学校综合办公室办公文书规定

学校综合办公室办公文书规定一、总则

为规范学校综合办公室文书工作，提高工作效率，确保文书处理的准确性和时效性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有工作人员，旨在建立科学、规范的文书管理流程，保障学校日常运营的顺利进行。

二、文书种类及管理要求

综合办公室涉及文书种类繁多，主要包括以下几类，并需遵循相应管理要求：

（一）行政公文

1.文种分类：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。

2.格式要求：严格按照国家公文格式标准执行，标题明确、主送对象清晰、正文内容完整、落款规范。

3.审批流程：需经部门负责人审核，重大事项报请校领导审批。

4.传阅范围：根据文件内容确定传阅范围，避免无关人员接触。

（二）工作计划与总结

1.计划类文书：年度计划、季度计划、月度计划等，需明确目标、措施、时间节点。

2.总结类文书：定期工作总结，内容涵盖完成情况、存在问题及改进措施。

3.提交要求：按时报送至指定部门存档，并抄送相关人员。

（三）会议纪要

1.记录要点：会议时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项。

2.整理要求：会后24小时内完成初稿，经会议主持人审核后正式发布。

3.分发范围：根据会议性质确定分发对象，确保信息传达准确。

（四）其他文书

1.证明类文书：如请假条、证明函等，需核实信息无误后方可开具。

2.存档要求：分类归档，标注清晰，便于查阅。

三、文书处理流程

文书处理需遵循以下标准化流程，确保各环节高效衔接：

（一）收文处理

1.签收：专人负责签收来文，记录日期、来源、件数。

2.分类：按文书类型进行初步分类，标注紧急程度。

3.分办：根据内容分发给相关承办人，并跟踪办理进度。

（二）发文处理

1.起草：由指定人员根据授权起草文书，内容需经审核。

2.审核与签发：部门负责人审核，重大文件需校领导签发。

3.校对：打印前进行格式和内容校对，避免错误。

4.用印：需加盖公章的文书由专人用印，确保合规。

（三）归档管理

1.分类编号：按文书类型、年份、编号顺序整理归档。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根据需要延长。

3.查阅权限：非经批准，任何人不得擅自翻阅或外借档案。

四、注意事项

（一）保密要求：涉及敏感信息的文书需严格保密，严禁泄露。

（二）时效性：紧急文书需优先处理，确保及时传达。

（三）电子化管理：逐步推行电子公文系统，提高处理效率。

（四）定期培训：定期组织文书处理培训，提升工作人员业务能力。

本规定自发布之日起施行，综合办公室负责解释与修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文书工作，提高工作效率，确保文书处理的准确性和时效性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有工作人员，旨在建立科学、规范的文书管理流程，保障学校日常运营的顺利进行。

