学校综合办公室工作程序操作指南

学校综合办公室工作程序操作指南一、总则

学校综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校高效运转。本指南旨在规范综合办公室工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展。

二、主要工作内容及操作程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)收文处理：

-接收文件后，检查文件完整性，核对附件是否齐全。

-填写《文件收文登记表》，记录文件名称、来源、日期等信息。

-根据文件内容，分送至相关部门或领导签阅。

(2)发文处理：

-收集各部门需发出的文件，审核内容是否合规、完整。

-编制《文件发文登记表》，注明文件编号、发送对象、日期等。

-通过邮寄、系统传输或纸质传递方式发送文件，并确认送达。

2.文件归档

(1)定期整理文件，按类别、日期分类归档。

(2)重要文件需双备份，一份存放于档案室，一份电子化存储。

(3)制定《文件销毁清单》，经审批后按规定销毁过期文件。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)接收会议通知，确认参会人员及议题。

(2)预订会议室，准备会议设备（投影仪、音响等）。

(3)提前发送会议议程，提醒参会人员准备相关材料。

2.会议执行

(1)准时布置会场，检查设备运行状态。

(2)记录会议内容，形成会议纪要。

(3)会议结束后，清点设备并恢复会场原状。

3.会议后续

(1)整理会议纪要，分发给参会人员及相关部门。

(2)跟进会议决议的落实情况，及时反馈进展。

（三）行政事务协调

1.日常接待

(1)保持前台整洁，佩戴工牌，热情接待来访人员。

(2)询问来意，引导至相关负责人或部门。

(3)处理电话咨询，记录重要事项并转达相关部门。

2.资产管理

(1)定期盘点办公设备（如电脑、打印机），建立资产台账。

(2)跟踪设备使用情况，及时报修或申请更换。

(3)规范办公用品采购流程，确保库存合理。

3.后勤保障

(1)协调维修人员处理水电、网络等故障。

(2)负责绿植养护、环境卫生监督等工作。

(3)确保会议室、活动室等公共区域正常使用。

（四）信息传达与反馈

1.通知发布

(1)通过公告栏、邮件、内部系统等方式发布学校通知。

(2)确保通知内容清晰、准确，并覆盖所有相关人员。

(3)发布后检查传达效果，必要时进行二次确认。

2.意见收集

(1)设置意见箱或开通线上反馈渠道，收集师生建议。

(2)定期整理反馈内容，分类汇总后提交管理层。

(3)对合理建议进行落实，并公示处理结果。

三、注意事项

1.工作时间内保持通讯畅通，避免因疏忽延误重要事项。

2.处理文件时注意保密，敏感信息需加锁或加密存储。

3.协调各部门时保持客观中立，避免主观臆断影响决策。

4.每月进行工作复盘，总结经验并优化流程。

5.遇突发事件（如设备故障、人员急病）需立即启动应急程序，并上报管理层。

二、主要工作内容及操作程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)收文处理：

-接收文件后，首先核对文件的来源单位、发文字号、成文日期等基本信息是否完整。检查文件是否有破损或缺失页码的情况，确保附件与目录相符。

-在《文件收文登记表》中逐项记录，包括文件名称、发文字号、密级（如有）、收文日期、来源单位、拟办人、签收人等信息。登记表应使用统一编号，便于后续追溯。

-根据文件类型和内容，判断是否需要传阅或直接呈报。紧急文件需立即呈报，普通文件则按部门分工或领导安排分送。分送时需在登记表上注明去向及签收情况。

(2)发文处理：

-收集各部门需发出的文件草稿，进行格式审查和内容校对。确保文件符合学校公文规范，文字表达准确无误，数据来源可靠。

-编制《文件发文流程表》，明确文件编号规则、审批层级、印制数量、发送方式等。例如，内部通知可使用普通快递，重要函件建议使用挂号信或专人递送。

-文件经审批后，安排专人负责印制和盖章。印制过程中注意核对份数，盖章前再次确认文件内容无错漏。发送时，按《发文流程表》记录签发人、印制日期、发送人员等信息。

2.文件归档

(1)定期整理文件，按年度、部门、文件类型（如通知、报告、合同等）分类。例如，2023年度的人事类文件单独归档，财务类文件另设一栏。

(2)重要文件需进行双重备份：纸质版存放于档案柜的防潮防火柜中，电子版上传至加密服务器，并定期进行数据恢复测试。对于涉密文件，需额外加锁保管，并记录查阅人及时间。

