《行政能力与实践》课件-2.4会议的含义、基本要素和种类

通用行政能力与实践会议的含义、特点、基本要素和种类CONTENTS目录会议的含义1会议基本要素2会议的种类与工作原则301会议的含义会议的含义人类社会自古以来就有的一种社会现象；是在逐步发展中形成的一种人际交流形式；是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动；集思广益的渠道、群体沟通的方式。会议的含义会+议会：聚集、见面、会合；议：商议、讨论；会+议：会而议之，会而不议非会议；人们聚在一起通过一定的形式协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识。会议的含义会议必须具备以下三个条件第一，必须由两个以上的人参与；第二，必须有一定的议题和目标；第三，必须通过一定的程序达到目标。狭义：至少有3人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义：还包括两人或双方之间的会见与会谈，以及各种仪式。02会议基本要素会议基本要素回想一下你参加过的各类会议；你是否有仔细观察这些会议的举办细节？包含了哪些要素？会议目标会议名称会议主题会议人员会议时间会议地点会议议题会议程序会议方式会议结果......(一)明确会议目标会议目的1处理信息：如听取汇报，发布指令，宣布或解释某些决定2解决问题：如应付不满，解决危机3作出决定：决策，进行授权4激发创意：如发展研讨，寻求创造性解决方案(一)明确会议目标正确的会议目标应该具备以下条件：会议目标必须明确具体，而且可以测量。某公司领导因为感到该公司成本过高，决定开会研讨降低成本的办法和措施。01(一)明确会议目标正确的会议目标应该具备以下条件：会议目标必须切合实际。目标太高，脱离实际，人们就会失去实现它的信心；目标太低，人们就会失去努力的兴趣。02(一)明确会议目标正确的会议目标应该具备以下条件：会议目标必须以书面方式列出。有助于目标的内涵澄清；书面形式较正规，易引起与会者的重视；当目标较多时，容易理清各目标间的关系。03(一)明确会议目标正确的会议目标应该具备以下条件：会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”。“应做什么”是以领导者为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。04(二)会议人员会议主体主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。1会议客体正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。2与会议有关的人员主持人、会议秘书人员、会议服务人员等。3(三)会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。(三)会议名称会议名称举例1可口可乐（中国）饮料有限公司2024年销售会议2第十二届西湖国际中小企业会议3深圳开发科技股份有限公司第25次（2024年度）股东大会4第三届商务节“新常态下会展产业数字化转型发展分论坛”52024中国（成都）国际会议发展大会62024AHF亚洲酒店及旅游论坛年会暨第十八届中国酒店星光奖颁奖典礼72024年中国会展经济研究会年会暨中国会展经济（天津）论坛(四)会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。会议议题的主要作用准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。引导和制约会议的发言。(四)会议议题1.怎样区分和确定会议主题与议题?会议主题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。(四)会议议题会议议题是对会议主题的细化。指会议所讨论的问题和具体内容。根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。会议议题的产生有两种情况：领导根据需要制定的。秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。如重大代表会议：代表提出“提案”-大会秘书处汇总-主席团审查通过-列入议题。(四)会议议题2.怎样确定会议主题与议题？一个会议是否高效，会议的准备过程尤其重要，组织会议不仅仅是通知召集大家来参会，会议议程的安排是否合理直接决定着会议是否能达到预期效果。通过焦点讨论法的四个层次来确定会议议题，可以高效地梳理出会议的重点：O-客观性层次（TheObjectiveLevel）：这个层次的问题问的是有关客观事实的。R-反映性层次（TheReflectiveLevel）：这个层次的问题问的是对于听到或看到的客观资料产生的反应，有时候以情绪、感觉和联想呈现。I-诠释性层次（TheInterpretiveLevel）：这个层次的问题是为了探索客观资料的深层意义和价值。D-决定性层次（TheDecisionalLevel）：这个层次的问题是促使大家决定对未来行动的决议。(四)会议议题焦点讨论法O-客观性问题在上次会议中，我们曾说过有哪些议题需要在本次会议中继续讨论？有哪些议题我们希望在本次会议中讨论？01R-反映性问题哪些议题你觉得可以轻松处理？哪些议题你觉得比较难处理？02(四)会议议题焦点讨论法I-诠释性问题哪些议题是本次会议必须要处理的？哪些议题可以在其它时间或其它会议上再讨论？哪些议题需要优先讨论才能进行其它议题的讨论？每个议题大约需要讨论多长时间？03D-决定性问题各议题的先后顺序应该如何安排才能保证所有议题都能讨论到？由谁来主持会议最合适？04(四)会议议题3.怎样确定会议议程与会议日程？要把握会议目的，即了解会议召开的原因。先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。1例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。