二、文书种类及管理要求

综合办公室涉及文书种类繁多，主要包括以下几类，并需遵循相应管理要求：

（一）行政公文

1.文种分类：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。

2.格式要求：严格按照国家公文格式标准执行，标题明确、主送对象清晰、正文内容完整、落款规范。

（1）标题格式：一般采用“发文机关+事由+文种”的格式，如“XX学校关于开展春季卫生检查的通知”。

（2）主送对象：需明确具体部门或个人，避免使用模糊表述。

（3）正文结构：开头简述背景，主体部分分条列项说明事项，结尾提出要求或结语。

（4）落款规范：注明发文机关全称、发文日期，并加盖公章（需符合规定）。

3.审批流程：需经部门负责人审核，重大事项报请校领导审批。

（1）初审：由经办人填写审批表，注明文种、内容概述及拟办意见。

（2）复审：部门负责人逐项审核，提出修改或批准建议。

（3）终审：涉及全校性事项需提交校领导会议审议，或由校领导直接签批。

4.传阅范围：根据文件内容确定传阅范围，避免无关人员接触。

（1）传阅清单：详细记录传阅人姓名、部门及签阅日期。

（2）保密文件：指定专人管理，传阅需经主管领导批准。

（3）传阅时限：一般文件需在3个工作日内完成传阅，紧急文件即时传阅。

（二）工作计划与总结

1.计划类文书：年度计划、季度计划、月度计划等，需明确目标、措施、时间节点。

（1）年度计划：需包含全年工作目标、部门分工、时间安排及考核标准。

（2）季度计划：细化年度计划，明确每季度重点任务及完成时限。

（3）月度计划：根据季度计划制定月度执行方案，每周更新进展。

2.总结类文书：定期工作总结，内容涵盖完成情况、存在问题及改进措施。

（1）总结结构：开头概述期初目标，主体分项说明完成情况、数据支撑及亮点工作。

（2）问题分析：客观反映存在的问题，提出具体改进建议。

（3）附件要求：重要总结可附相关数据图表或典型案例说明。

3.提交要求：按时报送至指定部门存档，并抄送相关人员。

（1）报送时限：年度计划于上年末提交，季度/月度计划于期初3日前提交。

（2）抄送范围：根据文件重要性确定抄送对象，一般包括相关部门负责人及校领导。

（三）会议纪要

1.记录要点：会议时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项。

（1）时间地点：精确记录会议召开日期、具体时间及场所。

（2）参会人员：列出全体参会者姓名及职务，缺席者注明原因。

（3）议题记录：逐项记录讨论内容，突出关键发言及决策结果。

2.整理要求：会后24小时内完成初稿，经会议主持人审核后正式发布。

（1）初稿整理：由指定记录人根据录音或笔记整理成文，确保逻辑清晰。

（2）审核流程：会议主持人复核内容准确性，部门负责人签字确认。

（3）发布方式：通过学校内部通知或邮件系统正式发布。

3.分发范围：根据会议性质确定分发对象，确保信息传达准确。

（1）分发清单：详细列出各文件及对应接收人/部门。

（2）保密会议：仅限核心参会人员传阅，纸质版需登记销毁。

（四）其他文书

1.证明类文书：如请假条、证明函等，需核实信息无误后方可开具。

（1）请假条：需包含申请人姓名、部门、请假事由、起止时间及部门负责人审批意见。

（2）证明函：需明确证明对象、事由及具体内容，由经办人签字并加盖部门公章。

2.存档要求：分类归档，标注清晰，便于查阅。

（1）纸质存档：按文种类别分盒存放，标注年度、编号及内容摘要。

（2）电子存档：建立电子文档管理系统，按分类上传扫描件，设置访问权限。

三、文书处理流程

文书处理需遵循以下标准化流程，确保各环节高效衔接：

（一）收文处理

1.签收：专人负责签收来文，记录日期、来源、件数。

（1）签收表：一式两份，一份留存，一份交送办人员。

（2）紧急标记：发现加急文件立即标注，并优先处理。

2.分类：按文书类型进行初步分类，标注紧急程度。

（1）分类标准：行政公文、工作计划、会议纪要等。

（2）紧急程度：特急（红色）、加急（黄色）、常规（蓝色）。

3.分办：根据内容分发给相关承办人，并跟踪办理进度。

（1）分办单：注明文书编号、内容要点及承办人、时限要求。

（2）进度跟踪：每日检查分办文书完成情况，逾期需催办。

（二）发文处理

1.起草：由指定人员根据授权起草文书，内容需经审核。

（1）起草分工：根据文书性质指定主办部门或人员。

（2）内容审核：需经部门内部复核，确保无错漏。

2.审核与签发：部门负责人审核，重大文件需校领导签发。

（1）审核要点：格式、数据、政策符合性。

（2）签发流程：部门负责人初签→分管校领导审核→校长终签（重大文件）。

3.校对：打印前进行格式和内容校对，避免错误。

（1）校对人员：由经办人自行校对，同事交叉复核。

（2）校对清单：列出常见错误类型（如错别字、数据错误、格式错位）。

4.用印：需加盖公章的文书由专人用印，确保合规。

（1）用印申请：需填写用印事由、经办人及审批人签字。

（2）用印规范：公章居中，骑缝压印，避免模糊不清。

（三）归档管理

1.分类编号：按文书类型、年份、编号顺序整理归档。

（1）编号规则：年份+序号（如2023-001）。

（2）分类标准：行政类、事务类、档案类等。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根据需要延长。