(3)制定《文件销毁清单》，明确销毁标准（如超过5年且无保存价值的文件）。清单需经部门负责人及档案管理员双重签字确认，销毁过程由两人监督，并在清单上注明销毁日期及监督人。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)接收会议通知后，需在24小时内确认参会人员名单，并统计是否需要邀请外部人员（如合作单位代表）。同时，评估会议规模，确定是否需要布置特殊场地（如阶梯教室、报告厅）。

(2)预订会议室时，需提前一周检查设备清单（如投影仪、麦克风、白板笔），并预约调试时间。若需餐饮服务（如茶歇），需提前一周统计人数及饮食禁忌（如素食、过敏等）。

(3)提前3天发送会议议程，议程需包含会议主题、时间、地点、主要议题、参会人员、需准备材料等信息。对于重要会议，可附上发言稿或数据报告的电子版。

2.会议执行

(1)会前1小时到达会场，检查座位安排、设备运行状态，确保投影仪画面清晰、音响音量适中。如遇设备故障，需立即联系技术支持或准备备用设备。

(2)会议期间，安排专人记录关键发言及决策事项。建议使用结构化记录法，如按议题分条记录，并在会议结束后24小时内整理成会议纪要初稿。

(3)会议结束后，需清点并归还借用设备，检查会场是否有遗留物品（如纸杯、笔）。若安排了餐饮，需确认供应商按需配送。

3.会议后续

(1)整理会议纪要时，需确保内容完整、逻辑清晰，包括会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议事项及责任人。纪要需经主要参会人确认无误后，分发给所有相关人员及相关部门。

