（四）保密与合规要求内部敏感文档（如财务数据、未公开技术方案）需标注“内部资料，注意保密”，并设置访问权限。外部文档涉及第三方数据时，需获得授权，避免侵权（如客户案例需经客户同意使用）。（五）版本与更新管理定期（如每年）对文档进行复审，保证内