（3）重要文件标准：涉及重大决策、重要合同、长期备案的文件。

3.查阅权限：非经批准，任何人不得擅自翻阅或外借档案。

（1）查阅申请：需填写查阅事由、申请部门及经办人签字。

（2）批准权限：一般文件由部门负责人批准，特殊文件需校领导审批。

四、注意事项

（一）保密要求：涉及敏感信息的文书需严格保密，严禁泄露。

（1）保密范围：涉及人事、财务、基建等敏感内容。

（2）保密措施：纸质文件锁入保险柜，电子文件设置强密码及访问日志。

（二）时效性：紧急文书需优先处理，确保及时传达。

（1）紧急文件标准：需在2小时内完成流转，12小时内送达。

（2）送达确认：接收方需签字回执，特殊情况需电话确认。

（三）电子化管理：逐步推行电子公文系统，提高处理效率。

（1）系统功能：在线起草、审批、存档，支持移动端操作。

（2）培训计划：定期组织系统使用培训，考核合格后方可独立操作。

（四）定期培训：定期组织文书处理培训，提升工作人员业务能力。

（1）培训内容：公文格式、写作技巧、保密知识、系统操作等。

（2）考核方式：笔试+实操考核，不合格者安排补训。

本规定自发布之日起施行，综合办公室负责解释与修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文书工作，提高工作效率，确保文书处理的准确性和时效性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有工作人员，旨在建立科学、规范的文书管理流程，保障学校日常运营的顺利进行。

二、文书种类及管理要求

综合办公室涉及文书种类繁多，主要包括以下几类，并需遵循相应管理要求：

（一）行政公文

1.文种分类：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。

2.格式要求：严格按照国家公文格式标准执行，标题明确、主送对象清晰、正文内容完整、落款规范。

3.审批流程：需经部门负责人审核，重大事项报请校领导审批。

4.传阅范围：根据文件内容确定传阅范围，避免无关人员接触。

（二）工作计划与总结

1.计划类文书：年度计划、季度计划、月度计划等，需明确目标、措施、时间节点。

2.总结类文书：定期工作总结，内容涵盖完成情况、存在问题及改进措施。

3.提交要求：按时报送至指定部门存档，并抄送相关人员。

（三）会议纪要

1.记录要点：会议时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项。

2.整理要求：会后24小时内完成初稿，经会议主持人审核后正式发布。

3.分发范围：根据会议性质确定分发对象，确保信息传达准确。

（四）其他文书

1.证明类文书：如请假条、证明函等，需核实信息无误后方可开具。

2.存档要求：分类归档，标注清晰，便于查阅。

三、文书处理流程

文书处理需遵循以下标准化流程，确保各环节高效衔接：

（一）收文处理

1.签收：专人负责签收来文，记录日期、来源、件数。

2.分类：按文书类型进行初步分类，标注紧急程度。

3.分办：根据内容分发给相关承办人，并跟踪办理进度。

（二）发文处理

1.起草：由指定人员根据授权起草文书，内容需经审核。

2.审核与签发：部门负责人审核，重大文件需校领导签发。

3.校对：打印前进行格式和内容校对，避免错误。

4.用印：需加盖公章的文书由专人用印，确保合规。

（三）归档管理

1.分类编号：按文书类型、年份、编号顺序整理归档。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根据需要延长。

3.查阅权限：非经批准，任何人不得擅自翻阅或外借档案。

四、注意事项

（一）保密要求：涉及敏感信息的文书需严格保密，严禁泄露。

（二）时效性：紧急文书需优先处理，确保及时传达。

（三）电子化管理：逐步推行电子公文系统，提高处理效率。

（四）定期培训：定期组织文书处理培训，提升工作人员业务能力。

本规定自发布之日起施行，综合办公室负责解释与修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文书工作，提高工作效率，确保文书处理的准确性和时效性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有工作人员，旨在建立科学、规范的文书管理流程，保障学校日常运营的顺利进行。