(2)对于决议事项，需在1周内制定跟进计划，明确每项任务的完成时限及负责人。例如，若会议决定更新办公系统，需制定《系统更新时间表》，并定期汇报进展。

（三）行政事务协调

1.日常接待

(1)前台区域需保持整洁，每日检查绿植状态、垃圾清运情况。来访人员进入前，需进行体温检测（如需）并询问来意。

(2)对于咨询类问题，能当场解答的立即回复，复杂问题需记录并转达给对应部门。例如，若咨询课程安排，需告知其联系教务处而非直接解答。

(3)电话接听需遵循“铃响三声内接听”原则，使用标准用语（如“您好，综合办公室，请问有什么可以帮您？”）。重要电话需做好记录，包括来电人、时间、事项及处理结果。

2.资产管理

(1)每季度进行一次资产盘点，使用《资产盘点表》逐项核对实物与台账是否一致。例如，电脑应清点序列号，打印机需检查墨盒余量。

(2)跟踪设备使用情况，建立《设备报修记录表》，详细记录故障现象、报修时间、维修结果及费用。对于频繁出现问题的设备，需考虑更换或升级。

(3)办公用品采购需遵循“按需采购、批量折扣”原则。制定《办公用品清单》，包括笔、纸、文件夹等，每月盘点库存并提前3天提交采购申请。

3.后勤保障

(1)水电故障需立即联系维修单位，并在《后勤维修记录表》中记录故障位置、处理时间、维修人员等信息。夜间故障需安排值班人员跟进。

(2)绿植养护需制定《绿植养护计划》，明确浇水、修剪频率，并定期检查植物生长情况。夏季高温时需增加喷水次数，冬季则减少浇水。

(3)公共区域卫生检查每日至少两次，使用《卫生检查表》记录清洁频次及发现问题。对于师生反映的问题（如某处垃圾桶满溢），需在2小时内处理。

（四）信息传达与反馈

1.通知发布

(1)通过公告栏发布通知时，需在显眼位置张贴，并注明发布日期及有效期限（如一周）。重要通知可同时使用邮件或内部APP推送。

(2)通知内容需简洁明了，避免使用专业术语。例如，关于会议室预订的通知应说明预订时间段、使用规则、取消流程等。

(3)发布后需抽查通知覆盖情况，如询问几位教职工是否收到通知，确保信息传达无遗漏。

2.意见收集

(1)意见箱每周清点一次，收集到的建议需分类整理，如环境改善、流程优化等。对于重复性较高的意见，需分析原因并改进工作。

(2)线上反馈渠道需每日查看，对于敏感或建议性较强的内容，需及时与相关部门沟通确认处理方式。例如，若收到关于食堂餐食的建议，需转达给后勤部门。

(3)对合理建议的落实情况需定期公示，如“根据反馈，食堂已增加水果供应”，以增强师生参与感。

三、注意事项

1.工作时间内保持通讯畅通，避免因疏忽延误重要事项。例如，会议当天需提前调试设备，避免因临时故障影响议程。

2.处理文件时注意保密，敏感信息需加锁或加密存储。例如，涉及薪资调整的文件应存放于带密码的文件夹中，并限制查阅权限。

3.协调各部门时保持客观中立，避免主观臆断影响决策。例如，若某部门提出资源申请，需收集多方意见后汇总，而非直接拒绝或全盘接受。

4.每月进行工作复盘，总结经验并优化流程。例如，可召开部门内部会议，讨论哪些环节耗时较长、哪些方法更高效，并制定改进措施。

5.遇突发事件（如设备故障、人员急病）需立即启动应急程序，并上报管理层。例如，若打印机突然损坏，需立即联系备用打印机，同时通知各部门调整打印安排。

一、总则

学校综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校高效运转。本指南旨在规范综合办公室工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展。

二、主要工作内容及操作程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)收文处理：

-接收文件后，检查文件完整性，核对附件是否齐全。

-填写《文件收文登记表》，记录文件名称、来源、日期等信息。

-根据文件内容，分送至相关部门或领导签阅。

(2)发文处理：

-收集各部门需发出的文件，审核内容是否合规、完整。

-编制《文件发文登记表》，注明文件编号、发送对象、日期等。

-通过邮寄、系统传输或纸质传递方式发送文件，并确认送达。

2.文件归档

(1)定期整理文件，按类别、日期分类归档。

(2)重要文件需双备份，一份存放于档案室，一份电子化存储。

(3)制定《文件销毁清单》，经审批后按规定销毁过期文件。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)接收会议通知，确认参会人员及议题。