2如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。3(五)会议的时间会议的时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面时间选择的注意事项!(六)会议地点应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。(七)会议方式会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。(八)会议结果会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。03会议的种类与工作原则会议的种类与工作原则会议的种类党政机关会议分类(一)会议的种类1.按会议的规模划分小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议。特大型会议大型节日集会，庆祝大会1万人以上大型会议全国人民代表大会，博览会，交易会2千人至数千人中型会议表彰会，学术交流会、职工代表大会3几十人至数百人小型会议办公会、座谈会、现场会4几十人以内微型会议小组讨论、简易会议5十人内(一)会议的种类2.按会议内容划分综合性会议一次会议讨论研究多方面问题1专题性会议一次只集中解决一方面问题2(一)会议的种类3.按会议的性质划分决策性会议——拥有立法权或决策权的领导机关或领导层为制定和颁布方针、政策、法规或商讨事宜，对重大事项做出决策而召开；非决策性会议——不产生需要贯彻执行的政策、法规或不做出决策的会议。非决策性会议日常办公会议咨询性会议总结交流会议洽谈谈判性会议进修培训会议庆典性会议商品展示和推介性会议决策性会议代表性会议领导办公会议(一)会议的种类4.按会议所跨的地域范围划分地域范围划分1国际性会议2全国性会议3地区性会议4部门性会议(一)会议的种类5.按会议的目的划分目的划分1说明会议：以信息传递为目的。2研究会议：以信息交换和互相启发为目的。3解决问题会议：以做出决定为目的。4沟通协调会议：以沟通信息、调解矛盾为目的。5创意会议：以收集创意为目的。(一)会议的种类6.按会议的形式划分1圆桌会议2公开讨论会议3代表人会议4演讲型讨论会5小组讨论会6议会型讨论7头脑风暴会议8远程电信会议电视会议、电话会议、广播会议、网络会议还有座谈会、观摩会、茶话会、辩论会等。(一)会议的种类7.按参会人员划分公司外部会议可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。公司内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。(一)会议的种类8.按会议的职级划分股东会议公司最高权力机构01董事会公司的执行机构02高级管理人员会议高层管理人员参加03中层管理人员会议处长、科长、部门经理等04职工大会全体职工参加05部门会议部门内部召开06(一)会议的种类9.按会议举办单位划分政府机构会议社团协会类会议企业会议(一)会议的种类9.按会议举办单位划分社团协会类会议行业协会是指以同行业的企业为主体，以谋取和增进全体会员企业的共同利益为宗旨的经济社团。协会会议也是指行业协会的会议，一股是由行业协会或者是攻府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业的有关企业参加的会议，会议的举办时间依惯例为准，主要目的是为了促进行业的共同发展，在会议中常常会有涉及所在行业各个方面的论坛，以此为平台促进企业间对共同关心的问题进行讨论。行业会议主要形式有：展销会、博览会、经贸交流会、专题研讨会、峰会、论坛、行业年会、行业培训等。(一)会议的种类9.按会议举办单位划分社团协会类会议行业协会现状多停留在单一、割据、规模小、技术交流型占会议多故、产业链条及资源整合程度不高、内容重复等现象。现行攻治体制因素：协会自身定位不明确，主动服务意识，策划意识不强烈：社会认知程度虽在提升，但智末形成良好的社会发展空问。(一)会议的种类9.按会议举办单位划分社团协会类会议未来的协会会议发展将是---规模大、质量高、产业链条完整、参与度广，能够与国际接轨的品牌型复合产业大会。可利用大会品牌来推动行业产业发展。助力企业成长。协会会议的运营可利用资源的优势，通过精心策划和科学化的管理，把能够支撑协会会议发展的资源转化成为资本，促进协会会议的发展。(一)会议的种类10.按会议活动特征划分商务型会议1展销会议2度假型会议3文化交流会议4专业学术会议5政治性会议6(二)党政机关会议分类党政机关会议是指党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，党政机关派出机构、直属事业单位，以及工会、共青团、妇联等人民团体和事业单位主办的会议。(二)党政机关会议分类根据《中央和国家机关会议费管理办法》的有关规定，中央和国家机关会议分为四类会议：1一类会议是以党中央和国务院名义召开；2二类会议是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体召开，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统、直属机构负责同志参加的会议；(二)党政机关会议分类根据《中央和国家机关会议费管理办法》的有关规定，中央和国家机关会议分为四类会议：3三类会议是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体及其所属内设机构召开，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统机构有关人员参加的会议；4四类会议是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等。(二)党政机关会议分类各地市参考这一划分原则，也相应确定本级党政机关会议分类。例如，地级市的会议分类一般为：1一类会议包括市党代表大会、市党代表会议、市委全体会议、市委工作会议、县委书记会议；市人代会和市人大常委会；市政府工作会议、全市经济工作会议；市政协全委会和常委会议；市纪委全会