二、文书种类及管理要求

综合办公室涉及文书种类繁多，主要包括以下几类，并需遵循相应管理要求：

（一）行政公文

1.文种分类：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。

2.格式要求：严格按照国家公文格式标准执行，标题明确、主送对象清晰、正文内容完整、落款规范。

（1）标题格式：一般采用“发文机关+事由+文种”的格式，如“XX学校关于开展春季卫生检查的通知”。

（2）主送对象：需明确具体部门或个人，避免使用模糊表述。

（3）正文结构：开头简述背景，主体部分分条列项说明事项，结尾提出要求或结语。

（4）落款规范：注明发文机关全称、发文日期，并加盖公章（需符合规定）。

3.审批流程：需经部门负责人审核，重大事项报请校领导审批。

（1）初审：由经办人填写审批表，注明文种、内容概述及拟办意见。

（2）复审：部门负责人逐项审核，提出修改或批准建议。

（3）终审：涉及全校性事项需提交校领导会议审议，或由校领导直接签批。

4.传阅范围：根据文件内容确定传阅范围，避免无关人员接触。

（1）传阅清单：详细记录传阅人姓名、部门及签阅日期。

（2）保密文件：指定专人管理，传阅需经主管领导批准。

（3）传阅时限：一般文件需在3个工作日内完成传阅，紧急文件即时传阅。

（二）工作计划与总结

1.计划类文书：年度计划、季度计划、月度计划等，需明确目标、措施、时间节点。

（1）年度计划：需包含全年工作目标、部门分工、时间安排及考核标准。

（2）季度计划：细化年度计划，明确每季度重点任务及完成时限。

（3）月度计划：根据季度计划制定月度执行方案，每周更新进展。

2.总结类文书：定期工作总结，内容涵盖完成情况、存在问题及改进措施。

（1）总结结构：开头概述期初目标，主体分项说明完成情况、数据支撑及亮点工作。

（2）问题分析：客观反映存在的问题，提出具体改进建议。

（3）附件要求：重要总结可附相关数据图表或典型案例说明。

3.提交要求：按时报送至指定部门存档，并抄送相关人员。

（1）报送时限：年度计划于上年末提交，季度/月度计划于期初3日前提交。

（2）抄送范围：根据文件重要性确定抄送对象，一般包括相关部门负责人及校领导。

（三）会议纪要

1.记录要点：会议时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项。

（1）时间地点：精确记录会议召开日期、具体时间及场所。

（2）参会人员：列出全体参会者姓名及职务，缺席者注明原因。

（3）议题记录：逐项记录讨论内容，突出关键发言及决策结果。

2.整理要求：会后24小时内完成初稿，经会议主持人审核后正式发布。

（1）初稿整理：由指定记录人根据录音或笔记整理成文，确保逻辑清晰。

（2）审核流程：会议主持人复核内容准确性，部门负责人签字确认。

（3）发布方式：通过学校内部通知或邮件系统正式发布。

3.分发范围：根据会议性质确定分发对象，确保信息传达准确。

（1）分发清单：详细列出各文件及对应接收人/部门。

（2）保密会议：仅限核心参会人员传阅，纸质版需登记销毁。

（四）其他文书

1.证明类文书：如请假条、证明函等，需核实信息无误后方可开具。

（1）请假条：需包含申请人姓名、部门、请假事由、起止时间及部门负责人审批意见。

（2）证明函：需明确证明对象、事由及具体内容，由经办人签字并加盖部门公章。

2.存档要求：分类归档，标注清晰，便于查阅。

（1）纸质存档：按文种类别分盒存放，标注年度、编号及内容摘要。

（2）电子存档：建立电子文档管理系统，按分类上传扫描件，设置访问权限。

三、文书处理流程

文书处理需遵循以下标准化流程，确保各环节高效衔接：

（一）收文处理

1.签收：专人负责签收来文，记录日期、来源、件数。

（1）签收表：一式两份，一份留存，一份交送办人员。

（2）紧急标记：发现加急文件立即标注，并优先处理。

2.分类：按文书类型进行初步分类，标注紧急程度。

（1）分类标准：行政公文、工作计划、会议纪要等。

（2）紧急程度：特急（红色）、加急（黄色）、常规（蓝色）。

3.分办：根据内容分发给相关承办人，并跟踪办理进度。

（1）分办单：注明文书编号、内容要点及承办人、时限要求。

（2）进度跟踪：每日检查分办文书完成情况，逾期需催办。

（二）发文处理

1.起草：由指定人员根据授权起草文书，内容需经审核。

（1）起草分工：根据文书性质指定主办部门或人员。

（2）内容审核：需经部门内部复核，确保无错漏。

2.审核与签发：部门负责人审核，重大文件需校领导签发。

（1）审核要点：格式、数据、政策符合性。

（2）签发流程：部门负责人初签→分管校领导审核→校长终签（重大文件）。

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