(2)预订会议室，准备会议设备（投影仪、音响等）。

(3)提前发送会议议程，提醒参会人员准备相关材料。

2.会议执行

(1)准时布置会场，检查设备运行状态。

(2)记录会议内容，形成会议纪要。

(3)会议结束后，清点设备并恢复会场原状。

3.会议后续

(1)整理会议纪要，分发给参会人员及相关部门。

(2)跟进会议决议的落实情况，及时反馈进展。

（三）行政事务协调

1.日常接待

(1)保持前台整洁，佩戴工牌，热情接待来访人员。

(2)询问来意，引导至相关负责人或部门。

(3)处理电话咨询，记录重要事项并转达相关部门。

2.资产管理

(1)定期盘点办公设备（如电脑、打印机），建立资产台账。

(2)跟踪设备使用情况，及时报修或申请更换。

(3)规范办公用品采购流程，确保库存合理。

3.后勤保障

(1)协调维修人员处理水电、网络等故障。

(2)负责绿植养护、环境卫生监督等工作。

(3)确保会议室、活动室等公共区域正常使用。

（四）信息传达与反馈

1.通知发布

(1)通过公告栏、邮件、内部系统等方式发布学校通知。

(2)确保通知内容清晰、准确，并覆盖所有相关人员。

(3)发布后检查传达效果，必要时进行二次确认。

2.意见收集

(1)设置意见箱或开通线上反馈渠道，收集师生建议。

(2)定期整理反馈内容，分类汇总后提交管理层。

(3)对合理建议进行落实，并公示处理结果。

三、注意事项

1.工作时间内保持通讯畅通，避免因疏忽延误重要事项。

2.处理文件时注意保密，敏感信息需加锁或加密存储。

3.协调各部门时保持客观中立，避免主观臆断影响决策。

4.每月进行工作复盘，总结经验并优化流程。

5.遇突发事件（如设备故障、人员急病）需立即启动应急程序，并上报管理层。

二、主要工作内容及操作程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)收文处理：

-接收文件后，首先核对文件的来源单位、发文字号、成文日期等基本信息是否完整。检查文件是否有破损或缺失页码的情况，确保附件与目录相符。

-在《文件收文登记表》中逐项记录，包括文件名称、发文字号、密级（如有）、收文日期、来源单位、拟办人、签收人等信息。登记表应使用统一编号，便于后续追溯。

-根据文件类型和内容，判断是否需要传阅或直接呈报。紧急文件需立即呈报，普通文件则按部门分工或领导安排分送。分送时需在登记表上注明去向及签收情况。

(2)发文处理：

-收集各部门需发出的文件草稿，进行格式审查和内容校对。确保文件符合学校公文规范，文字表达准确无误，数据来源可靠。

-编制《文件发文流程表》，明确文件编号规则、审批层级、印制数量、发送方式等。例如，内部通知可使用普通快递，重要函件建议使用挂号信或专人递送。

-文件经审批后，安排专人负责印制和盖章。印制过程中注意核对份数，盖章前再次确认文件内容无错漏。发送时，按《发文流程表》记录签发人、印制日期、发送人员等信息。

2.文件归档

(1)定期整理文件，按年度、部门、文件类型（如通知、报告、合同等）分类。例如，2023年度的人事类文件单独归档，财务类文件另设一栏。

(2)重要文件需进行双重备份：纸质版存放于档案柜的防潮防火柜中，电子版上传至加密服务器，并定期进行数据恢复测试。对于涉密文件，需额外加锁保管，并记录查阅人及时间。

(3)制定《文件销毁清单》，明确销毁标准（如超过5年且无保存价值的文件）。清单需经部门负责人及档案管理员双重签字确认，销毁过程由两人监督，并在清单上注明销毁日期及监督人。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)接收会议通知后，需在24小时内确认参会人员名单，并统计是否需要邀请外部人员（如合作单位代表）。同时，评估会议规模，确定是否需要布置特殊场地（如阶梯教室、报告厅）。

(2)预订会议室时，需提前一周检查设备清单（如投影仪、麦克风、白板笔），并预约调试时间。若需餐饮服务（如茶歇），需提前一周统计人数及饮食禁忌（如素食、过敏等）。

(3)提前3天发送会议议程，议程需包含会议主题、时间、地点、主要议题、参会人员、需准备材料等信息。对于重要会议，可附上发言稿或数据报告的电子版。

2.会议执行

(1)会前1小时到达会场，检查座位安排、设备运行状态，确保投影仪画面清晰、音响音量适中。如遇设备故障，需立即联系技术支持或准备备用设备。

(2)会议期间，安排专人记录关键发言及决策事项。建议使用结构化记录法，如按议题分条记录，并在会议结束后24小时内整理成会议纪要初稿。

(3)会议结束后，需清点并归还借用设备，检查会场是否有遗留物品（如纸杯、笔）。若安排了餐饮，需确认供应商按需配送。

3.会议后续

(1)整理会议纪要时，需确保内容完整、逻辑清晰，包括会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议事项及责任人。纪要需经主要参会人确认无误后，分发给所有相关人员及相关部门。

(2)对于决议事项，需在1周内制定跟进计划，明确每项任务的完成时限及负责人。例如，若会议决定更新办公系统，需制定《系统更新时间表》，并定期汇报进展。

（三）行政事务协调

1.日常接待

(1)前台区域需保持整洁，每日检查绿植状态、垃圾清运情况。来访人员进入前，需进行体温检测（如需）并询问来意。

(2)对于咨询类问题，能当场解答的立即回复，复杂问题需记录并转达给对应部门。例如，若咨询课程安排，需告知其联系教务处而非直接解答。

(3)电话接听需遵循“铃响三声内接听”原则，使用标准用语（如“您好，综合办公室，请问有什么可以帮您？”）。重要电话需做好记录，包括来电人、时间、事项及处理结果。

2.资产管理

(1)每季度进行一次资产盘点，使用《资产盘点表》逐项核对实物与台账是否一致。例如，电脑应清点序列号，打印机需检查墨盒余量。

(2)跟踪设备使用情况，建立《设备报修记录表》，详细记录故障现象、报修时间、维修结果及费用。对于频繁出现问题的设备，需考虑更换或升级。

(3)办公用品采购需遵循“按需采购、批量折扣”原则。制定《办公用品清单》，包括笔、纸、文件夹等，每月盘点库存并提前3天提交采购申请。

3.后勤保障

(1)水电故障需立即联系维修单位，并在《后勤维修记录表》中记录故障位置、处理时间、维修人员等信息。夜间故障需安排值班人员跟进。

(2)绿植养护需制定《绿植养护计划》，明确浇水、修剪频率，并定期检查植物生长情况。夏季高温时需增加喷